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如何在3分鐘內寫好一封英文Email?掌握這4個步驟就行了

2016-04-13 07:00

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很多人覺得寫商業英文email很難,一寫就寫很久,好不容易寫完又覺得該說的事沒說清楚,寄出去怕錯誤太多。

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其實英文email的內容,可以很簡單分為三段:

第一段「動機」:告訴對方,你為什麼要寫信

第二段「動作」:告訴對方,你要做什麼或他要做什麼

第三段「結論」:告訴對方,進一步是什麼

有了這三段式的email寫作結構,你只要填入實際內容,一封email很快就完成了。商業英文email不求文情並茂,最好是文字少但是切重要點。以下句型多寫幾次之後就記在腦海,熟了之後寫一封email3分鐘就可以搞定。

work space
寫商業email其實不難,抓住寫作重點就不需要大費周章打草稿。(圖/None of Your Business@flickr)
 

1、動機:告訴別人你為什麼寫這封email

I am writing to enquire about...(我想詢問有關...)

After having seen your advertisement in... , I would like to ...(讀了你們在XXX的廣告後,我想...)

After having received your email address from... , I ...(我從OOO得到你的email地址,我想...)

Thank you for your email about/regarding...(有關XXX,謝謝你的Email...)

In reply to your e-mail of 29 Dec., ...(回覆你12月29日的email…)

With reference to your email of 29 Dec., I...(有關你12月29日的email…)

2、動作:你做了什麼或即將做什麼?你希望對方做什麼?

Requesting or Agreeing to Requests 要求對方或同意對方要求 

Could you possibly...?(你可不可以...)

I would be grateful if you could…(如果你可以...,我會非常感謝)

I would be glad/delighted to...(我很樂意...)

Giving Bad News 告知不好的消息 

I am afraid that(很遺憾...)

Unfortunately(很不幸...)

Enclosing Documents 附帶文件 

I am attaching(我附上...)

Attached you will find(你可以看到附件...)

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