該如何對朋友、同事提出建議?不只要具體、有可行性,還要正面積極

2024-06-27 09:40
該如何對朋友、同事提出建議?(圖/Pxhere;作者/rawpixel.com)
該如何對朋友、同事提出建議?(圖/Pxhere;作者/rawpixel.com)

批評可能不討人喜歡,卻是必要的。其作用就如疼痛之於人體一樣,提醒我們注意不健康的狀況。如果能夠及時採納批評,危險得以避免。如果壓制批評,可能會發展成致命的問題。—— 溫斯頓.邱吉爾(Winston S. Churchill),英國首相

在本章中,你會學到如何挑選評論人(reviewers,或稱審核人、審稿人),與其溝通的方法,以及引導他們提出有價值的批評。

精心挑選你的評論人

有些演講者希望在演說當天給朋友、同事和評審們一個驚喜,有些作家則從不接受批評。假如這些演講者和作家想學習演奏樂器,會不聘請老師指導嗎?或是參加比賽卻不聘請教練?

如果希望自己的表達技巧更為精進,就需要接受其他人的評論,即使是老師和教練,同樣需要有更高技巧之人指導。

不過,最好不要求助於熟悉你工作領域的朋友,因為這類朋友理所當然了解你的演講或書面表達內容,最好請那些不熟悉你的領域的朋友,提供意見。

此外,你應該一次只尋求一個朋友協助練習,並且接受評論。如果你同時徵詢多人的意見,可能會導致大家都注意明顯的缺陷,卻忽略了較細微的缺點。因此,建議先解決明顯的問題,再轉向下一個朋友,這樣可以得到更全面的建議。

要求實話實說

有時候我們的朋友,尤其是親近之人,可能會因為不想傷害彼此的感情,未能明確指出錯誤。

解決這個問題的方法,就是請朋友一定要非常誠實的告知缺點,因為你不想在關鍵時刻犯錯。

但是,要求朋友毫不保留的說實話,或許也不是好事。因為朋友可能會批評一些你無法解決的問題,讓你心灰意冷,甚至想放棄。幸好,還有更好的方法。

花最少心力,求得最大進步

過往曾有一段時期,日本製造意味著品質拙劣。二次世界大戰結束後,麥克阿瑟將軍(Douglas McArthur)請來品質管理專家愛德華.戴明(W. Edwards Deming)協助重振日本經濟,將日本從製造劣等品的國家轉變為讓全世界都羨慕的工業大國。日本科學家與工程師公會(Japanese Union of Scientists and Engineers)每年都會以他的名義頒發「戴明獎」。

戴明的著作《轉危為安》(Out of the Crisis, 1986)中匯集了寶貴的管理智慧,稱為「全面品質管理」(Total Quality Management, TQM)。例如,戴明強調年度評估不應只為了打分數,而是識別工作中做得好的地方,以及哪些方面需要改善以產生最大效益。他指出,人們需要提供指導的教練,而不是記錄成績的計分員。

評估表達技巧也是同樣的道理,你可能會希望朋友以表格為各項表現打分數:

5-1:請不要使用這樣的表格(圖/天下雜誌)
5-1:請不要使用這樣的表格(圖/天下雜誌)

這樣的評估方式無法告訴你需要改善哪些缺點。此外,你可能會投入大量心力希望提高D,但你真正應該做的是將某個特別重要的能力從B提升至A。 (相關報導: 面試被問為何離開上份工作,高材生給1回答慘被刷掉!專家揭致命錯誤:只會顯得自私無能 更多文章

與其讓朋友填寫評分表格,不如請朋友思考:需要如何改進你的口語或書寫能力?不要用評分表格,而是問朋友:「我應該怎麼做,才能獲得最大的改善呢?」

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