• 蜂蜜檸檬
  • 中國危機
20171031-SMG0035-快訊小紅條兒

同事不進辦公室很難溝通?新世代工作模式、遠距工作的5個要訣一定要記下來!

隨著線上視訊會議、網路工具、通訊協作軟體(Collaborative software)的普及,越來越多企業讓員工有彈性地選擇工作地點,屏除要求員工一定要進辦公室打卡的陳舊管理模式。

美國市調公司 Forrester Research 一份研究顯示,從2009~2016年之間,美國員工選擇遠距辦公/居家就業( telecommuting )的數字,從 3,400 萬成長到 6,300 萬。意味現今美國總勞動力人口,有 43%擁有彈性工作地點選擇。

網頁設計 Automattic 、線上管理平台 GitHub 、火狐 Mozilla Firefox 等公司,近幾年提供員工不必進辦公室工作的福利,直接透過遠距溝通、協調完成工作。但一定有人會質疑遠距離合作,勢必對組織運作造成潛在風險,例如緊急狀況無法即時聯絡到負責員工、或是需要更多人力成本掌握整體的工作進度。

對此,如何管理遠距團隊,掌握部屬的工作進度,對領導者、主管而言是新世代工作模式需要學習的管理技巧,現在開始嘗試以下作法吧!

遠距管理5要訣

1.建立一套遠距溝通準則

為了確保團隊的工作進度與向心力,每天或是隔一段時間的遠距開會,管理者必須制定好一套標準。「遠距團隊成員在工作的溝通過程,因時間、位置的先天限制,導致溝通上的誤會無可避免」共同寫作平台 Editorially 執行長 Mandy Brown 具體指出遠距工作的最大敵人:語意誤解,導致溝通誤會

為了解決此問題, Brown 建議遠距組織記錄每次會議的討論內容,文字、語音檔案完整保留下來,日後有爭論或要再次回顧時,皆有紀錄可以查詢。溝通是有效管理遠距團隊的關鍵,設定每次溝通目的、標準,才能提高溝通效率

2.選擇最適合的溝通協作工具

視訊會議,被認為是遠距團隊最有效率的開會方法,這讓所有成員當下就專注做一件事。除了視訊會議,越來越多公司選擇適合團隊操作的通訊軟體,把工作與私人生活明確區分,讓訊息不會公私混雜在一起。

除了管理, 針對業務開發部份,越來越多商機、潛在消費者是透過社群媒體管道而來。對此,開始有通訊軟體提供串聯 Facebook Lead Ads (名單型廣告)的服務。當粉絲在社群媒體上點擊估價單、電子報、產品樣品、試乘服務等表單時,各種潛在客戶的聯絡資料就能即時透過通訊軟體通知。

如此一來,即使人不在辦公室內,也能針對有需求的客戶主動出擊,無形中提升業務成交機率,同時也能馬上回報業務狀況給團隊知道。通訊工具讓市場開發變得簡單又聰明!

3.追蹤團隊進度善用通訊軟體

有時候一項專案由多個團隊共同合作而成,管理者如何從遠距掌握整體流程,將是一大考驗。假如專案經理沒有妥善管理開發團隊,過一陣子領導者將發現,產品開發團隊產出的成果與公司整體策略,兩者背道而馳。或是更糟情況,不同團隊在做相同的事,人力、時間成本因管理不善而大幅浪費。

如何解決?首先,任務拆散給不同團隊時,必須確保統領各團隊的人是高效率的溝通高手。接著,定期掌握工作進度,同時研擬進度延宕的替代方案。最後,善用通訊軟體,有些通訊協作工具提供群組分層功能,一個專案成立一個參與成員的群組,再依據分工狀況,從大群組內細分子群組,一來資料分享更便利,二來也不會因過多群組導致溝通雜亂無章。

(圖/JANDI提供)
如果能善用通訊軟體,也能避免工作內容被私人訊息掩蓋。(圖/JANDI提供)

4.無形中培養團隊成員負責態度

究竟組織要不要針對員工的工作成果制訂 KPI ,傳統大企業或新創公司往往有不同觀點。然而,目前臺灣遠距工作模式尚未普遍,多數老闆、主管會質疑員工因不在辦公室,工作態度、成績上可能大打折扣。

對此,針個別員工擬定工作目標與期待,就顯得更為重要。如何在緊迫盯人或全然放手之間找到平衡,便是管理者與員工之間的協調及默契。不妨在執行遠端工作前,先擬定試用期,並透過數據追蹤,例如搭配虛擬私有網路(VPN)使用紀錄跟具體工作成效,考核個別成員的遠距效率。讓遠距工作文化逐漸在組織及個別工作者中搭起橋樑,無形中也在培養成員的自我負責態度。

5.聰明挑選遠距工作夥伴

遠距工作的最大吸引力就是「自由」,所以主管在招募新人時,針對成員的自律、自動自發特質要更詳細評估。Foxwordy創辦人兼執行長 Monica Zent 指出,從她過去遠距管理的經驗發現,最大挑戰來自微小的「態度」會深刻影響團隊及個人成效。

當管理問題逐漸浮現,上位者勢必即時處理,甚至終止合作,不過這也讓管理者學習如何有效經營遠距組織,尤其在考核、溝通、拿捏公私事務層面,都需要投入更多心力。

對自律性高的員工來說,工作自由、不用承受過度管理的吸引力,更勝辦公室提供 Buffet ;但對主管階層而言,管理手法的拿捏及溝通方式的彈性,將是影響組織效率的重要技巧!

本文經授權轉載自JANDI,原標題:不進辦公室如何掌握工作進度?5個值得一學的 遠距管理 技巧

在工作、職涯規劃有任何問題,需要過來人的建議?快來提問,讓學長姐幫助你!

請關注風傳媒特別企劃「學長姐說」,也歡迎加入FB社團進行討論!

請看 FB社團-學長姐說 !

學長姐說也歡迎讀者分享您的經驗,意者請將基本資料及文章寄至service@stormmediagroup.com

關鍵字:

我要發風

風傳媒歡迎各界分享發聲,來稿請寄至 opinion@storm.mg

並請附上姓名、聯絡方式、自我簡介,謝謝!

本週最多人贊助文章