一封專業的電子郵件，往往是決定商業合作夥伴關係成敗的關鍵要素。許多人在撰寫信件時，常因內容冗長或缺乏基本禮儀，導致合作機會流失，甚至損害專業形象。學會商業書信禮儀是未來職場必備技能，那麼，我們該如何避免這些常見錯誤，寫出言簡意賅、且專業度滿分的郵件呢？
商業信件的「主旨」需一眼就能看出重點？
信件的「主旨」必須簡單扼要地表明寄信目的。這不僅能替收件人節省時間，更能幫助您的郵件在眾多訊息中脫穎而出。特別是在求職信的案例中，若主旨能明確註明寄信人身份、應徵職位，並附上如「感謝您撥冗閱讀」等禮貌結語，將能立刻提升對方開啟信件的意願與親切感。
此外，在信件開頭，問候語的選定應根據彼此的親密度調整，例如避免使用老套的「Dear」，可以直稱對方的「最高職銜」並加上「您好」像是「江校長您好」；如果與對方是平輩或關係較好，則可使用「Hi」甚至「Hey！」來增加親切感。
如何確保信件內文能有效率地溝通重點？
撰寫郵件時，核心要求是不能拖泥帶水，必須在開頭第一段就講完重點。如果對方事務繁忙，看第一段就應當知道這封信件與他有何關係。為了尊重閱讀者的時間，內文應盡量使用精簡的文字，避免過多的形容詞、語助詞或冗長的故事背景描述，避免信件寫得像是一封文情並茂的情書。
如果郵件內容需要交代多項任務，則務必要「明確分段」，並建議使用「粗體」與放大字級做成小標題，這是一種貼心舉動，有助於閱讀者在閱讀時獲得短暫的休息。
最後，結尾應再次感謝對方撥冗閱讀，並提醒對方本次寄信的「目的」。
撰寫正式商業信件時，標點符號與附件有哪些細節要注意？
在正式的商業信件中，應盡量少用表情符號，表情符號的使用不會使人覺得可愛，反而可能給人留下不太正經的印象。
在顧及文字的專業性上，建議統一使用「中文全形」標點符號，以維持閱讀的順暢感與字間距的平衡；同時，為了強調內文重點，可以適當使用「紅色」或「暗橙色」標示，但切記不要通篇都是紅色，整封信件的顏色應維持在兩種以內。
在處理附件檔案時，細心程度會透露出一個人對工作的專業度。附件名稱的命名至關重要，若求職信中的作品集名稱為「未命名 1.jpg」，將難以辨識。若需要傳遞同一份文件的修改版本，建議在檔名中加上新的「日期」或「修改版本」，以免造成對方辨識困難，浪費時間。
此外，當檔案過大或過多時，務必將檔案「壓縮」或「轉檔」，例如將多張圖檔轉成一份 PDF，或改用線上「雲端連結」共享，讓收件人按一次下載即可。
什麼時候該使用 CC 或 BCC？發信前為何還需要最終確認？
在發信時，善用 CC（副本）與 BCC（密件副本）是重要的回信禮節。CC 通常用於通知與這封信件相關的人士，如主管或部門同事，此外，當您收到對方有 CC 其他人的信件時，務必選擇「回覆所有人」，這能讓相關人士同步瞭解聯絡內容與處理進度。如果只選擇單一回覆，對方就必須再次轉寄郵件給主管。
而BCC（密件副本）則能確保主要收件人不會知道信件傳給了誰。這適用於「多人事前通知」的場合，目的是避免將彼此不認識的人的郵件地址流出。
最後，在完成上述所有環節後，按下「傳送」前，建議將信件從頭到尾看一遍。除了檢查錯字外，試著親口唸一遍，若發現內容太冗長或拗口，應立即刪減修改。 （相關報導： 流感被誤認重感冒！醫師示警：忽略這些症狀，最容易拖成重症 ｜ 更多文章 ）
最常發生的疏忽是忘記夾帶檔案，卻在信件中註明「請參閱附件」，導致需要重寄一封；永遠要記得尊重閱讀者的時間，一封用心、言簡意賅的郵件，能讓對方感到安心與專業。
