編按：會議，是職場上不可或缺的溝通工具，但若安排不當，它也會成為團隊士氣與工作效率的頭號殺手。《你是高效主管或只是忙碌主管》一書，正是一堂給所有主管與上班族的「會議時間管理課」。我們將探討一個關鍵問題：會議到底該在什麼時間開？避開這些時間管理的誤區，不僅能讓會議更高效，更能保護團隊的心理安全與工作動能。以下，就讓我們一起學習，如何用「選對時間」這個簡單的起點，開啟通往高效管理的第一步。
別把黃金早晨浪費在開會！把會議往後移的 3 大理由
你是否習慣在早上召開會議？對此，我持反對意見。原因大致上可以分為 3 點。
第一，當然有些會議和創意發想有關，但實際上，多數會議免不了要確認進度、檢討業績，甚至接受批評或嚴厲指正，而這些情況容易讓部屬的士氣受到打擊。如果在早上就讓他們失去幹勁，可能會導致他們一整天都情緒低落。這實在非常可惜。
但若把會議安排在一天的工作告一段落的傍晚舉行，就能在「好，明天開始再加油！」的心情中結束這一天。
傍晚開會更有彈性，利用「下班壓力」強迫縮短會議時間
第二，如果在早上開會，往往會缺乏明確的結束時間，導致會議拖拖拉拉。大多數情況下，雖然會議的開始時間訂得很準確，結束時間卻模糊不清。此外，如果早上有會議，許多人會把下一個行程安排在下午一點開始，這種想法會讓會議失去必須盡快結束的壓力。如果將會議安排在傍晚，因為有「準時下班」這個截止時間，大家自然會意識到必須在時限內結束。
尊重生理時鐘：早上留給深度工作，下午再交流討論
第三點是關於「早上」這段時間的特性。其實，這才是最主要的理由。
創意發想這類需要高度腦力的工作，並不一定要限定在早上，而應安排在自己生產力最高的時段。然而對多數人而言，生產力最高的時段是早上。相反的，適合與人會面、交流討論的時段是「下午」。因此，將早上的時間用來開會，從工作表現的角度來看，其實很矛盾。
體貼員工心理：週五傍晚禁止「檢討會」，別毀掉大家的週末
順帶一提，我認為有些日子不適合開會，那就是「週五」或「假日前一天」。特別是像有可能出現批評或嚴厲檢討的報告型會議，即使安排在傍晚，也不建議安排在週五。
或許有人會認為：「反正開完會就是假日了，被罵之後可以藉由休假來轉換心情。」但實際上，根據我訪問過的許多商務人士表示，如果在休假前被責備，負面情緒往往會延續到假期中。
給予挽回空間：有機會「動手修正」，負面情緒才不會過夜
任何人在被責備後，都會感到沮喪。唯有之後藉由行動或成果來挽回，情緒才能恢復。但如果是休假前一天被罵，就沒有機會補救，直接進入週末或假期，結果只會讓沮喪的情緒揮之不去。
如果妥善安排開會的時間，不僅有助於提升團隊的表現，也能營造出讓業務更順利推進的環境。請試著調整會議時段，你一定能感受到效果。
成為高效主管的祕訣：選對時間開會，才是高效工作的起點。
作者介紹｜吉田幸弘
Refresh Communications代表、溝通設計師、人才培訓顧問、主管教練。畢業於成城大學，曾任職於大型旅行社與學校法人，之後轉職至外商專業貿易公司。曾連續5個月拿下業績冠軍，並因此晉升為經理，然而之後在3個月內接連有部屬離職。此外他發現，由於員工經常加班到深夜，加上追求業績目標帶來的壓力，不僅是自己的部屬，其他團隊中也有不少人產生離職的念頭。
為了解決這個問題，他深入閱讀超過50本關於時間管理、壓力管理的書籍，並從中整理出減少工作量、提升動力的方法，成功大幅減輕自己與11位部屬的負擔，在3個月內將加班時數降為零。且由於團隊績效顯著提升，營業額較前一年成長20％，更連續3年獲選為MVP。
2011年起，以人才培訓顧問與溝通設計師的身分獨立創業，建構獨一無二的領導與管理理論，並從事顧問、演講與培訓等活動，學員累計超過3.5萬人。現為電視、廣播與雜誌爭相邀訪的知名講師，曾登上 NHK《早安日本》、J-WAVE、日經商業等媒體。
本文經授權轉載自大是文化《你是高效主管或只是忙碌主管：成功拯救3.5萬名主管的管理法：調酒師思維、作業興奮機制、希爾蒂式時間術，事情變少績效更好》 （相關報導： 薪水上看6.2萬元！台北捷運大徵才，「225位職缺」資格時間一次看 ｜ 更多文章 ）
責任編輯／魏甫丞
