明知很多事該做,卻怎麼都不想開始?3個提升工作效率的方法治療你的拖延症

2018-04-10 17:06

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傳說中所有的報告,都是拖到最後一晚才完成的。每次都說要平均分配按進度完成,但總因為拖延而無法達成。你是否也覺得:自己是個糟糕的人,毫無工作效率呢?

寫這篇文章時的我也是帶著一點心虛的,畢竟我也是嚴重的拖延症患者、毫無工作效率的人,這篇文章被我拖了……我不想說。原文作者有些不錯的觀點可以參考,但如果你已經讀過千百篇關於拖延症的文章,那麼你也不必更加認識拖延症了,複誦:「我討厭做這件事但我要開始做了」,然後努力持續25分鐘吧!心情會跟我一樣變好一點的。

我真是個糟糕的人,我毫無工作效率!

我們經常在等待一個「理想的環境」、或「合適的心情」幫助我們展開工作。

所以我們也花很多的力氣在事前準備上,有時候也許還在這些準備事務上著迷過頭了。套句我高中老師說的話:如果你們把研究「怎麼唸好英文」的時間撥一半拿去背單字或練作文,你的英文會進步的更快。

追求理想的工作環境和良好心情並非不重要,只是我們的待辦事項經常等不到那個時候。你也可能像我一樣想著,今天隔壁在施工這麼吵實在不行啊,明天吧明天一定做;結果明天來了一個比施工更不可抗的敵人,例如月經。所以說山不轉路轉,在環境轉好之前,先來點自救法吧!

研究拖延症議題長達 19 年的心理學助理教授提姆皮丘 Tim Pychyl (或著他只花了 1 年寫出研究前面 18 年都在拖?),表示人們拖延是為了避免會讓我們感到挫敗的工作結果。如果我都很努力了還是只能做到這個程度,豈不證明我是笨蛋?我們不相信自己真的能把這件事做好,我們擔心會讓同事、主管、或自己失望,因此更容易轉而投入可以獲得直接反饋的活動之中,例如做家事、下廚、打毛線、打電動……然後你知道後面會發生什麼事了,這是一個引起罪惡感的無限循環。「我真是個糟糕的人,我毫無工作效率!」

嗯嗯嗯說的好有道理,感到自己被深深的理解了!然後呢?

「就開始吧!」

先別生氣,提姆解釋,「就開始吧!」和 「就做吧!」其實是不一樣的。

先別想著「完成」有多遠,想著「開始」就好。和催眠自己「這工作簡單到爆,我一定可以完成他!It is a piece of cake!」比起來,提姆覺得咱們不如誠實點,對自己說「沒錯我真的恨透這個了,但我要來開始了,我超勇敢咧!」

能夠幫助我們咬牙撐下去的,是忘記這份報告需要達到多完美的境界,是忘記你剛剛打出的前十句話有多不知所云。這前十句話可能會在最終版被你刪的一乾二淨,但是它們能幫助你前進到下面五十句、下面三個更成熟一點的段落,你必須踩著前面幾十句的屍體,往下一個段落前進,建立你更靠近終點一些的信心。

一個工作天的啟動,還有三個小撇步可以嘗試:

1. 一天之始,始於寫下一張待辦事項不超過三點的便利貼

寫下這三點時心中想像著 「做完哪三件事的話,我今天下班時就會帶著滿足的笑容回家呢…」 ,所以這三件事應當也是重要性最高的那三件。如果能把待辦事項以動詞開頭寫下來的話更好,例如把「企劃書」寫為「改完企劃書」,待辦事項會從一個關鍵字變成一個更可想像、可完成的行動。

回覆 E-mail 看來是項簡單的工作,也有不少人認為利用早上大腦還需要暖機的時候來回覆 E-mail 是不錯的安排。但作者的觀點是:回覆 E-mail 是一種野火燒不盡、春風吹又生的「待辦事項」,而且經常是對別人重要的工作事項,而不是你自己的。晚點再回,不會死。

E-mail 做為協作方法有其歷史地位,卻也很難稱得上是工作效率的好朋友,很多時候反而更像是敵人……

2. 擒賊先擒王最紓壓,先做最重要的事!

作者採取的是「擒賊先擒王」的心法,解決了王之後那便會讓你的信心大增。(作者用來表示擒賊先擒王的原文是 Eat that Frog! ,搜尋一下可以發現有多少人推崇吃青蛙大法。 )

沒錯,做這件事情可能讓你產生一些挫敗感,但這種挫敗感也可能成為你的朋友:「我連這狗屎都在處理了,其他小事情還能把我怎麼樣?」反面來說,要是一個不小心很順利,那這種大獲全勝的欣喜感也能幫助你在接下來的一天勢如破竹旺旺旺。


(圖/引用自www.sdonecall.com

也就是說,先把最重要的事情先完成,先放下最大的石頭,讓自己接下來一天不會這麼焦慮;即便途中有「挫折感」,但會那也會是你的朋友。

3. 用計時器幫自己建立 25 分鐘的勿擾環境

開始工作的前面幾分鐘永遠是最辛苦的,為了幫助自己熬過陣痛期,作者採用的方法是:戴上耳塞、工作畫面開全螢幕、再帶上一個計時器。前面幾分鐘的毅力和專注力之脆弱,需要被妥善保護。如果開始寫這份簡報是這麼艱難的事,自私一點,關閉訊息通知、豎起勿擾標誌。

至於計時器, 25 分鐘剛剛好,太久會讓你迷失焦點。集中回覆 E-mail 也適用於 25 分鐘限時法。更多關於 25 分鐘計時法的資訊可以搜尋「番茄土豆(Pomodoro Technique)」 ,原文意指廚房中番茄造型的計時器。

以上三點是作者幫助自己更加專注在眼前工作的方法,普遍來說需要花一週習慣。雖然可能未必適合每個人的工作型態,但這種擒賊先擒王的霸氣,也許偶爾用來揮斬拖延症還是挺不錯的呢!

如果你因為拖延症而有滿心的不快樂,那是很正常的,但,恐怕也是很難自然消失的。一起試試看這些揮斬拖延症的方法,用五分鐘逼迫自己專注的痛苦、換來工作的成就感和快樂吧!

本文部分資訊編譯自 Your daily to-do list should fit on a Post-it note, and other practical productivity tips, Ernst-Jan Pfauth, QUARTZ, April 27, 2017

本文經授權轉載自JANDI,原標題:面對罪惡感無限循環的拖延症,三個提升工作效率的方法治療你的拖延!

責任編輯/郭丹穎

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