比解決問題更重要的關鍵思考:《關鍵課題思考》選摘(1)

2019-04-08 05:10

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搞懂問題出在哪,現在應該做什麼事才是優先,弄清楚對方的期待,才能獲得想要的結果。(示意圖,affen ajlfe@flickr)(示意圖。affen ajlfe@flickr)

搞懂問題出在哪,現在應該做什麼事才是優先,弄清楚對方的期待,才能獲得想要的結果。(示意圖,affen ajlfe@flickr)(示意圖。affen ajlfe@flickr)

人們為了達成目標而努力,為了解決問題而努力。這樣的心態固然重要,倘若弄錯努力的方向,一切付出將失去意義。換言之,若在設定課題的階段出錯,無論多努力,也只會換來白忙一場的結果。

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因此,事先確認努力的方向,就能更有效率地推展工作,如此一來就能減少需要施力的程度,並將這些資源和心力,用於其他更重要的部分。

所謂「關鍵課題思考」就是:正確掌握現狀與期望,找出需要優先處理的問題,思考出讓現狀更接近期望的方法。

然而,「課題與問題有什麼不同?」

● 課題:掌握「現狀」與「期望」之間的落差,為了將現狀發展成期望所必須做的事。

● 問題(點):阻礙達成課題,即將「現狀」發展成「期望」的各種因素。

為了讓大家能更清楚理解課題和問題的不同,接下來我將介紹分別以關鍵課題思考、解決問題及達成目標,這3個導向為目標的案例,希望藉此釐清這3者之間的差異、關聯性及概念。

A為一間架設企業網站科技公司剛上任的新部長,自從他到這家科技公司任職後,業務部的訂單明顯減少。社長指示希望A部長能盡快改善此狀況。

於是,A部長立刻開始了解部屬的工作狀況,結果聽到幾個類似的回答。

「寫工作日誌實在太麻煩了,每天光寫那些就得花上30分鐘。」

繳交工作日誌是上一任部長的規定,A部長當初順理成章地接下所有業務,並延續上一任部長的工作流程,所以,他每天都會收到部屬的工作日誌。

「難道問題就出在這裡?」A部長思索著。

達成目標:做好交辦工作,其實還不夠

A部長因此找來過去的舊識、任職於目標達成顧問公司的B顧問,商量這件事。

B顧問:「原來如此,每天得花30分鐘寫工作日誌,才壓縮到業務拜訪客戶的時間嗎?」

A部長:「好像是這樣沒錯,照理說只要花一半的時間,就能將工作日誌寫好。所以我想把目標訂在15分鐘,這件事可以拜託你到現場指導嗎?」

B顧問:「好,我一定會想辦法達到你的要求。」

從隔天開始,B顧問就常駐在那家科技公司的業務部,一手拿著計時器,耳提面命地呼籲業務部的職員:「日誌要在15分鐘內寫完!」由於徹底控管時間,B顧問被A部長的部屬視為惡魔般敬而遠之。果然,在一星期後就明顯看得出成果,所有部屬都能15分鐘內,寫好並呈交工作日誌。

B顧問:「部長,順利達成目標了。」

A部長:「謝謝……嗯,辛苦你了。」目送著B顧問離開後,A部長沒什麼太大反應,主要是因為即使達成目標,業績並沒有因此提升,反而因為規定要在15分鐘內寫完工作日誌,徒增部屬的壓力,使業務部整體的士氣比以前更低落了。

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