俗話說「時間是世界上最公平的資源」，過了十年、二十年，回頭看與同儕有相似的青春路徑，但為何在職場上表現、生涯規劃有如此大落差？有人就針對全球著名公司 CEO 、名人，進行一系列時間管理的研究。赫然發現，這群人運用時間的習慣、模式，理出幾個相似的「共同點」- 時間管理心法 。
Brian D. Evans 是美國管顧投資公司 BDE Ventures and Influencive 的創辦人，它一直以來相當好奇前 500 大企業的 CEO 及其他領域的頂尖佼佼者，平常到底是怎麼規劃工作時間，而讓自己長久保持在高效率、高質量的決策成效？
他們的時間管理心法
因為抱持這樣疑問，他開始著手研究 Virgin 集團創辦人 Richard Branson 、美國脫口秀天后 Oprah Winfrey 、美國職籃小牛隊老闆 Mark Cuban 、 特斯拉執行長 Elon Musk 和股神巴菲特 Warren Buffett 等幾位名人和企業家，赫然發現他們有相似的時間管理模式。
1. 分心是工作最大敵人，專注是善用時間第一步
那些被 Brian D. Evans 研究的人身上，最基本卻也最重要的元素是：專注。分心意味沒有效率、揮霍時間，一旦無意識開臉書滑朋友動態、處理客戶專案分心點開 Mail 查看信件。在發覺浪費時間前，已經花掉大半光陰在與目標無關的事情。
巴菲特的心法是設定目標、做事都要先後順序。他舉例，想像你準備寫下 25 件人生中要做的事，再選出最必要的前 5 件，很多人想抓住前 5 件但同時花時間在想達成後面 20 件，這就是問題所在。巴菲特堅持在達成前 5 件事之前，後面 20 件事的時間成本絕對要避開。
2. 具體寫下目標，成功提升效率 42%
然而，企業家往往面臨最大問題不是無法專注，而是手上同時有 100 件事要同步完成。《秘密》作者 John Assaraf 指出，寫下具體目標、事項，更清楚知道自己每段時間在忙什麼？奮鬥方向是什麼？讓腦袋「更加真實」而非空想，進而提升 42% 的工作效率。
3. 學會工作授權，讓員工學習當責
但老闆每天還是面臨各種措手不及的臨時事項，該怎麼辦？ Brian D. Evans 發現，最有效率的老闆即是懂得「授權」的人。工作有時不是個人秀，當 CEO 願意授權給其他部屬，每天就平均額外獲得5~7小時的高效能。
而老闆如何培養可授權的心腹團隊？ Virgin 集團創辦人 Richard Branson 解釋：「完善訓練員工，讓他們技能厲害到隨時可離開公司，只要待他們夠好，他們絕對不會輕易離開你！」
4. 解決沒效率要靠科技，而不是人
承上一點，除了人的幫助，有時候解決效率的方式更要仰賴科技。所有產業的商業模式，借助科技「自動化」是必要手段。但企業要導入新科技前，請確認公司科技系統運作的效率。比爾蓋茲 ( Bill Gates ) 就曾說「商戰中導入科技的第一法則就是：有效能的系統能最大化效率；反之，沒效能的自動化帶來更巨大的無能。」
5. 確認任務優先順序、分解步驟
Amol Sarva 是 Virgin Mobile 和 Halo Neuroscience 兩家公司共同創辦人，自己又擁有個人新創企業 Knotable 企業。他在時間管理跟任務分配有個方式，列出一張清單，標示哪些事須立即處理、哪些緊急程度較低。而在任務分工時把一個專案或流程，拆解成多個步驟，每個步驟分別撰寫在多張卡片，視覺上一清二楚。員工清楚知道自己定位，以及必須完成的工作有哪些，決策者就有更多時間規劃其他更上層的事務。
6. 樂當異類，打破俗世規則
最後一點則是有趣的詮釋， Brian D. Evans 說往往越有遠見的 CEO 或成功人士，他們知道不一定凡事要依循過去規則，甚至致力達到破壞式創新。不論時間管理或商業模式，所以凡事都有例外，一成不變的規則是用來打破的，不一定要按照誰的方法去執行。
文／陳薪智
本文經授權轉載自JANDI，原標題：職場神人的 時間管理心法 ， CEO 硬「擠出」時間的秘訣是…
責任編輯／郭丹穎
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