事不是列完待辦清單就解決啊!4招擺脫拖延症:寫任務多用這2個詞更有動力

2017-03-06 08:30

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想一下生活中的各種情境,哪些對你有利的,又受限於哪些?想在不同的環境下提升工作效率,首先,要建立基本概念,理解不同的情境會產生什麼影響,進而在這些情境下,找出能做、應該做的事。

最常見的工作方式是根據事前排定的優先順序,來決定當下要做什麼。但這種方式並不理想,因為優先順序其實是一種二分法,代表在當下某件事是你唯一能做的事。如果是回家作業,按照順序處理應該沒什麼問題。然而,現代的工作就不同了,訊息和任務常以亂序送達。你的注意力會在大量的、一次湧進的、性質不同的資訊流間跳來跳去,有時候資訊內容還會彼此衝突。

待辦事項總是亂序到達,根據情境列出優先

因此,最好的做法是,根據當下的情境,先挑出可以執行的工作,並在所有可以執行的事項中,再決定要做什麼。養成這項習慣後,就能根據情境選擇要做的事,你將從有效率(妥善運用資源)變得有效能(達成目標)。它可以幫你更加善用時間,不管是時間充裕或情況緊急時,都能適當的應對。

什麼環境,適合什麼工作,列出來

回溯到二○○○年代,用資訊流的方式比較容易解釋「情境背景」(Context)。對大多數人而言,那時的電腦就是放在桌上,「上線」和「離線」是明顯不同的狀態。所以只要根據現有的工具和資源,就能定義出各項環境。以下是從二○○六年開始,我會工作的各種環境:家裡、電腦前、電話中、咖啡廳、圖書館、超市、書店、公車上、火車上。

如今,這個分類已經失效了。有時候,我只能在咖啡廳待十分鐘,但有時候卻會對咖啡沉思好幾個小時。也有可能是都待在圖書館,上午能非常專注,但午餐後卻容易分心、心不在焉。所以不能只以地點和實物來定義工作情境。

更何況,科技也模糊了虛、實體的界線,像即使在火車上,還是能像以前坐在辦公桌前一樣,用智慧型手機,就能直接採買每週補充一次的日用品;在公車上能發送郵件,或在健身房聽有聲書。假如你願意,甚至可以在泡澡時參加視訊會議!

當這些界線一一被打破後,這些情境還值得定義嗎?我反倒相信,環境比起從前更加重要了,因為能做的工作變得越來越含糊,就更需要清楚的區分,才會知道什麼時候更適合做什麼工作

雖然科技的威力越來越強、也越來越友善,我們卻要更拚命的工作、工時更長、方法更愚蠢。所以,清楚的區分出當下的情境,知道自己是「不,我不應該現在做這件事」,而不是「不,我沒辦法做這件事」。它會歷經兩個階段的決策:

1. 認知情境。意思是去仔細檢視生活中的各種狀況,藉此定義出自己所處的環境,正確理解這些環境如何影響工作。

2. 任何情境下,都能迅速找出自己能做的事。

情境不單指地點,有三要素

在此,我得先合理定義這裡所說的「情境」,以便讓你理解它和環境的關聯和區別。所謂情境就是空間、時間和想法架構出來的特定情況。想像它們是三角形的三個頂點,各頂點間有直線相連。

這三條連線產生的情境如左圖:

時間和空間—決定了資源可利用性

時間和空間是兩大變數,決定了你手邊的資源是否可用。例如,在某段時間內,手邊有筆記本和參考資料可以用來工作,那就是處在資源可利用性高的環境。相反的,若是你要採訪某位專家學者,手中只有筆記本和資料,就是處在資源可利用性低的環境。

時間和空間也決定了,該情境是固定還是彈性的。像是,你得前往「一家」銀行辦點事,還是「某家」銀行?情境不相同,要處理的事就不一樣,因為你可以在任一家分行存支票,但要和某家銀行的經理會面,就必須前往特定位置。

空間和想法—決定專注力高低

空間和想法決定了專注力有多高。我常常發現不同的地點,會引導我做不同的工作。像是在家完全沒辦法工作,因為家這個場所較適合執行低專注力的任務,和快速瀏覽資訊。如果有任何要緊的工作,就得到圖書館或咖啡廳。

你的想法和心情也會影響能做的工作,例如開心或情緒不佳,再加上場所的合適性,便會強烈影響你對某項任務或工作計畫有多專注。

待處理想法多寡和時間完整程度—決定創造力高低

你能花多少時間在某個環境工作,通常會深受那個空間的穩定性影響,如果周遭的事物會讓人感覺干擾,一大段完整的時間就會被切割成許多小片段,那麼肯定會影響工作成果。對於開放式創作,一段穩定、不受干擾的時間是最重要的,但你所處理的資訊本身變動性如何(含有多少資訊種類)也極為重要。

也就是說,一項趣味十足、侃侃而談、喝酒助興的活動,應該會比焦慮、專注的思考活動,包含更多樣化的資訊。空間穩定性和資訊量共同決定了創作類型是開放式,還是封閉式。

在不同的空間、時間和想法下,資源的可用性、注意力和創作模式各有什麼含義?

舉例來說,在辦公室時,你的時間會因為有人來電,而被切割成小片段,而在書房或通勤時就能保有完整的一段時間。此外在某些情境之下,你的心境會比較輕鬆,所以多話又富有創意,但在另外一種情境下,則感到較封閉、一板一眼。

具體的例子則是,在某些常見的場所,例如去隨便一家銀行,你可以迅速的完成不用思考的工作,像是存款或領錢。但是在某家特定的銀行,則會有較複雜的工作,如召開嚴謹的會議。

三角架構能幫你解讀情境,為所處的情境找出最適合做的事,但你不一定要用到三角架構的所有細節。對於以三角架構分析,大家常會感到安心,要不然就是有點緊張,覺得這個圖形太複雜了。假如你是後者,別擔心,只需要依據自己的工作量、彈性和能力,來判斷應該做什麼事。

用這些「動作」對抗拖延老毛病

拖延是我一直以來的問題。在寫本書時,我常常打算在咖啡廳或書桌前寫作一小時,但其中有一半的時間都浪費在瀏覽網頁。我知道這是在浪費時間,而且最後一定會後悔,但就是很難開始工作。想當然耳,直到時間只剩二十或三十分鐘時,才驚慌的開始工作,但剛做到順手時,就被迫中斷。這對我來說一直是項難題,也許你也有類似的經驗。

這就是裝忙的陷阱。在書桌前坐下來、火車上,或排隊等候時,很容易無意識的檢查信件,或忍不住查看推特(Twitter)。尤其一個新的情境來臨時,更加容易陷入裝忙的圈套,而流失掉了能把事情完成的絕佳機會。度過高工作效率的一天,或完成一件投入高度意志力的事後,這種情況特別明顯。意志力是有限的資源,一天的供應量耗盡後,要再集中精神,就會非常困難。

下面提供幾項策略,來對抗拖延的老毛病:

一、不要停頓

盡量不要讓自己停下來。即使是工作到一段落,也可以做些用到肢體的創作行動。例如,隨手寫下垃圾資訊,或用紙筆清空大腦中的點子,在紙上寫下任何想到的字,創造出「心流」(著迷其中忘了時間)的感覺,再把這種流動感轉移到真正要完成的任務上。

二、使用類比工具

屬於類比類的資訊處理方式,像是素描或手寫,通常比數位類涉及更多身體動作,而且抽象化程度低的任務,能減少耗費精力和腦力,讓我們更加容易開始工作。

三、用有動詞的短句來整理待辦清單

要是你得到的工作指令,已經包含所有或大量的輔助資訊,就不需要去挖掘參考資料,或翻原始筆記。運用前面提過的動詞、主詞、受詞來整理即可,若有需要,附註更多詳細的資訊也無妨。

以上沒有一項策略是完美的。處理拖延的壞習慣,就像面對任何難題一樣,一定要有意志力。然而,運用這些方法時,也需要情境配合,我會在接下來的幾個段落說明如何系統化。

四、使用無壓力的動詞

用完整句寫下待辦工作時,動詞可以多使用「開始」及「繼續」。因為這兩個字沒有暗示一定要完成,就算只做了一點,也可以接受,所以更能無壓的展開工作。

任何進度,都是種進展。這些動詞讓你更容易開始,因為不需要擔心能不能完成。奇怪的是,一旦進入工作節奏,就能產生超乎想像的成果。

本文經授權轉載自大是文化《待辦事項這樣列,工作當場完成一半:只花兩分鐘、用五個詞,裝忙整理清單,你再也不會被「沒做完」追殺

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