A貿易公司的內勤人員平時都在辦公室處理行政事務，上下班都要打卡，出缺勤紀錄完整；但外勤的業務同事除了每天早上會進公司打卡之外，其他時間都在外面跑，傍晚也不一定會進來公司打下班卡，因此只有上班時間有確實的紀錄，下班時間的紀錄則時有時無。
主管 Jerry 希望能將公司打造為一個員工滿意度高的幸福企業，很少讓勞工加班，對於外勤業務偶爾偷閒也是睜一隻眼閉一隻眼，從寬看待。
沒想到，這樣的管理方式卻在勞檢時被主管機關以「出勤紀錄未依規定應逐日記載勞工出勤情形至分鐘」為由，依法開罰2萬元。為避免違法，Jerry 只好開始要求員工無論如何都要進公司打下班卡，此舉讓外勤的業務同事怨聲載道。
主管主動記錄員工出缺勤，檔案至少保存五年
不少公司將「不用打卡」視為尊重員工自由的表現，但這也成為少數不肖公司掩飾員工超時工作的障眼法。因此，在超時工作的認定上，法律對企業其實相對嚴格，若公司想保護自己就得留下確實的打卡紀錄，以證明公司有遵守工時規定。否則就會像上述案例一樣，一旦勞檢時被發現沒有完整的打卡紀錄，就算公司實際上並沒有違法讓員工超時工作，也會直接被開罰9萬元。
為了避免爭議，主管應該要謹守主動記錄的原則，管理員工的上下班時間，並且在工作規則中訂下明確的打卡及加班規則，例如規定「勞工有加班之需要者，應於加班前填寫加班申請單，並經核准後，始得加班且依規定發給加班費」，如此一來，若有員工未經主管同意私自加班或過了正常下班時間還留在公司，公司才有理可據。
至於什麼才是符合規定的出勤紀錄？根據法律規定，員工每天的正常工作時間不能超過8小時，每週不能超過40小時，而且每工作4小時，至少要有30分鐘以上的休息時間。如果以最常見的「朝九晚六」，即早上9點上班，晚上6點下班為例，中間午休的一個小時，其實就是兩個30分鐘的休息時間相加，公司必須要求員工在上、下班時打卡，更謹慎一點，最好可以在勞動契約及工作規則內約定午休的具體起迄時點，避免出現超時工作的爭議。重點是這些出勤紀錄不僅要以「分鐘」計算，且檔案必須保存至少5年。
遠端打卡並不等於責任制，一天正常工作上限8小時
要特別注意的是，雇主的主管永遠「有義務」要「主動記錄」員工的工作時
間，並注意員工的出勤紀錄有無異常。因為法律在工時的認定上認為是資方的責任，員工若未能或不便確實打下班卡，主管就必須發揮管理功能，主動記錄。
但如果員工因為常需要出外勤，很難判定他實際的工作時間；或是因為出差或其他原因，無法打卡記錄上下班時間，又該怎麼辦？
若不想要這麼麻煩，最省事的方式就是事先約定好一套外勤、出差的打卡規則，並且記錄在工作規則之中。例如，「凡是出差員工須先以網路申請出差，其中每日的上班時間以正常上下班時間計算，若有需要加班，必須第一時間告知主管並徵得其同意，加班結束後也須回報。」 （相關報導： 在家上班，工作效率竟比辦公室還高！專家破解：掌握這幾個重要環節，必能事半功倍 ｜ 更多文章 ）
另外，雖然政府要求每間公司都要留存員工每天的上下班紀錄，不過考慮到許多職務特性並非在固定場所工作，因此新增了一套「勞工在事業場所外工作時間指導原則」，不過可別誤會，遠端打卡並不等於「責任制」，公司仍然必須遵守一天正常工作8小時的上限，只是放寬了打卡的地點及方式，讓公司可以跟員工約定透過GPS紀錄、行車紀錄器、手機打卡、網路回報、對話紀錄、客戶簽單等方式，替代傳統的打卡紀錄。
