想一下生活中的各種情境，哪些對你有利的，又受限於哪些？想在不同的環境下提升工作效率，首先，要建立基本概念，理解不同的情境會產生什麼影響，進而在這些情境下，找出能做、應該做的事。
最常見的工作方式是根據事前排定的優先順序，來決定當下要做什麼。但這種方式並不理想，因為優先順序其實是一種二分法，代表在當下某件事是你唯一能做的事。如果是回家作業，按照順序處理應該沒什麼問題。然而，現代的工作就不同了，訊息和任務常以亂序送達。你的注意力會在大量的、一次湧進的、性質不同的資訊流間跳來跳去，有時候資訊內容還會彼此衝突。
待辦事項總是亂序到達，根據情境列出優先
因此，最好的做法是，根據當下的情境，先挑出可以執行的工作，並在所有可以執行的事項中，再決定要做什麼。養成這項習慣後，就能根據情境選擇要做的事，你將從有效率（妥善運用資源）變得有效能（達成目標）。它可以幫你更加善用時間，不管是時間充裕或情況緊急時，都能適當的應對。
什麼環境，適合什麼工作，列出來
回溯到二○○○年代，用資訊流的方式比較容易解釋「情境背景」（Context）。對大多數人而言，那時的電腦就是放在桌上，「上線」和「離線」是明顯不同的狀態。所以只要根據現有的工具和資源，就能定義出各項環境。以下是從二○○六年開始，我會工作的各種環境：家裡、電腦前、電話中、咖啡廳、圖書館、超市、書店、公車上、火車上。
如今，這個分類已經失效了。有時候，我只能在咖啡廳待十分鐘，但有時候卻會對咖啡沉思好幾個小時。也有可能是都待在圖書館，上午能非常專注，但午餐後卻容易分心、心不在焉。所以不能只以地點和實物來定義工作情境。
更何況，科技也模糊了虛、實體的界線，像即使在火車上，還是能像以前坐在辦公桌前一樣，用智慧型手機，就能直接採買每週補充一次的日用品；在公車上能發送郵件，或在健身房聽有聲書。假如你願意，甚至可以在泡澡時參加視訊會議！
當這些界線一一被打破後，這些情境還值得定義嗎？我反倒相信，環境比起從前更加重要了，因為能做的工作變得越來越含糊，就更需要清楚的區分，才會知道什麼時候更適合做什麼工作。
雖然科技的威力越來越強、也越來越友善，我們卻要更拚命的工作、工時更長、方法更愚蠢。所以，清楚的區分出當下的情境，知道自己是「不，我不應該現在做這件事」，而不是「不，我沒辦法做這件事」。它會歷經兩個階段的決策：
1. 認知情境。意思是去仔細檢視生活中的各種狀況，藉此定義出自己所處的環境，正確理解這些環境如何影響工作。
2. 任何情境下，都能迅速找出自己能做的事。
情境不單指地點，有三要素
在此，我得先合理定義這裡所說的「情境」，以便讓你理解它和環境的關聯和區別。所謂情境就是空間、時間和想法架構出來的特定情況。想像它們是三角形的三個頂點，各頂點間有直線相連。
這三條連線產生的情境如左圖：
時間和空間—決定了資源可利用性
時間和空間是兩大變數，決定了你手邊的資源是否可用。例如，在某段時間內，手邊有筆記本和參考資料可以用來工作，那就是處在資源可利用性高的環境。相反的，若是你要採訪某位專家學者，手中只有筆記本和資料，就是處在資源可利用性低的環境。
時間和空間也決定了，該情境是固定還是彈性的。像是，你得前往「一家」銀行辦點事，還是「某家」銀行？情境不相同，要處理的事就不一樣，因為你可以在任一家分行存支票，但要和某家銀行的經理會面，就必須前往特定位置。
空間和想法—決定專注力高低
空間和想法決定了專注力有多高。我常常發現不同的地點，會引導我做不同的工作。像是在家完全沒辦法工作，因為家這個場所較適合執行低專注力的任務，和快速瀏覽資訊。如果有任何要緊的工作，就得到圖書館或咖啡廳。
你的想法和心情也會影響能做的工作，例如開心或情緒不佳，再加上場所的合適性，便會強烈影響你對某項任務或工作計畫有多專注。
待處理想法多寡和時間完整程度—決定創造力高低
你能花多少時間在某個環境工作，通常會深受那個空間的穩定性影響，如果周遭的事物會讓人感覺干擾，一大段完整的時間就會被切割成許多小片段，那麼肯定會影響工作成果。對於開放式創作，一段穩定、不受干擾的時間是最重要的，但你所處理的資訊本身變動性如何（含有多少資訊種類）也極為重要。
也就是說，一項趣味十足、侃侃而談、喝酒助興的活動，應該會比焦慮、專注的思考活動，包含更多樣化的資訊。空間穩定性和資訊量共同決定了創作類型是開放式，還是封閉式。
在不同的空間、時間和想法下，資源的可用性、注意力和創作模式各有什麼含義？
舉例來說，在辦公室時，你的時間會因為有人來電，而被切割成小片段，而在書房或通勤時就能保有完整的一段時間。此外在某些情境之下，你的心境會比較輕鬆，所以多話又富有創意，但在另外一種情境下，則感到較封閉、一板一眼。
具體的例子則是，在某些常見的場所，例如去隨便一家銀行，你可以迅速的完成不用思考的工作，像是存款或領錢。但是在某家特定的銀行，則會有較複雜的工作，如召開嚴謹的會議。
三角架構能幫你解讀情境，為所處的情境找出最適合做的事，但你不一定要用到三角架構的所有細節。對於以三角架構分析，大家常會感到安心，要不然就是有點緊張，覺得這個圖形太複雜了。假如你是後者，別擔心，只需要依據自己的工作量、彈性和能力，來判斷應該做什麼事。
用這些「動作」對抗拖延老毛病
拖延是我一直以來的問題。在寫本書時，我常常打算在咖啡廳或書桌前寫作一小時，但其中有一半的時間都浪費在瀏覽網頁。我知道這是在浪費時間，而且最後一定會後悔，但就是很難開始工作。想當然耳，直到時間只剩二十或三十分鐘時，才驚慌的開始工作，但剛做到順手時，就被迫中斷。這對我來說一直是項難題，也許你也有類似的經驗。
這就是裝忙的陷阱。在書桌前坐下來、火車上，或排隊等候時，很容易無意識的檢查信件，或忍不住查看推特（Twitter）。尤其一個新的情境來臨時，更加容易陷入裝忙的圈套，而流失掉了能把事情完成的絕佳機會。度過高工作效率的一天，或完成一件投入高度意志力的事後，這種情況特別明顯。意志力是有限的資源，一天的供應量耗盡後，要再集中精神，就會非常困難。
下面提供幾項策略，來對抗拖延的老毛病：
一、不要停頓
盡量不要讓自己停下來。即使是工作到一段落，也可以做些用到肢體的創作行動。例如，隨手寫下垃圾資訊，或用紙筆清空大腦中的點子，在紙上寫下任何想到的字，創造出「心流」（著迷其中忘了時間）的感覺，再把這種流動感轉移到真正要完成的任務上。
二、使用類比工具
屬於類比類的資訊處理方式，像是素描或手寫，通常比數位類涉及更多身體動作，而且抽象化程度低的任務，能減少耗費精力和腦力，讓我們更加容易開始工作。
三、用有動詞的短句來整理待辦清單
要是你得到的工作指令，已經包含所有或大量的輔助資訊，就不需要去挖掘參考資料，或翻原始筆記。運用前面提過的動詞、主詞、受詞來整理即可，若有需要，附註更多詳細的資訊也無妨。
以上沒有一項策略是完美的。處理拖延的壞習慣，就像面對任何難題一樣，一定要有意志力。然而，運用這些方法時，也需要情境配合，我會在接下來的幾個段落說明如何系統化。
四、使用無壓力的動詞
用完整句寫下待辦工作時，動詞可以多使用「開始」及「繼續」。因為這兩個字沒有暗示一定要完成，就算只做了一點，也可以接受，所以更能無壓的展開工作。
任何進度，都是種進展。這些動詞讓你更容易開始，因為不需要擔心能不能完成。奇怪的是，一旦進入工作節奏，就能產生超乎想像的成果。
本文經授權轉載自大是文化《待辦事項這樣列，工作當場完成一半：只花兩分鐘、用五個詞，裝忙整理清單，你再也不會被「沒做完」追殺》
