一天24小時也不夠用!5個職場神人的時間管理心法,他們「擠出」時間的秘訣是…

2017-10-20 17:46

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俗話說「時間是世界上最公平的資源」,過了十年、二十年,回頭看與同儕有相似的青春路徑,但為何在職場上表現、生涯規劃有如此大落差?有人就針對全球著名公司 CEO 、名人,進行一系列時間管理的研究。赫然發現,這群人運用時間的習慣、模式,理出幾個相似的「共同點」- 時間管理心法 。

Brian D. Evans 是美國管顧投資公司 BDE Ventures and Influencive 的創辦人,它一直以來相當好奇前 500 大企業的 CEO 及其他領域的頂尖佼佼者,平常到底是怎麼規劃工作時間,而讓自己長久保持在高效率、高質量的決策成效?

他們的時間管理心法

因為抱持這樣疑問,他開始著手研究 Virgin 集團創辦人 Richard Branson 、美國脫口秀天后 Oprah Winfrey 、美國職籃小牛隊老闆 Mark Cuban 、 特斯拉執行長 Elon Musk 和股神巴菲特 Warren Buffett 等幾位名人和企業家,赫然發現他們有相似的時間管理模式。

1. 分心是工作最大敵人,專注是善用時間第一步

那些被 Brian D. Evans 研究的人身上,最基本卻也最重要的元素是:專注。分心意味沒有效率、揮霍時間,一旦無意識開臉書滑朋友動態、處理客戶專案分心點開 Mail 查看信件。在發覺浪費時間前,已經花掉大半光陰在與目標無關的事情。

巴菲特的心法是設定目標、做事都要先後順序。他舉例,想像你準備寫下 25 件人生中要做的事,再選出最必要的前 5 件,很多人想抓住前 5 件但同時花時間在想達成後面 20 件,這就是問題所在。巴菲特堅持在達成前 5 件事之前,後面 20 件事的時間成本絕對要避開。

2. 具體寫下目標,成功提升效率 42%

然而,企業家往往面臨最大問題不是無法專注,而是手上同時有 100 件事要同步完成。《秘密》作者 John Assaraf 指出,寫下具體目標、事項,更清楚知道自己每段時間在忙什麼?奮鬥方向是什麼?讓腦袋「更加真實」而非空想,進而提升 42% 的工作效率。

3. 學會工作授權,讓員工學習當責

但老闆每天還是面臨各種措手不及的臨時事項,該怎麼辦? Brian D. Evans 發現,最有效率的老闆即是懂得「授權」的人。工作有時不是個人秀,當 CEO 願意授權給其他部屬,每天就平均額外獲得5~7小時的高效能。

而老闆如何培養可授權的心腹團隊? Virgin 集團創辦人 Richard Branson 解釋:「完善訓練員工,讓他們技能厲害到隨時可離開公司,只要待他們夠好,他們絕對不會輕易離開你!」

4. 解決沒效率要靠科技,而不是人

承上一點,除了人的幫助,有時候解決效率的方式更要仰賴科技。所有產業的商業模式,借助科技「自動化」是必要手段。但企業要導入新科技前,請確認公司科技系統運作的效率。比爾蓋茲 ( Bill Gates ) 就曾說「商戰中導入科技的第一法則就是:有效能的系統能最大化效率;反之,沒效能的自動化帶來更巨大的無能。」

5. 確認任務優先順序、分解步驟

Amol Sarva 是 Virgin Mobile 和 Halo Neuroscience 兩家公司共同創辦人,自己又擁有個人新創企業 Knotable 企業。他在時間管理跟任務分配有個方式,列出一張清單,標示哪些事須立即處理、哪些緊急程度較低。而在任務分工時把一個專案或流程,拆解成多個步驟,每個步驟分別撰寫在多張卡片,視覺上一清二楚。員工清楚知道自己定位,以及必須完成的工作有哪些,決策者就有更多時間規劃其他更上層的事務。

6. 樂當異類,打破俗世規則

最後一點則是有趣的詮釋, Brian D. Evans 說往往越有遠見的 CEO 或成功人士,他們知道不一定凡事要依循過去規則,甚至致力達到破壞式創新。不論時間管理或商業模式,所以凡事都有例外,一成不變的規則是用來打破的,不一定要按照誰的方法去執行。

文/陳薪智

本文經授權轉載自JANDI,原標題:職場神人的 時間管理心法 , CEO 硬「擠出」時間的秘訣是…

責任編輯/郭丹穎

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