日本職場禮儀複雜的程度舉世聞名，只要稍有一個環節沒做好，就可能影響他人對自己的評價，甚至害公司失去大筆訂單。電子郵件是公司內部與對外最主要的訊息交流管道，更是職場上不可忽略的關鍵環節。也因此，日本會社員工撰寫電子郵件的「龜毛」句型，成了全球上班族必學的聖經。
公司內部信件：務求「簡單明瞭」，善用條列式原則
公司裡的信件往返，通常用於工作進度報告，因此應該把「簡單明瞭」當成最高準則。長篇大論又缺乏重點的內容，只會讓人感到厭煩。想讓信件一目了然，請使用條列式來撰寫內容。將要陳述的工作事項一點、一點的列出，就能避免寫了半天卻沒人懂的尷尬情況。
另外，主旨不宜太短，也不要過長。例如，一封有關會議內容的信件，可用「關於OOO的會議」，簡單地標示出是哪個會議，避免僅用「會議相關」這幾個字，能讓收件者對信件有更清楚的概念。
緊急事件也可以在主旨內標示「緊急！」，讓收件者更快處理。主旨字數盡量控制在20字內。
有時，信件的收件者眾多，但你其實不必跟所有人報告細碎事項。這樣的情況下，就直接與你要報告的人聯絡吧，別總是用瑣碎的事情攻擊所有人的信箱。
以下是幾個日本上班族愛用的句型：
開頭：
早安。
（おはよございます。）
辛苦了。
（お疲れさまです。）
內容：
有關OO一事，如下所述。
（OOは、以下の通りです。）
請查收。
（よろしくご査収ください。）
針對～的消息，請看一下。
（～につぃての記事です。ぜひご一読ください。）
結語：
麻煩您在O月O日前與我聯絡。
（お手数ですか、O月O日までにご連絡ください。）
請多指教。
（よろしくお願いします。）
有任何疑問，請與A負責人聯絡。
（何かありましたら、担当Aまでご連絡ください。）
公司對外信件：處理龐雜的信件內容，「易讀」最重要
寄給客戶的信，內容勢必會比公司內部溝通來得複雜，此時如何把凌亂的內容變得井然有序，就變得格外重要。
除了把握條列式寫法之外，撰寫內容時也要注意換段及換行。建議一行30至35字，且段與段中間應該隔一行，會讓文章看起來更清晰。另外，盡量別用「！」與「？」，表情符號更是大忌。
確定內容沒有錯誤後，也要記得確認收件人的公司名稱、職稱與姓名，才不會貽笑大方。將業務負責人放在「To」欄，其他人則以「CC（Carbon Copy，副本）」寄送。
以下是幾個日本上班族愛用的句型：
開頭：
初次致信。
（初めてメールいたします。）
突然寄信打擾您，真是不好意思。
（突然のメール失礼いたします。）
承蒙您一直以來的照顧。
（いつもお世話になっております。）
結尾：
無論如何，請多指教。
（何とぞよろしくお願いいたします。）
敬請通知。
（ご一報くださいようお願い申し上げます。）
特此致謝。
（まずはお礼まで。）
緩衝語氣詞：
不好意思，百忙之中打擾您。
（お忙しいところ大変申し訳ありませんが、）
方便的話…
（よろしければ…）
保險起見，
（念のため、）
衷心感到遺憾，
（誠に遺憾ながら、）
我們也非常為難。
（大変心苦しいのですが。）
雖然日文與中文的用詞可能有些差異，但若能把握寫信要點，並善用這些日本上班族最愛句型，絕對能讓你寫出一封更專業、有品質的電子郵件！
本文部分內容經授權取材自EZ叢書館 《日本職場案內100則》
