在家上班,工作效率竟比辦公室還高!專家破解:掌握這幾個重要環節,必能事半功倍

2020-03-24 16:40

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疫情延燒之下,許多企業紛紛要求員工遠距上班。(圖/unsplash)

疫情延燒之下,許多企業紛紛要求員工遠距上班。(圖/unsplash)

面對突來新冠病毒疫情擴散,很多台灣企業面臨「是否可以正常營運」的重大挑戰,其中最關鍵、首要任務就是加強員工照護,這樣才能確保日常性工作可以運作。許多公司內部都設有BCP危機應變小組,除了立刻制定防疫策略、擬定客戶溝通計畫,同時也要讓員工獲得足夠資訊,包括工作型態,客戶服務模式可能因應作改變,或租用臨時辦公場所,以確保客戶服務不中斷。

在家、遠距工作,降低群聚感染危險

根據Deloitte事務所2020年2月份調查,不同產業受到新冠病毒的影響程度有所差異,受調查企業認為影響最大的是「銷售量下滑導致現金流量短缺」,消費、金融服務和地產、教育三大產業則回應,「無法正常服務客戶」影響甚鉅。整體而言,能源、資源及工業產業等傳統製造企業,在提供彈性工作、線上遠距工作所遇到的阻力最大,因此,管理重點除了加強建置疫情防衛措施,也要保障工作環境安全。

考量到密閉式辦公環境可能造成群聚感染,已經有許多公司採取每週1~2天彈性工作、在家遠距工作模式,來減少員工互相傳染機率。為了讓這個新工作模式可以順利展開,公司必須加強資安保護機制,對於習慣朝九晚五上班族,也必須調整心態,確保工作能有效執行。

列出重點工作項目,並確實執行、追蹤

首先,企業必須列出重點項目,以確保彈性工作、在家遠距工作模式可以正常運作。

1.加強資訊安全措施

遠端資料傳輸最容易遭受到駭客攻擊,為了避免安全漏洞,除了VPN加密器外,可能需要提高服務器容量,滿足多人同時使用時可以更順暢。另外在家工作,必須確保網路連線的可靠、暢通,必要時要進行網路升級,購買熱點網路、路由器等。進行網路文件分享、電話、視訊會議時,也必須使用安全性高的通訊平台,例如大型企業常用的Slack或Microsoft Team社群即時通訊軟體。

2.提供在家工作必要的配備

即時提供、控管在家、遠距工作者必要使用的筆記型電腦、手機,通訊軟體等;同時公司必須監控每位遠端使用者上下線時間、文件傳輸紀錄等。

3.加強辦公環境防疫、衛生安全、隔離措施

為了保護辦公室內的員工,必須加強門禁,避免不必要外出、出差,也要減少訪客進出;同時,宣導員工以電話、視訊進行小組討論,進出公共區域加強自主防疫保護例如戴口罩、勤洗手等。另外,依照重大傳染疾病衛生管理要求,加強工作場所衛生環境清潔、消毒;同時教育員工防疫安全教育,增加員工自我防護意識。

4.每天定期追蹤、維護員工健康管理系統

每天定期追蹤、記錄辦公室內、在家、遠距工作員工體溫與個人健康狀況,如有任何身體不舒服狀況,必須馬上回報危機應變小組,並進行自主管理、就醫。

5.制定員工遠端工作守則

在家工作容易讓人鬆懈,也容易被家人、寵物干擾,為了因應這個新的工作型態,公司必須明文制定工作遵循守則,例如每天按照上班時間上線,報告工作進度,隨時保持聯繫;如果利用視訊溝通、討論較敏感、高機密資訊時,員工必須確認家中的環境是安全的。

另外,員工在家遠距工作時,必須配合公司制定的新工作規範,保持專業態度。

1.全天候保持聯繫

每天準時上線,保持視訊、通訊軟體、手機的暢通。為了可以讓公司、所有員工同步取得最新資訊,建議全天候保持聯繫的暢通。

2.有獨立工作區域

建議在家、遠距工作者,清理出一個獨立空間做為臨時辦公區域,好處是可以專注在工作,尤其當進行電話、視訊會議時,不會被家人、寵物干擾。

3.保持合宜儀容、辦公態度

在家、遠距工作者必須隨時提醒自己,保持正常的工作態度,尤其是進行小組視訊開會時,一樣要保持儀容的端莊,不要隨便穿件T恤或短褲,不只是破壞形象,也是不尊重對方的行為。

4.定期回報健康數據

每天按照公司規定回報自己的健康狀況,除了自主管理也讓公司了解所有員工的身體狀況,如果有任何突發事件,危機應變小組才能即時做出最適當處理。

5.嚴守「保護個資」行為準則

如果在家、遠距工作者必須處理客人相關個資,一定要嚴守保護個資的行為準則,不可以用手機拍照或以手抄方式,竊取客戶資料。

遠距工作會成為台灣企業未來的工作趨勢嗎 ?

其實,在家、遠距工作在國外已行之有年,大都不涉及資安問題的工作內容,以專案、短期工作方式進行;加州史丹佛大學曾做過〈在家工作者生產率〉研究,報告指出因為在家工作環境較舒適,大家反而願意投入更多時間在工作上,所以生產效率比起一般上班族高出13%。

遠距工作有兩個成功關鍵 (1)主管尊重員工的自發性、自主性 (2)主管事先清楚說明工作內容、期待的工作成果。在家工作者通常會根據自己的作息,選擇產能最好的時候工作,例如一大早或半夜,這時主管該如何進行管理就會是個考驗。

也許,經過這次新冠病毒疫情影響,讓台灣企業有機會開始測試,實行在家、遠距工作,等待疫情狀況穩定好轉後,企業應該好好地檢討、分析,遠距工作模式為公司、員工帶來的成效,並且評估未來推廣的可行性。

多元的工作型態可以符合更多工作者的需求,例如單親媽媽希望可以選擇彈性工時,兼顧孩子照護;銀髮族二度就業者可以透過遠距,從事較簡單的客戶服務工作。期待更多的企業在追求利潤的同時,也能站在員工的角度,提供更多元的工時選擇。

責任編輯/李頤欣

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