進日商前先搞懂這3條辦公室潛規則!菜鳥須知「公司的事就是我的事」!

2016-07-04 11:26

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日本辦公室沒有隔板,可以看到同仁的一舉一動。(圖/miho提供)

日本辦公室沒有隔板,可以看到同仁的一舉一動。(圖/miho提供)

由於LINE遷涉到個人隱私,誰會願意下班還收到老闆傳的訊息啊?所以上班的話,大家都用電子郵件裡的CC功能做為溝通工具。就算不是自己處理的業務,也會一大早就收到幾十封信件...

一人工作天下知的萬用CC

基本上日本人無論於公於私都不太喜歡面對面討論事情,大多都要自己去觀察、「閱讀空氣」,覺得即使不說你也應該要知道才對。可是外國人哪懂這些?

像是當初我打工的地方,大家建立了一個 LINE 群組,可別傻傻的以為這是為了增進感情、或是要一起抱怨老闆才設的,有台灣朋友剛來日本時傻傻的在同事群組中聊起天來,下場是直接很不客氣的被同事說「這裡不是拿來聊天的」。通常談話內容只會出現班表調動之類的話題,而且還不能已讀不回,如果這群組裡有 10 個人,在佈達事情之後,就會看到一連串的「是,我知道了」的回應。如果同事裡有人完全不會日文,畫面會更可怕。我曾打工過的一家咖啡店裡,有不會日文的澳洲同事,大家為了讓他也能進入狀況,可愛的日本同事們想出了自動翻譯功能,但可想而知電腦翻出來的東西慘不忍睹,最後澳洲同事還問我「他們到底要說什麼?」

不過由於 LINE 遷涉到個人隱私,誰會願意下班還收到老闆傳的訊息啊?所以上班的話,大家都用電子郵件裡的 CC 功能做為溝通工具。就算不是自己處理的業務,也會一大早就收到幾十封信件,重點是還得一封一封仔細看,立馬養成「公司的事就是我的事」的好習慣。而且若突然被問到時,如果說「還沒看」或者「ㄟ?我不知道耶」那就慘了,所以日本人常乾脆把整個信件內容印下來方便看。雖然內心可能是:「干我什麼事」的想法。(笑)

反過來,如果是自己業務的話,還不能忘記也同時轉寄CC給同事們、知會大家一聲的感覺。一開始對於我這在台灣習慣了一對一來往工作的人來說是相當麻煩的一件事,有一次客戶寄給我信件並且CC給老闆,但我回信時只寄給了客戶,內容為想更改時間,結果客戶直接打電話來給老闆,因此我還被小念了一下。記起這次教訓之後,有一回出差時,因為同事臨時找不到廠商的聯絡電話和預定的餐點內容,此時我事先印好的信件內容就成了大幫手,所以儘管我多討厭CC,還是得入境隨俗哩。

毫無個人隱私的上班環境

來到日本後,在正式開始上班之前,多少會對辦公室的環境有些憧憬。因為自己在台灣工作時,辦公室位於一棟舊大樓裡,樓上是辦桌的宴席餐廳,樓下是麵攤。每天在階梯迎接我的是一籃一籃的新鮮蔬菜,所以總會不時出現可怕的「小動物」嚇得我們這群同事花容失色。再加上出版社裡總堆疊著雜亂的書籍以及用不完的化妝試用品,幾乎淹沒了同事的臉。(笑)而日本的工作環境基本上都很乾淨,也會定時請人來打掃,且廁所一定是免治馬桶,冬天時有溫溫的坐墊真的好舒服。加上垃圾分類非常徹底,例如保特瓶的瓶子、蓋子、塑膠紙三樣要分開丟,所以垃圾桶也不會發出臭味。

唯一最大也是最致命的缺點就是:辦公桌之間沒有隔板,就算有電腦主機也不足以擋住同事的臉,因此看得到任何人的一舉一動。

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日本辦公室。

如果旁邊就坐老闆,誰還敢逛網拍邊滑手機?雖然我還是斗膽的下載電腦版LINE,用來方便連絡工作事宜(好啦有人相信才怪)。所以老闆在的時候,大家都很專心做自己的事情,老闆不在時,日本人偶爾也是會發發牢騷,或是一起到某個同事座位上看網頁分享資訊之類的,這才叫人之常情嘛。

另外因為日本人沒有午睡的習慣,所以到了下午很多人就開始昏昏欲睡,但也只能硬撐,或下樓買杯咖啡,只有老闆可以很理所當然的打起瞌睡。比較大膽的同事則是裝做很認真思考的樣子,其實早已呼呼大睡,只是誰也不敢揭穿。(笑)我有時心想,如果他們肯午休一下,說不定工作效率倍增,就不必加班到那麼晚啦?也因為每個人座位之間沒有隔板,常常可以聽到日本同事突然開始自言自語或嘆氣。不過日本人其實不太在上班時抱怨,因為老闆在的關係,得維持一個「認份」的形象。就連在位子上吃飯也是速戰速決,跟當兵沒兩樣,邊吃邊工作是「常識」,看到如此工作狂的同事,無形中壓力還是頗大的。對我來說,沒隔板的辦公桌就跟脫光光去澡堂泡澡是一樣道理,既害羞又緊張。

2
 

到底誰要接電話?

不管是大公司還是小公司,日商幾乎全公司或部門就共用一組電話號碼,也就沒有自己個人的分機號碼,若接到不是自己的電話時,就得先按保留轉給他人,或是幫同事留memo。由於自己習慣了在台灣的工作模式,有總機小姐,也有自己的分機,只要負責接自己眼前的電話就好。所以當發現沒有自己分機時感到超級「挫」,這代表我要負責接所有電話,理由沒有別的,因為我是「最閒的菜鳥新人」,這就是日本職場的潛規則。於是同期的新人們常常上演廝殺戰,比誰接的快,看著他們一個手舉在半空中,一個搶先接起的奮鬥模樣,我只能在心中佩服...。那為什麼不設分機呢?因為電話幾乎都是找老闆的,但老闆也有不想接電話的時候;而有些打來找設計師、工程師的,他們則是不想被打亂思緒而不願立即接起電話,雖然最後還是得認命接過。

本圖/文經授權轉載自創意市集《日本人,你不累嗎?那些日本人不說、卻都這麼做的社會潛規則

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