在家上班，工作效率竟比辦公室還高！專家破解：掌握這幾個重要環節，必能事半功倍
疫情延燒之下，許多企業紛紛要求員工遠距上班。（圖／unsplash）
面對突來新冠病毒疫情擴散，很多台灣企業面臨「是否可以正常營運」的重大挑戰，其中最關鍵、首要任務就是加強員工照護，這樣才能確保日常性工作可以運作。許多公司內部都設有BCP危機應變小組，除了立刻制定防疫策略、擬定客戶溝通計畫，同時也要讓員工獲得足夠資訊，包括工作型態，客戶服務模式可能因應作改變，或租用臨時辦公場所，以確保客戶服務不中斷。
在家、遠距工作，降低群聚感染危險
根據Deloitte事務所2020年2月份調查，不同產業受到新冠病毒的影響程度有所差異，受調查企業認為影響最大的是「銷售量下滑導致現金流量短缺」，消費、金融服務和地產、教育三大產業則回應，「無法正常服務客戶」影響甚鉅。整體而言，能源、資源及工業產業等傳統製造企業，在提供彈性工作、線上遠距工作所遇到的阻力最大，因此，管理重點除了加強建置疫情防衛措施，也要保障工作環境安全。
考量到密閉式辦公環境可能造成群聚感染，已經有許多公司採取每週1~2天彈性工作、在家遠距工作模式，來減少員工互相傳染機率。為了讓這個新工作模式可以順利展開，公司必須加強資安保護機制，對於習慣朝九晚五上班族，也必須調整心態，確保工作能有效執行。
列出重點工作項目，並確實執行、追蹤
首先，企業必須列出重點項目，以確保彈性工作、在家遠距工作模式可以正常運作。
遠端資料傳輸最容易遭受到駭客攻擊，為了避免安全漏洞，除了VPN加密器外，可能需要提高服務器容量，滿足多人同時使用時可以更順暢。另外在家工作，必須確保網路連線的可靠、暢通，必要時要進行網路升級，購買熱點網路、路由器等。進行網路文件分享、電話、視訊會議時，也必須使用安全性高的通訊平台，例如大型企業常用的Slack或Microsoft Team社群即時通訊軟體。
即時提供、控管在家、遠距工作者必要使用的筆記型電腦、手機，通訊軟體等；同時公司必須監控每位遠端使用者上下線時間、文件傳輸紀錄等。
為了保護辦公室內的員工，必須加強門禁，避免不必要外出、出差，也要減少訪客進出；同時，宣導員工以電話、視訊進行小組討論，進出公共區域加強自主防疫保護例如戴口罩、勤洗手等。另外，依照重大傳染疾病衛生管理要求，加強工作場所衛生環境清潔、消毒；同時教育員工防疫安全教育，增加員工自我防護意識。
每天定期追蹤、記錄辦公室內、在家、遠距工作員工體溫與個人健康狀況，如有任何身體不舒服狀況，必須馬上回報危機應變小組，並進行自主管理、就醫。
在家工作容易讓人鬆懈，也容易被家人、寵物干擾，為了因應這個新的工作型態，公司必須明文制定工作遵循守則，例如每天按照上班時間上線，報告工作進度，隨時保持聯繫；如果利用視訊溝通、討論較敏感、高機密資訊時，員工必須確認家中的環境是安全的。
另外，員工在家遠距工作時，必須配合公司制定的新工作規範，保持專業態度。
每天準時上線，保持視訊、通訊軟體、手機的暢通。為了可以讓公司、所有員工同步取得最新資訊，建議全天候保持聯繫的暢通。
建議在家、遠距工作者，清理出一個獨立空間做為臨時辦公區域，好處是可以專注在工作，尤其當進行電話、視訊會議時，不會被家人、寵物干擾。
在家、遠距工作者必須隨時提醒自己，保持正常的工作態度，尤其是進行小組視訊開會時，一樣要保持儀容的端莊，不要隨便穿件T恤或短褲，不只是破壞形象，也是不尊重對方的行為。
每天按照公司規定回報自己的健康狀況，除了自主管理也讓公司了解所有員工的身體狀況，如果有任何突發事件，危機應變小組才能即時做出最適當處理。
如果在家、遠距工作者必須處理客人相關個資，一定要嚴守保護個資的行為準則，不可以用手機拍照或以手抄方式，竊取客戶資料。
遠距工作會成為台灣企業未來的工作趨勢嗎 ？
其實，在家、遠距工作在國外已行之有年，大都不涉及資安問題的工作內容，以專案、短期工作方式進行；加州史丹佛大學曾做過〈在家工作者生產率〉研究，報告指出因為在家工作環境較舒適，大家反而願意投入更多時間在工作上，所以生產效率比起一般上班族高出13%。
遠距工作有兩個成功關鍵 (1)主管尊重員工的自發性、自主性 (2)主管事先清楚說明工作內容、期待的工作成果。在家工作者通常會根據自己的作息，選擇產能最好的時候工作，例如一大早或半夜，這時主管該如何進行管理就會是個考驗。
也許，經過這次新冠病毒疫情影響，讓台灣企業有機會開始測試，實行在家、遠距工作，等待疫情狀況穩定好轉後，企業應該好好地檢討、分析，遠距工作模式為公司、員工帶來的成效，並且評估未來推廣的可行性。
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