垃圾信件夾從此得救啦!蘋果公司顧問都靠這實用3招整理E-Mail,快速卻效果驚人啊

2017-02-20 08:00

? 人氣

科技時代降臨,電子郵件已經可說是人與人最基本的聯絡方式,但對許多人來說,面對多又雜的資訊,要整理電子郵件可說是場災難,交給你一些管理電子郵件基本的小撇步!

一、高估電子郵件的可靠性

整理管道時,我以「重要度」和「流量」作為標準,來決定查看不同管道的頻率。你會發現我漏了一種:也就是會收到大量重要又急迫訊息的管道。

有這種情況發生時,表示這個管道很難管理,而電子郵件最常發生這種情況,但今日電子郵件已成為工作中的主要溝通方式。也就是說,重要的訊息常常和雜訊、閒聊等信件混在一起、大量湧入。該怎麼有效運用這個管道?

‧ 過濾郵件
分類出來自重要人士的訊息,再刪除其他垃圾郵件。

‧ 分流
鼓勵親戚、朋友、同事和客戶需要你立即回覆時,用簡訊或電話來聯絡。事先告訴他:「用電子郵件聯絡,得不到立即回覆。」

雖然,這兩個小訣竅不能解決濫發電子郵件的根本問題,而且就算你發展出一套個人的收發習慣,其他人也不會因此配合。不過,這個方式能讓你決定,哪些優先訊息能干擾你的工作。

另外,別忘了教育你的朋友、客戶和同事,根據訊息的重要性選擇發送管道。這看似在打一場必敗的仗,但絕對值得努力(因為只要你繼續拖延回覆,他們多半會換個發送管道)。

二、處理電子郵件是一種裝忙

電子郵件衍生出的第二個問題,也是最大的問題:它相當誘人。一直盯著收件匣,等待新的震撼消息,常讓人誤以為這也是在工作。這件事沒什麼挑戰性,也不需要什麼思考,卻能讓人感到正向和滿足,即使只是回覆了一封毫無意義的郵件,也像完成了一項工作。這種裝忙的感覺相當於小孩子心愛的睡眠毯子:有安撫作用,卻沒有實質效用。

三、收件匣只分未讀和已讀,模糊不清

你是否也發現,收件匣裡常常有些看過主旨一眼,但實際上卻未讀的信件?多數情況下,電子郵件似乎變成一種粗略的工作清單,但多數信件的主旨模糊沒辦法一眼就分辨出這封信是否已經讀過、已經處理過,或它是不是關於十萬火急的事。

此時,可以運用「二分鐘原理」。假設某項任務不用二分鐘就能處理掉,就立即動手。根據這項原則,先把不重要的電子郵件刪除或存檔,只處理立即回覆即可的郵件。如果有較花時間和費事的郵件,就把待辦清單找出來,寫下未來要回覆的時間。

要是過去幾週、幾個月,甚至幾年下來,有上百或上千封未讀郵件,該怎麼辦?先檢查一遍存放超過一個月左右的信件,也許還能從中找到非常重要的信,把它們從收件匣移走、存檔。日期比較近的,但也躺了好幾天的郵件,就針對看起來重要的訊息,詢問寄件者是否還需要回覆。假如寄件者又回信給你,它就變成一則新訊息,可以重新開始處理。這樣下來,擺超過一個月的電子郵件應該都殺光了。

作者介紹|班‧以利亞 

目前是蘋果公司的顧問。他一開始服務於全球幾家大型的科技公司,克服了工作效率過低的難題後,開始到各大企業擔任講師,幫助人們在資訊龐雜的世界,與各項矛盾的資訊建立更好的互動關係。|

本文經授權轉載自大是文化《待辦事項這樣列,工作當場完成一半:只花兩分鐘、用五個詞,裝忙整理清單,你再也不會被「沒做完」追殺

關鍵字:
風傳媒歡迎各界分享發聲,來稿請寄至 opinion@storm.mg

本週最多人贊助文章