即使做了時間管理,工作效率仍不見改善?專家分享2個時間運用技巧,讓你擺脫窮忙生活

2022-09-15 10:56

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做了時間管理,工作績效也不見改善?其實問題不在於時間管理能力!(圖/取自Pexels)

做了時間管理,工作績效也不見改善?其實問題不在於時間管理能力!(圖/取自Pexels)

鬥士腦的人有一個特徵,就是因為有成功趕上死線的經驗,所以會覺得「還有時間」而拖延工作。總是在截止日期逼近時焦急痛苦,然而當事情一過,卻又一臉沒事地重複同樣的事情。有的人老是有很多任務,由於時間管理不當,結果每次都拖到最後一刻。

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鬥士腦的人,在截止日期前會形成一種交感神經活動過度高漲的狀態,並把這個狀態認為是工作進展順利。

但實際上,過度的交感神經活動會導致效能下降。當你意識到自己做得很好時,你就會自己製造過度的緊張。出於反彈,大腦會處於過度低活動的狀態,選擇反覆劇烈起伏的行動。劇烈的起伏會消耗大腦和身體的能量,使我們推遲本應能夠輕鬆完成的事情。

鬥士腦的解決要點

檢視預期的工作時間和實際花費的時間
讓動作連續
事情不要只做一半
避免一廂情願或是過度樂觀
提升行動力,想到的事情馬上付諸行動

鬥士腦實驗1

先統整計算工作所需時間

使用時間管理app(X)

先計算一下自己工作所需要的時間(O)

你可能會覺得,是自己不擅長時間管理才搞得每次都火燒屁股,並試遍各種工具。著重時間管理的日誌、日程表、任務清單管理app、手寫桌曆等,明明辦公桌和手機都塞滿了時間管理工具,卻還是被死線追著跑。

這種情況,首先要做一個「計算每項工作所需時間」的實驗。即使有時間管理工具的輔助,工作績效也不見改善,因為問題不在於時間管理能力。就算把時間管理好,面對一個接一個的任務,如果不知道哪一個任務會花多久時間,一單位是多少,就無法在規定的時間內完成。

記錄自己行動所需要的時間,了解自己的一單位是多少,先從這個實驗開始吧。

鬥士腦實驗2

實際執行後要修正當初預估的時間

不擅長估算時間(X)

估算所需時間,結束後再修正(O)

鬥士腦的人之中,有些人會認為自己不擅長估算做一件事情需要多少時間。原本以為2小時就能完成的工作,居然用了4小時,結果,就在最後一分鐘。這樣就沒辦法利用時間這個資源了。

不要認定自己擅不擅長,而是要知道行動的一單位長度,實驗看看空閒時間可以塞進幾個行動。

先從洗澡、洗臉等日常活動來衡量。在和往常一樣行動之前,打開手機上的碼錶即可。這麼做,就能清楚知道「想悠閒洗澡」的「悠閒」是多久。如果平時洗澡時間是10分鐘,而悠閒洗澡時間是30分鐘,就可以按照「今天想消除疲勞,就用30分鐘方案」、「晚上還有其他要做的事情,10分鐘方案就好」等目的來分配時間。

做到這一點之後,接下來就在工作場合進行實驗。檢查電子郵件時打開碼錶。查閱資料時打開。製作文件時打開。

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