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Google Docs原來那麼好用!10大「超實用技巧」讓你工作效率大增,看完都想拋棄word啦!

2018-12-12 11:02

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無論是用電腦寫報告或製作、編輯文字檔,許多人第一個想到的工具都是微軟的Microsoft Word,但你知道其實Google開發的線上免費文字編輯工具Google Docs功能也越來越強大,除了可以多人線上編輯之外還有許多鮮為人知的小技巧嗎?一起來看看以下10個Google Docs的超實用技巧吧!

1. 自訂頁面大小及邊界:調好版面大小,輸出word也不會跑掉!

Google Docs和Word一樣可以自訂紙張的頁面大小、方向及邊界,只要點選上方工具列的「檔案」,選擇「頁面設定」,就可以調整紙張大小(預設值為A4)、方向、邊界,甚至是紙張頁面的顏色。如果想要之後輸出成Word檔又怕版面會跑掉,可以設定成Word的標準邊界(上下:2.54公分、左右:3.18),點選「設為預設值」,之後每次打開Google Docs就不用再重新調整了!

只要點選上方工具列的「檔案」,選擇「頁面設定」,就可以調整紙張大小、方向、邊界,甚至是紙張頁面的顏色。(圖/截自Google Docs)
只要點選上方工具列的「檔案」,選擇「頁面設定」,就可以調整紙張大小、方向、邊界,甚至是紙張頁面的顏色。(圖/截自Google Docs)

2. 相同樣式文字一次全選編輯:改格式再也不用一個一個選!

有時候編輯文件會需要更改標題的字型、顏色及大小,這時如果一個個選取標題再一一修改實在非常麻煩,有時還有可能會不小心漏掉要修改的項目。在Google Docs中可以直接全選相同樣式的文字,只要將想要修改的一段標題文字選取後按右鍵,再選擇「選取所有相符的文字」就能將所有想修改的文字一次選取並直接統一編輯顏色、大小及樣式,方便又快速。

在Google Docs中可以直接全選相同樣式的文字。(圖/截自Google Docs)
在Google Docs中可以直接全選相同樣式的文字。(圖/截自Google Docs)

3. 新增更多字型:愛用什麼字型,自己隨便加!

在Google Docs的工具列中,除了預設的字型之外還能選擇更多想要的字型。只要在上方的字型工具列中選取「更多字型」,就可以發現還有很多不同的字型可以選擇,如果有不想用的字型也可以直接在預設的字型工具列中刪除,十分方便。

在Google Docs的工具列中,除了預設的字型之外還能選擇更多想要的字型。(圖/截自Google Docs)
在Google Docs的工具列中,除了預設的字型之外還能選擇更多想要的字型。(圖/截自Google Docs)

4. 文件中插入方程式符號:方程式符號再也不用找半天!

編輯文件有時會需要插入數學方程式或希臘字母,這時只需要選擇工具列中的「插入」,選取「方程式」,上方就會自動出現一列特殊字元及數學方程式的列表,不僅有一般的希臘字母與加減乘除,還有數學的開根號、Sigma等符號可以選擇。

不僅有一般的希臘字母與加減乘除,還有數學的開根號、Sigma等符號可以選擇。(圖/截自Google Docs)
不僅有一般的希臘字母與加減乘除,還有數學的開根號、Sigma等符號可以選擇。(圖/截自Google Docs)

5. 更多插入圖片的來源:不用下載就能直接插入網路圖片!

插入圖片是個看似十分基本的功能,但在Google Docs上不僅可以插入電腦中的圖片,還能從Google雲端硬碟匯入,或直接上網搜尋。在上方工具列中選擇「插入」、「圖片」,就能選擇你想上傳的相片來源。方便的是,如果選擇「上網搜尋」,網頁右邊就會直接出現圖片的搜尋引擎,這時只要打上關鍵字就能搜尋想要的圖片並插入在文件中,不用下載到電腦裡再上傳到文件裡。

在Google Docs上不僅可以插入電腦中的圖片,還能從Google雲端硬碟匯入,或直接上網搜尋。(圖/截自Google Docs)
在Google Docs上不僅可以插入電腦中的圖片,還能從Google雲端硬碟匯入,或直接上網搜尋。(圖/截自Google Docs) 
如果選擇「上網搜尋」,網頁右邊就會直接出現圖片的搜尋引擎。(圖/截自Google Docs)
如果選擇「上網搜尋」,網頁右邊就會直接出現圖片的搜尋引擎。(圖/截自Google Docs)

6. 自行繪圖工具:想要甚麼形狀,自己畫!

除了插入圖片之外,Google Docs中也有自己繪圖的工具。同樣在上方工具列中選擇「插入」,再選取「繪圖」,就會出現一個類似小畫家的空白頁面讓你可以直接繪圖,或在圖片中加入文字等等,繪圖完成後只要按下「儲存並關閉」,剛剛的圖就會直接出現在文件中。

Google Docs中也有自己繪圖的工具。(圖/截自Google Docs)
Google Docs中也有自己繪圖的工具。(圖/截自Google Docs)

7. 內建網頁搜尋功能:不用另開視窗就能邊打文邊Google!

在編輯文件時如果需要查詢資料,通常都要再跳到搜尋的分頁或視窗,但在Google Docs中只要選擇上方工具列的「工具」並選取「探索」,網頁右邊就會出現小型的Google搜尋引擎視窗,不用再切換到不同視窗,超級方便!

Google Docs內建的網頁搜尋功能。(圖/截自Google Docs)
Google Docs內建的網頁搜尋功能。(圖/截自Google Docs)

8. 更多外掛程式:想讓功能更強大?可以自己裝外掛

如同網頁搜尋一樣,Google Docs中還有更多不同功能的外掛程式可以下載,只要到上方工具列選擇「外掛程式」並選取「取得外掛程式」,就可以找到許多不同功能的程式,像是Google翻譯、製作大綱或是圖表等等的外掛工具,讓你編輯文件更加便利。

Google Docs中還有更多不同功能的外掛程式可以下載。(圖/截自Google Docs)
Google Docs中還有更多不同功能的外掛程式可以下載。(圖/截自Google Docs)

9. 多人編輯即時通訊室:不用另外開Line就能邊討論邊改文

Google Docs最方便的功能之一就是可以一次多人編輯同一份文件,這時如果要即時討論或溝通,不必再開啟其他通訊軟體,在Google Docs中就有即時的通訊室,只要點選右上方人頭旁邊的對話框符號就能開啟通訊室,讓共同編輯更有效率!

只要點選右上方人頭旁邊的對話框符號就能開啟通訊室。(圖/取自G Suite Updates)
只要點選右上方人頭旁邊的對話框符號就能開啟通訊室。(圖/取自G Suite Updates

10. 查看版本紀錄:改過的文件和原本差在哪?一看就知道

Google Docs有即時自動存檔的功能,而且會保留你的變更紀錄,如果處理長篇的工作或報告文字,有時候可能會需要回到之前的版本做更改,這時只要到上方工具列的「檔案」選擇「版本記錄」,就能選擇不同時間所做的修改版本,再也不用一直按返回鍵啦!

只要到上方工具列的「檔案」選擇「版本記錄」,就能選擇不同時間所做的修改版本。(圖/截自Google Docs)
只要到上方工具列的「檔案」選擇「版本記錄」,就能選擇不同時間所做的修改版本。(圖/截自Google Docs)

責任編輯/趙元

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