用更少時間得到更大效果,提高團隊的工作效率和士氣靠這招!

2017-05-10 16:32

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編按:從上次的文章中,我們可以從Zappos執行長謝家華的分享中了解他如何安排時間以提升工作效率,這次則要看看,他如何用組織管理讓工作效率最大化。

今天要談組織管理方式如何調整,才能極大化工作效率,更顯著降低電子郵件和會議帶來的時間浪費。

不只個人,如何提升整個團隊生產力呢?

很多人會把公司透明化掛在嘴上,但真正實踐的人並不多。一個公司的透明度為什麼重要呢?當所有層級的成員都明白正在進行的工作、明確的策略方向,除了減少流言蜚語外,對整體士氣也是加分的效果。

想要透明化,就要良好的溝通;諷刺的是,透明化不夠的公司有另一個大缺點:就是更多的溝通成本和時間成本。意思就是,既然溝通遲早都要做,只是你可以早點做提升士氣,或是晚點做同時增加猜忌和成本浪費。

一般來說,企業內部溝通不外乎電子郵件和會議,謝家華也不例外。從他的行事曆來看,謝家華每週花費 24% 的時間在與人會議上 (巧合的是,剛好落在管理大師彼得.杜拉克建議最多花 25% 在會議的時間內)。當然,謝家華的 24% 並不包含電話會議,以及會議前的準備等。

以下圖表讓我們看看,謝家驊如何安排時間?在一天的工作時間中,35% 在電子郵件、24% 在與人會議,剩下 41% 運用在其他任務上。

35% 在電子郵件、24% 在與人會議,剩下 41% 運用在其他任務上。(圖片來源:Business Insider)
35% 在電子郵件、24% 在與人會議,剩下 41% 運用在其他任務上。(圖片來源:Business Insider)

可是,為了要做到透明化,難道,一定要花這麼多時間寫郵件、開會議嗎?有沒有更好的方式,或減少會議的時間呢?接下來,我們先談Zappos的管理方式:無領導管理方式(Holacracy)

Zappos 獨特管理方式:無領導管理方式(Holacracy)

2014 年底,謝家華推出一樣頗具爭議的計畫:無領導管理方式(Holacracy)。身為Zappos的員工,你有兩個選擇,一是接受,二是離開。什麼是 Holacracy ?為什麼Zappos如此重視呢?

簡單說,無領導管理方式(Holacracy)取消傳統職位和頭銜,同時賦權給所有權員工。結果是:員工不需要對主管彙報 (因為沒有主管),而是在所屬的專案小組內和所有人討論。

你或許有一個疑問,那麼誰來做決定呢?答案是:每個人都可以在其專業上做出某些決定,完全取決於任務、專案的性質,相信專家的看法而非傳統的主管。透明化,只是在 Holacracy 底下的副產品,自然而然就會發生。

台灣企業奇特現象:一面高喊創新、一面堅守舊體制

過去當市場變化不明顯、競爭不太激烈的時候,依賴少數關鍵主管的傳統管理模式有一定的優勢;但變化一旦加快,甚至無法預測時,企業終於驚覺發現組織內創新不足,可惜為時已晚。比較奇特的是,這些企業一面大張旗鼓說創新,一邊在內部堅持維護舊體制,或許真的只有奇蹟出現才可能「轉型成功」,而Zappos在相對早期就開始嘗試推行。

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