即使做了時間管理,工作效率仍不見改善?專家分享2個時間運用技巧,讓你擺脫窮忙生活

2022-09-15 10:56
做了時間管理,工作績效也不見改善?其實問題不在於時間管理能力!(圖/取自Pexels)
做了時間管理,工作績效也不見改善?其實問題不在於時間管理能力!(圖/取自Pexels)

鬥士腦的人有一個特徵,就是因為有成功趕上死線的經驗,所以會覺得「還有時間」而拖延工作。總是在截止日期逼近時焦急痛苦,然而當事情一過,卻又一臉沒事地重複同樣的事情。有的人老是有很多任務,由於時間管理不當,結果每次都拖到最後一刻。

鬥士腦的人,在截止日期前會形成一種交感神經活動過度高漲的狀態,並把這個狀態認為是工作進展順利。

但實際上,過度的交感神經活動會導致效能下降。當你意識到自己做得很好時,你就會自己製造過度的緊張。出於反彈,大腦會處於過度低活動的狀態,選擇反覆劇烈起伏的行動。劇烈的起伏會消耗大腦和身體的能量,使我們推遲本應能夠輕鬆完成的事情。

鬥士腦的解決要點

檢視預期的工作時間和實際花費的時間讓動作連續事情不要只做一半避免一廂情願或是過度樂觀提升行動力,想到的事情馬上付諸行動

鬥士腦實驗1

先統整計算工作所需時間

使用時間管理app(X)

先計算一下自己工作所需要的時間(O)

你可能會覺得,是自己不擅長時間管理才搞得每次都火燒屁股,並試遍各種工具。著重時間管理的日誌、日程表、任務清單管理app、手寫桌曆等,明明辦公桌和手機都塞滿了時間管理工具,卻還是被死線追著跑。

這種情況,首先要做一個「計算每項工作所需時間」的實驗。即使有時間管理工具的輔助,工作績效也不見改善,因為問題不在於時間管理能力。就算把時間管理好,面對一個接一個的任務,如果不知道哪一個任務會花多久時間,一單位是多少,就無法在規定的時間內完成。

記錄自己行動所需要的時間,了解自己的一單位是多少,先從這個實驗開始吧。

鬥士腦實驗2

實際執行後要修正當初預估的時間

不擅長估算時間(X)

估算所需時間,結束後再修正(O)

鬥士腦的人之中,有些人會認為自己不擅長估算做一件事情需要多少時間。原本以為2小時就能完成的工作,居然用了4小時,結果,就在最後一分鐘。這樣就沒辦法利用時間這個資源了。

不要認定自己擅不擅長,而是要知道行動的一單位長度,實驗看看空閒時間可以塞進幾個行動。

先從洗澡、洗臉等日常活動來衡量。在和往常一樣行動之前,打開手機上的碼錶即可。這麼做,就能清楚知道「想悠閒洗澡」的「悠閒」是多久。如果平時洗澡時間是10分鐘,而悠閒洗澡時間是30分鐘,就可以按照「今天想消除疲勞,就用30分鐘方案」、「晚上還有其他要做的事情,10分鐘方案就好」等目的來分配時間。

做到這一點之後,接下來就在工作場合進行實驗。檢查電子郵件時打開碼錶。查閱資料時打開。製作文件時打開。

用這種感覺去計算每一項任務所需的時間,就能明白自己一天的時間是如何構成的。

既然知道了一項任務的時間單位,我們就可以在空閒時間裡加入一些工作。「離出發還有30分鐘。40分鐘的工作會中途喊卡,15分鐘的工作的話,應該能做完。」這樣選擇,即使是零碎時間,也能完成自己該做的事情。

這個實驗可以讓我們發現一件事。那就是,比起用碼錶精準測量,當我們對事情做出模糊的估算時,情緒會更加振奮,也更疲累。多巴胺帶來的期待感,會使我們陷入不必要的高代謝狀態而筋疲力盡。能夠意識到這點,就不用再被「不擅長估算時間」的想法限制。

作者介紹|菅原洋平

職能治療師。Uchronia股份有限公司代表人,主持Active Sleep指導師培訓講座。

國際醫療福祉大學畢業後,在國立醫療機構從事腦傷復健訓練。目前於東京都千代田區besli診所,擔任非仰賴藥物的睡眠門診,也於全國各地舉辦活用生理節律和大腦運作機制的企業研習。

自2020年開始,所有活動都在線上進行,致力於以遠程工作提高生產效率的研修,在電視和雜誌上也備受矚目。著作包括銷量13萬冊以上的暢銷書《改變人生的睡眠法則》、突破12萬冊的《馬上就做!提高行動力的科學方法》等多部作品。

責任編輯/趙鳳玲

更多文章
許英傑觀點:全通路網絡專屬資源與動態服務能力
觀點投書:民進黨企圖製造的「林智堅們」
觀點投書:有了機密小卡保命還會拿掃帚愛台灣嗎?
觀點投書:面對中共假訊息充斥,台灣人應理性思考訊息真偽
英國女王逝世:英國悼念王室成員的傳統習俗與由來
中共第三號人物支持俄軍侵略烏克蘭!栗戰書:美國與北約把俄羅斯逼到牆角
本周確診破6萬?醫疾呼:2類民眾趕快打第4劑
烏軍閃電戰大勝,是誰在幕後運籌帷幄?紐時:英美參謀作業與軍事援助居功厥偉
黃珊珊拔樁成功?國民黨70位里長改掛無黨籍 王世堅曝原因
美排審《台灣政策法》史上最親台 劉必榮驚:台灣被綁架!恐更像兒皇帝
林智堅將復出輔選?民進黨高層:該出場就要出場
要郭台銘簽不選總統切結書?總統府否認:近期假訊息和奇怪傳聞特別多
2022金門老兵召集令 專屬紀念品曝光
今日烏克蘭,明日東亞?!俄烏戰爭促使日本國防政策轉向,未來5年軍費節節高升
台南迪士尼氣球一夜復活,網友:效率也太快了
化身美食總裁推薦傳承四代美食 陳其邁鼓勵青創接力飄香
諷國民黨議員監督市政不認真 蘇致榮:台積電量產要不要簽自動解職?
比照民進黨台中市議員參選人辦理 國民黨部要求有酒駕前科Kolas Yotaka馬上宣布退選
用美食、古蹟為台灣說故事 VIS國際實驗高中「Discovery Taipei」行動 讓在地向世界發聲
議員說中央公園大樹太少 中市府說努力多加種植大樹已有1萬多株
全中錦跆拳賽竹縣10月登場 2000高手競技爭殊榮
極力擺脫英國殖民痕跡 印度民眾對伊麗莎白二世駕崩消息反應冷淡
府北公園第一排大樓牆面修修臉!林欽榮:煥然一新展現鹽埕新氣象
建構中高齡者友善職場環境 投縣府與超商合作辦銀髮族求才及職場體驗
「2022彰化縣媽祖祈福文化節」9/23-25 13尊媽祖齊聚王功福海宮
「2022亞太傳統藝術節」10月登場 展現傳統藝術當代風貌
科技執法助攻 中市「電眼」取締丟垃圾2個月罰鍰逾11萬
台積電、英特爾、日月光衝刺先進封裝 景氣不明下帶給台系設備供應鏈正能量
中捷藍線中央擱18個月 議員批顏色錯了盧秀燕說能過改成「深綠線」也無妨
綠委邱議瑩率團訪日首站弔唁安倍 拚爭取日本挺台加入CPTPP
柯文哲批疫苗規定模糊讓民眾無所適從 王必勝辯:是有效防疫措施
最新民調台中施政金獎數全國第一 中市府說持續努力為民服務
林欽榮今視察府北公園開闢工程進度
樂高結合文資點走出校園 9/17、18新店、淡水、金山小旅行登場
捷運綠線延伸大坑、彰化計畫三度遭卡關 中市府盼中央公開說明
修平科大「攜手在地 永續共好 再創未來」USR成果展 分享執行成果
10/1北北基桃眷遊嘉年華 四市首長共推眷村好滋味 新北端眷村三寶禮賓
鄭運鵬獲提名28天拋25項政見 林飛帆:要讓桃園大進化
民眾黨推智慧城鄉:弭平數位落差,實現數位平權
亞東醫院與連江縣立醫院 遠距診療視訊平台+手持式檢查鏡 服務逾3萬人 李伯璋署長:提高就醫可近性
習近平、普京將舉行雙邊會談 中亞五國安全與經濟牽動中俄「無止境」夥伴關係
YOYO家族17日現身台南親子嘉年華 黃偉哲邀大、小朋友一起追星
小資族必看7個省錢APP!除了能拿現金回饋、免費贈品,最後一個還能每月賺幾百元零用錢
建構完整優質教育環境在地就學朝8成邁進! 雙語課程師資校數翻倍、國際技職培育世界級人才
做報告不一定要用PPT!5個免費簡報軟體不藏私分享,學生、上班族快點收藏
黃偉哲民調滿意度超過8成獲金獎 台南施政8金3銀六都第2
交通防制向下紮根!交通安全、公共運輸宣導 高中職起跑
強化滲透敵後「真功夫」 航特部大鵬灣海上傘訓畫面曝光
「智慧製造X數位運營」全台巡迴論壇10月登場
連勝文批民進黨只靠「騙」爭取選票 大讚柯志恩是不可多得女將