別再開會「更新近況」,專家建議4個更好的會議流程:《組織再進化》選摘(3)

2020-09-06 04:30

? 人氣

平均來說,上班族每個月要開62場會議,而增加開會效率的絕佳方法之一,是確保每次都有人負責會議的架構、流程和成果,而非僅僅只是「報告進度」。示意圖。(資料照,pixabay)

平均來說,上班族每個月要開62場會議,而增加開會效率的絕佳方法之一,是確保每次都有人負責會議的架構、流程和成果,而非僅僅只是「報告進度」。示意圖。(資料照,pixabay)

會議(MEETINGS)

我們如何開會和協調;員工與團隊有很多方式攜手合作。

開會還是不開會?這問題糾纏每個發自內心討厭開會的人,我們眼看開會成效不彰,也許─只是也許─根本沒必要開什麼會。綜觀許多文化,許多世紀,人們會團聚圍坐在火邊,現在沒理由認為我們已然進化到超越這個需求,但會議確實氾濫成災,遠遠超乎合適的程度。

平均來說,上班族每個月要開六十二場會,而且認為半數以上是浪費時間。在美國,不必要的會議導致三百七十億美元的薪資損失。企業不只會議太多,根本會議成癮,行事曆上不見天日,放眼盡是一場接一場會議。彷彿無論是需要資訊、決策或意見回饋,反正開會就對了。大家討厭開會,卻戒不掉,因為沒有別種方法能做事。軟體服務供應商Salesforce主管阿夫沙(Vala Afshar)的推特發文巧妙點出開會文化的諷刺之處:「你可能必須請上級同意一筆五百美元的開支……找來二十個人,開了一小時的會,卻沒人注意這件事。」

另一方面,新科技興起,熟悉的人能善用科技從不同時空溝通協調。有些團隊採用 Slack 等通訊應用程式,減少二四%的開會時間。有些公司更猛,實在受不了開會,索性完全禁掉,認為浪費時間且毫無必要。

我們只有這些選擇嗎?要不就把煩透了的會開好開滿,要不就半個會都不開?皮克斯動畫工作室的「智囊團會議」(Braintrust)是另一條路。皮克斯善用這種獨創的開會方法,十九部片奪得首週票房冠軍,十五部片抱得奧斯卡獎,爛番茄分數平均為八八.五%。智囊團會議的概念很簡單,不管片子還在什麼狀況,先在皮克斯最資深的導演、編劇和故事師等面前播放,然後是兩小時的自由討論,形式不拘,作家史考特(Kim Scott)稱這段意見回饋時間為真心話大放送。大家把自我擺在門外,針鋒相對,直言不諱,流彈四射,但不是針對個人,只是使盡全力要讓片子更好。皮克斯的共同創辦人暨總裁卡特莫爾(Ed Catmull)說:「電影─而不是電影製作人─被放在顯微鏡底下觀看。」

202000827-知名動畫公司皮克斯。(維基百科)
知名動畫公司皮克斯採取「智囊團會議」,獲得良好的成果與反饋。(資料照,取自維基百科)

智囊團會議和傳統會議還有另一點不同。智囊團會議沒有實權會議目標不見得是解決問題,而是看見問題,追溯根源,提出意見,讓創意團隊能著手調整,最終由導演決定修改方向。「我們並不希望由智囊團會議替導演解決問題,原因在於我們的解方恐怕不會比導演和創意團隊來得更好。」在智囊團會議結束後,團隊能把片子看得更清楚,好好發掘其中的美好。

無論我們喜不喜歡開會,會議若是開得好,比其他任何溝通方式的頻寬更大─即每秒有更多資訊。當大家齊聚一堂,不只耳聽別人怎麼說,還能眼觀與感應肢體語言、情緒和氣場,自己的鏡像神經元跟著活躍。我們可以握手,可以呼吸相同的空氣,可以肩並肩。連以遠距工作聞名的公司,例如自動網頁程式設計公司(Automattic,知名產品為免費部落格軟體 WordPress)、吉特實驗室網路公司(GitLab)和貝斯肯軟體公司等,也會定期召開全球會議。人類在一百萬年間演化出的諸般特性,並不因為視訊會議的發明就煙消雲散。如果我們想建立信任,想分享意念,想熱切合作……終究得聚在一起。

關鍵字:
風傳媒歡迎各界分享發聲,來稿請寄至 opinion@storm.mg

本週最多人贊助文章