使用視訊的時機
我們公司就跟其他公司一樣，不管是內部工作團隊之間的溝通，還是跟公司外部的客戶聯絡，都盡可能使用視訊電話。比起只是講電話，視訊電話可以更有效率的建立信任感，溝通得也更清楚。如果實際面對面談話有滿分十分，我認為講電話是四分，視訊電話則有七～八分。
雖然Covid-19迫使許多人必須開始接受這種溝通形式，但並不是所有人都喜歡講視訊電話。我記得我曾經跟某一家客戶以視訊聯繫，當他們發現自己出現在Zoom上面時，竟然直接躲到桌子底下去──我沒在開玩笑，他們根本是逃離鏡頭，因為他們以前從沒使用過視訊電話，才會有這種反應。
即便我們的客戶和潛在顧客不想開鏡頭露相，我們依然要開鏡頭。因為我們相信，對方看得到我們，才可以建立更融洽也更熟稔的關係。在疫情期間，我們也發現大部分的合作廠商開始採取同樣的方式。
看得到畫面，也更容易看出對方是否分心，通常從表情就可以看出端倪。有一次業務上的視訊通話，我們的員工剛好人在車上，因此沒有打開鏡頭，他實在自顧自的、滔滔不絕講太久，我從潛在顧客的視訊畫面就可以看出他對這次提案已經失去興趣。然而，因為這位業務沒有打開視訊畫面，所以根本沒有察覺顧客的情緒，也無法即時應對。
雖然我們大力推薦使用視訊電話，但各位也務必了解，視訊比以往面對面或在電話中討論更加令人疲憊，這也是「視訊疲乏」(Zoom fatigue)一詞出現的原因。我們會對視訊感到疲乏有許多科學因素：首先，大部分視訊會議的參與者會覺得自己必須與面前的螢幕──或是鏡頭上的綠色光點──保持眼神接觸，整個視訊的過程都不可間斷，長期下來會特別令人疲憊。
此外，實際面對面開會時，談話之間出現短暫的沉默再正常不過；然而視訊時，對話一旦出現停頓就令人備感壓力，大家會擔心是不是設備或網路出問題，也可能急著說話填補這個尷尬的沉默時刻。雖然視訊是科技的一大進步，但也有各式各樣的證據指出，視訊會議比起實體碰面或電話中的對話更令人耗費心神。
如今有上百萬的上班族體會到連續花四小時講視訊電話的感受，因為必須全程表現專注、用心參與，這樣的狀態令人筋疲力盡。一般人通常無法忍受好幾個小時盯著鏡子裡的自己，長時間在電腦螢幕上看著自己的臉也是同樣令人茫然。我們可以在講視訊電話時使用「目前演講者」(speaker view)的模式，特別是在講一對一的視訊電話時這招更是好用。使用這種模式時，發言者的螢幕畫面會放大，令與談者更容易專心。
我們以前的策略是盡可能使用視訊通話，但因為現在遠距會議越來越普遍，我們開始意識到，長久累積下來的視訊疲乏可能造成負面影響──通常講了三～五小時的視訊電話後，就會開始令人感到疲憊，因此改將更多公司內部討論的視訊會議轉換為其他形式，對員工來說會更有幫助。公司內部團隊之間通常已經有良好的合作默契，因此將視訊會議轉變為電話會議的形式，你就能選擇坐在戶外進行電話會議，可以在住家附近走走，甚至是在家裡講電話時一邊動一動，幫助血液循環。
總結這裡提供的視訊電話小祕訣是：
1. 將視訊會議時間保留給與公司外部人士的會議、概念發想的討論、全公司會議；或是討論公司內部的敏感話題時，像是與員工溝通工作表現缺失。
2. 用電話與同事進行不那麼正式的會議、十五分鐘的工作回報，或是只需要聆聽而不必參與談話的團體討論。
善用非同步視訊
還有另一種使用視訊做為單向溝通的好方法，這種方法也越來越受歡迎：非同步視訊(asynchronous Video)，或稱為單向視訊(one-way video)。
現在的跨國公司有越來越多分布在全球不同時區的員工，因此要在一場視訊會議裡聚集所有的員工實在非常困難。在需要向全公司宣布消息時，要求超過170位員工一起加入談話也非常不容易，所以不如將訊息錄製成影片，請員工有空時觀看。這種以視訊影片向員工傳達訊息的感覺比冗長的電子郵件來得平易近人，拍影片更是比撰寫電子郵件快，還能更清楚傳達言詞間的情緒。像Zoom、Loom、Vidyard 這些視訊平台都很適合用來錄製這種影片。
非同步視訊不僅很適合用於團隊間的溝通或向全公司傳遞訊息，用於個人之間的溝通也越來越便利。假設你收到一封需要謹慎回應的電子郵件，在這種情況下，錄製短片比撰寫及編輯細膩的書面回覆更有效率。與其花上整整一小時寫作、編輯內容複雜的電子郵件，你可以花不到五分鐘的時間錄製影片，以彷彿面對面討論的形式回應對方。疫情期間，我們有一位高階主管就把以往每個月底會寫給全體員工的每月總結信件，改成錄製非同步視訊影片，她以後大概也會繼續使用這種模式，因為這樣她每個月就可以少寫一封信了。
對於大部分的人來說，寫作並不是一件信手捻來的事。在遠距辦公室裡討論重要事情時，很容易因為使用電子郵件而把訊息傳達得不夠清楚，造成工作團隊誤解或是不了解接下來的行動方針。非同步視訊則可以避免這一點，因為發送訊息的人可以在影片中清楚表達自己的意思，也可以融入重要的元素如語調和肢體語言。非同步視訊也可以讓員工的工作安排更有彈性。如果有員工或同事問了個很難用電子郵件回答的問題，你不必忙著安排跟對方進行視訊會議，只要錄製影片傳送給對方，就可以放心信任這支影片能完整傳達你的意思。
但各位也必須了解使用非同步視訊的適當時機。因為收到影片的對方無法即時回應，在處理某些敏感議題，如解決爭執、回饋負面意見、處理其他可能引發爭議的情況時，就不適合使用非同步視訊溝通。請絕對不要用非同步視訊進行績效管理。非同步視訊很適合用來傳達值得下載保留的資訊，例如：解釋某些程序、向工作團隊更新工作近況、教育訓練、向同事簡報專案狀態。
雖然這種溝通方式可能感覺起來不太自然，特別是在某些工作文化場域裡，這種感受可能會更明顯。收到畫面中有人在對你講話，卻無法直接回應的訊息，也可能會讓人不太習慣。所以很重要的是，工作者在拍攝這種非同步視訊時必須把這一點銘記在心：讓收到影片的人一開始就會知道影片涵蓋哪些內容，並且提供對方提出疑問或回應的明確管道，必要時可以做進一步討論。
作者介紹
羅伯特．格雷瑟
跨國夥伴行銷代理公司「加速夥伴」(Acceleration Partners)的創辦人兼執行長。加速夥伴是全球規模最大、歷史最悠久的全面遠距工作組織之一。在他的領導下，加速夥伴榮獲許產業及公司文化獎項。羅伯特也連續兩年躋身Glassdoor最佳中小企業執行長的行列，最高曾獲第二名。
他是《華爾街日報》(Wall Street Journal)、《今日美國》(USA Today)專欄作家，也是四本國際級暢銷書的作者。他是播客「人生煉金術」(Elevate Podcast)的主持人，該節目是20多個地區排名前20的創業播客。
他同時是享譽全世界各企業、組織的演講者，《富比士雜誌》(Forbes) 、《Inc.》、《創業家》雜誌的專欄作家。他還透過電子報「每週五讓愛傳出去」(Friday Forward)分享他的想法和見解；這是一份每週五鼓舞人心的時事通訊，已在全球60多個國家擁有超過20萬名個人及企業主讀者。
米克．史隆
「加速夥伴」的領導發展與內容創新經理，是本書的共同作者。他與女友梅瑞迪斯住在美國維吉尼亞州的阿靈頓郡，熱愛跑步、閱讀、聽播客。
本文經授權轉載自遠流出版《WFH在家工作的成功祕訣：美國中小企業最佳CEO教你高效、彈性、具團隊精神的企業競爭新優勢》
責任編輯／郭家宏
