每週該工作幾小時?他做了一個實驗證明...少做點,生產力高一點

2016-08-22 07:00

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我的一年計畫最令我興奮的一點是:因為我花了大部分的時間在閱讀、研究、進行採訪與實驗,以及寫作,所以嚴格來說只要我真心想做事,我每週可以工作達一百六十八個小時(七天乘以二十四小時)。我的工作可多可少,看我有多少時間可以投注在工作上面。姑且不提我要求自己每天必須做一堆事情的壓力,其實我對自己工作的時間長度,有完全的自由和彈性,也因此我才有可能進行每週工作九十小時之類的生產力實驗。(相較之下,在我一年計畫的其他多數時間裡,我每週平均工作時數為四十六小時。)

在我開始一年計畫以前,每當我的工作多到做不完時(幾乎天天如此),我通常會延長工作時間,以完成所有預定的工作。

當你感覺自己待辦事項的擴張速度宇宙無敵快時,延長工作時間似乎成了你最佳的選擇。從表面來看,這麼做非常合理:你工作的時間愈長,就有愈多的時間完成你必須做的所有事情。

但從實踐面來看,延長工作時間意味著重新調整焦距與充電的時間變少,因而導致更多的壓力,以及精力銳減。

這點讓我感到好奇,尤其當我計畫裡的工作頓時增多了之後,我不禁開始思索:有什麼更好、更聰明的辦法能完成所有事情?還是說,除了延長工作時間別無他法?

幸運的是,我已經營造出一個完美的測試環境,讓我有機會找出答案。

為了釐清工作時數與生產力之間的關聯,我設計了一個生產力實驗,用以測試拚命三郎式的工作時數,以及悠哉處事般的工作時數,分別對我的生產力有怎樣的影響。於是,我花了四個星期實驗:先是一星期工作九十小時,下星期改成二十小時,如此交替兩回,看看極端的長時間工作,以及較短的工作時數,對我每天完成事情的多寡分別有什麼影響。

實驗過程中,我在每天和每週結束時,都會問自己以下三個問題:

我還剩下多少精力和專注力?

我容易分心嗎?

我是否完成預定的工作?

每天與每週結束時,我還會做一份清單,列出所完成的每一件事,好讓我比較不同工作時數對生產力的影響。

身為一名科學控,我得說這不過就是個純科學的實驗。但很快地,我便從其中發現令我驚訝不已的兩大教訓。

兩大教訓

熬過一週九十小時的工作以及一週二十小時的工作之後,我很快從實驗日誌裡發現了一些令我非常吃驚的結果:我在工作九十小時的那週裡所完成的事情,只比一週工作二十小時多了一點點而已。

在我的一年計畫裡,最讓我吃驚的發現當中,這一項肯定榜上有名。它徹底顛覆了我對生產力的理解:我一向認為,延長工作時間,能夠給你更多時間完成所有需要完成的事情。

從表面上看,這一點都不合理。但當我不再把目光放在投入多少時間在工作上,而是專注於投入多少精力和專注力之後,我才發現這一點非常合理。

在我瘋狂長時間工作的那週裡,我的工作變得更加不緊急;而且,無論我做什麼事情,我總是投入較少的精力和專注力。相反地,在那每週僅二十小時的有限時間內,我強迫自己投注更多精力和專注力,如此才有辦法在短暫的時間內,完成所有必須做的事情。當然,在這個實驗裡,我感受到的所有壓力全都來自於自己。我沒有老闆或團隊,也沒有什麼火燒屁股的重大截止期限。即便如此,我從這個實驗所學到的教訓同樣有效:

藉由控制你花費在某個工作上的時間,決定你要投注多少精力和專注力在其上。

我從這個實驗中發現到的第二個寶貴教訓是:即使白紙黑字清楚寫明,長時間工作週和短時間工作週所完成的成就一樣多,我仍然感覺長時間工作的生產力高出一倍。換句話說,雖然我並未明智善用專注力和精力,我還是覺得自己超級有效率!

當你整天忙東忙西時,你很難不覺得自己很有效率。但要知道,倘若忙碌沒帶給你任何成就,它就不等於效率。

在我開始一年計畫之前,當一天或一週結束、我在思索自己的工作成效時,往往會犯一個嚴重的錯誤:我把焦點放在自己有多忙,而不在於完成多少成就。生產力是一個很難定義的概念,因為你很難衡量每天到底完成多少成就,於是從忙碌程度來判斷自己是否有生產力,便成為一條快速、為求目的不擇手段、但通常不準確的捷徑。

在我工作二十小時的那週裡,我不由得為自己沒達到想像中應有的忙碌標準,而產生罪惡感。由於工作的時間變短,我認為自己生產力也變低了,於是我對自己超級嚴厲—即使我投注大量精力和專注力在所做的每件事情上,而且我所完成的工作量與長時間工作那週差不多一樣。

我們每個人幾乎都會掉進這樣的陷阱。當你有更多的工作要做、但時間不夠時,你很容易落入一種錯覺,以為自己只有兩種選擇:堅持不加班工作、任憑進度落後,或是投入更多的時間完成全部工作。

然而,誠如我在這個實驗裡所發現的,你我其實還有第三個選擇,它不那麼明顯、卻比你延長工作的功效還要大多了,那就是:學會投注更多的精力和專注力在你的工作上,這樣一來,你才能夠事半功倍。

對重要的事情,花更少的時間

當我一週只工作二十個鐘頭時,發生了一件神奇的事情:我強迫自己在工時變短的期間內,投注更多精力,好讓自己能夠更快完成工作。

當你限制自己只能花一定時間在某個重要的任務時,會發生下列各種情況:

你設定一個假的截止期限,這會驅使你在縮短的工時裡,投注更多精力和專注力。

你提高了這項任務的緊迫性,因為你能夠執行時間變得有限。

你會翻轉一些引發工作拖延的誘因,因為當你做這件事的時間變得有限之後,它會變得更有條理、不再那麼無趣、令你沮喪,而且不再那麼困難。

再說,假如你還利用生理黃金時段來做這項工作的話,豈不生產力爆表嗎?

做完這項實驗後,每當我有重要文章要寫、演講要準備,或是剩下的計畫設法要完成時,我不再安排一整個下午做這些事情,而只會規劃兩、三個小時執行,並通常剛好安排在我的「生理黃金時段」裡。而且,一旦我釐清某個任務所需花費的時間、專注力和精力之後,我總是能順利完成。

畢竟在時間如此有限的情況下,我沒有別的選擇。

每週究竟該工作多少小時?

如果限制你做某件事的時間,能夠讓你更有效率地完成任務,那麼大致來說,減少工作時數是否也能達到同樣效果呢?

有趣的是,一些研究證實,減少工作時數的確能達到同樣效果。

如果你一週只工作一個小時,無論你在這個小時裡如何有效管理精力和專注力,你絕對不可能多有生產力的,因為一週只工作一小時,根本不夠時間去完成任何重要的事情。

但是,當你工作時間過長,工作效率同樣會大打折扣。每週工作九十小時以上,無疑會導致過勞。因為,這樣做會讓你幾乎沒有任何時間補充精力或是重拾專注力。總之,你有可能工作時數太少,你也有可能工作超時。

那麼,「好球區」到底落在哪裡?你每週應該工作多少小時才算理想呢?

在我的一年計畫裡,我後來找到一個理想的平衡點:每週工作四十六小時。這讓我有足夠的時間完成所有的工作,同時讓我在一天當中有適當的休息,以補充精力和重拾專注力。不過,研究指出,每週理想的工作時數甚至比這更低。據研究的建議,最理想的時數大概介於三十五與四十之間。

從表面上看,三十五到四十小時似乎很低。當你的待辦事項始終多到無法在一天工作時數內完成,你可能會因為每週只工作四十小時而萌生罪惡感,特別是當你周遭每個人都持續工作五十、六十小時,甚至更多的時候。

但研究證實,每週工時一旦超過三十五或四十個小時的話,你的工作效率便開始直線下降。

從短期來看,偶爾加班的確能大幅提高生產力,特別是在截止期限迫在眉睫的情況下。有時候,因為臨時有大量工作要做,需要你投入更多時間,只是一陣子而已。但從長遠來看,長時間工作會帶來災難,尤其是當它們害你沒空養精蓄銳、重拾專注力的時候(關於這部分,我會在接下來的章節討論)。研究指出,歷經三十五到四十小時的工作後,你的邊際生產力會開始下降,直到「大約八個六十小時的工作週,這段期間裡所完成的工作份量,跟八個四十小時的工作週所完成的事一樣多。」該研究還發現,在七十和八十小時的工作週裡,短短三週就達到同一個損益平衡點。像我每週工作九十小時,才短短兩週我就碰上了損益平衡點,即使那兩週由閒適慢活的二十小時工作週隔開也是一樣。

不過,就算只是短期的長時間工作,通常也會降低你的工作效率。一項研究指出,假如你每週工作六十小時,為了每多完成一個小時的工作,你必須超時工作二小時。此外,另一項研究也發現,我們的生產力「在五十五小時後降至谷底,難怪有人會說:工作七十小時的人,額外的這十五小時都是做白工。」

總之,過了某個時間點之後,你只會開始做更多白工,而沒能完成任何重要或有意義的工作。你的確會少了許多罪惡感─就像我每週工作九十小時那樣,但你的生產力也會大幅降低。

在時間經濟的時代裡,工作所需的精力和專注力比現在少了很多,而且工作時間長短與你的產能多寡有直接的關聯,因此,拚命三郎式的長時間工作能夠讓你更具生產力。然而,今天的方程式已經改變。由於你的時間、專注力和精力三者都有助於你的工作效率,長時間工作反而會摧毀你的生產力,因為這樣會危害你的精力和專注力。

在知識經濟的時代裡,最有生產力的人不僅要管理好自己的時間,還得管理好自己的精力和專注力。限制自己花一定時間在某樣工作上─無論是重要還是普通的工作,是個能讓你明智善用時間、專注力與精力的絕妙方法。雖說每個人對自己工作的掌控權大小不一,但要一般人自定工作時間的長短,似乎不大合乎現實。然而,如果可能的話,你還是可以限制自己工作時間的長短;如此一來,便能投注更多的精力在必須完成的工作上,而不是一味投入更多寶貴的時間。

重點帶著走

當你持續長時間工作,或是花太多時間忙東忙西,通常這並不表示你有太多工作要做,只是意味著你並未明智善用精力和專注力。就拿我一週工作九十小時的實驗來說,我發現自己在那段期間完成的成就,只比一週工作二十小時多了一點點而已。

本文經授權轉載自天下文化《最有生產力的一年》

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