上週我在FB中提到，真要做好時間管理，你必須將每週的行事曆當成一個專案來管理，每週一個迭代(iteration)，週一開始，週五結束，每週一應該要能排除該週所有的工作項目，並做好當週的變更管理工作，每週都要交付出明確的價值，同時當週所做的事情應該是手上工作價值最高的那幾件事。
這個要求看起來理所當然，但我需要各位先思考兩個問題：
1. 每週一的一大早，這個禮拜的所有工作是否都已經確認下來了？做什麼事、花多少時間、安排在星期幾、跟誰討論，以及每件工作最後要交出什麼成果來，這些是否都已經搞清楚了？
2. 這些事，是否都是相對有價值的工作？如果沒有價值，為何會安排在這個禮拜進行？如果不做這些，應該先做那些事呢？
當你攤開你的行事曆，你可能會發現裡頭充斥著太多行政庶務，這些事你說不出它的價值，但不做似乎也不行；有些事還沒敲好討論的時間，但deadline已經壓在那了；有些時間是空的，沒排事情，到時候看什麼緊急做什麼吧；老闆隨時都會交辦事情下來，有計畫跟沒計畫一樣…
漫無目的的工作，才不是常態
或許你以為這是常態，但可曾想過你時間管裡做的這麼差的根本原因，可能就是因為你認為這是常態。
過往我曾跟一些人溝通過這個觀念，有時我們光是溝通上面兩個問題就花了數個小時，原因有二：
第一，多數人都不是以這種模式在思考每週的工作，多數人的時間都是「被安排」，如果沒有人為他安排工作，自己也不知應該做哪些事，很少主動去確認工作，更少主動安排工作，總認為時間到了自然會有事做；
第二，很少思考每項工作的價值，就是日復一日的重複著手邊的工作，相信有做事總是會有價值的，卻也不曾懷疑這樣做有什麼問題。
為什麼你不覺得這樣很可怕？
我有時會這樣問他們，有些人不覺得怎樣，有些人則在我點出這問題時恍然大悟，告訴我：「在工作上，我一直感受不到自己的價值與成長，心裡很慌，但卻找不出原因，或許就是這種日復一日，被安排好的而沒自我的工作模式所導致。」
檢視每件工作的價值
我曾在一次企業的主管培訓中請主管們打開自己的行事曆，我針對行事曆上某個例行性工作提出了三個疑問：「為什麼要做這件事？」、「不做會怎麼樣？」、「非得你來做嗎？」，現場我希望他回答這三個問題，但他覺得我這幾個問題很奇怪，不過他還是如實的回答我了。
這是一個每週定期巡視某個廠房的工作，關鍵點是要確認工廠的儀器沒有損毀或受到破壞，發生的機率不高，大概幾個月發生一次，但還是會發生，若儀器有問題則工人們便無法正常使用，會造成工人們的不便利。
聽完後，我建議他將巡視的工作交給現場表現較好的工人，並給予一些津貼做為鼓勵，一來工人就在現場，他發現問題的時間肯定比你及時，通報的效率比較好；二來讓工人自己來搞定這件事，你每週便可釋出2個小時的時間，把時間投入在更有價值的事情上。 （相關報導： 你也有「晚睡強迫症」嗎？專家：只要今晚做這4件事，包準你明早立刻切換成「晨型人」 ｜ 更多文章 ）
其實這個巡視工作的價值非常低，因為發生頻率低，而且即使發生了影響性也不大，但卻要佔用你每週兩小時的時間，更可怕的是，你竟然不覺得這有什麼問題。
