同事不進辦公室很難溝通?新世代工作模式、遠距工作的5個要訣一定要記下來!

2016-10-24 17:48

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隨著線上視訊會議、網路工具、通訊協作軟體(Collaborative software)的普及,越來越多企業讓員工有彈性地選擇工作地點,屏除要求員工一定要進辦公室打卡的陳舊管理模式。

美國市調公司 Forrester Research 一份研究顯示,從2009~2016年之間,美國員工選擇遠距辦公/居家就業( telecommuting )的數字,從 3,400 萬成長到 6,300 萬。意味現今美國總勞動力人口,有 43%擁有彈性工作地點選擇。

網頁設計 Automattic 、線上管理平台 GitHub 、火狐 Mozilla Firefox 等公司,近幾年提供員工不必進辦公室工作的福利,直接透過遠距溝通、協調完成工作。但一定有人會質疑遠距離合作,勢必對組織運作造成潛在風險,例如緊急狀況無法即時聯絡到負責員工、或是需要更多人力成本掌握整體的工作進度。

對此,如何管理遠距團隊,掌握部屬的工作進度,對領導者、主管而言是新世代工作模式需要學習的管理技巧,現在開始嘗試以下作法吧!

遠距管理5要訣

1.建立一套遠距溝通準則

為了確保團隊的工作進度與向心力,每天或是隔一段時間的遠距開會,管理者必須制定好一套標準。「遠距團隊成員在工作的溝通過程,因時間、位置的先天限制,導致溝通上的誤會無可避免」共同寫作平台 Editorially 執行長 Mandy Brown 具體指出遠距工作的最大敵人:語意誤解,導致溝通誤會

為了解決此問題, Brown 建議遠距組織記錄每次會議的討論內容,文字、語音檔案完整保留下來,日後有爭論或要再次回顧時,皆有紀錄可以查詢。溝通是有效管理遠距團隊的關鍵,設定每次溝通目的、標準,才能提高溝通效率

2.選擇最適合的溝通協作工具

視訊會議,被認為是遠距團隊最有效率的開會方法,這讓所有成員當下就專注做一件事。除了視訊會議,越來越多公司選擇適合團隊操作的通訊軟體,把工作與私人生活明確區分,讓訊息不會公私混雜在一起。

除了管理, 針對業務開發部份,越來越多商機、潛在消費者是透過社群媒體管道而來。對此,開始有通訊軟體提供串聯 Facebook Lead Ads (名單型廣告)的服務。當粉絲在社群媒體上點擊估價單、電子報、產品樣品、試乘服務等表單時,各種潛在客戶的聯絡資料就能即時透過通訊軟體通知。

如此一來,即使人不在辦公室內,也能針對有需求的客戶主動出擊,無形中提升業務成交機率,同時也能馬上回報業務狀況給團隊知道。通訊工具讓市場開發變得簡單又聰明!

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