傑森．弗里德（Jason Fried）說聊天群組「就像是在開一場持續整天的會議，與會者就只是一些隨機人士，也沒有議程」。這句話之所以特別值得注意，是因為弗里德創立的公司Basecamp，自己製作了一款相當受歡迎的通訊 app，但是弗里德知道，為了公司著想，必須確保他的客戶不會被這個 app 弄得心力交瘁。他向使用這種通訊 app 的團隊提出了幾項建議，無論他們用的是 Basecamp、Slack、WhatsApp 還是其他家的服務。
「我們學到的是，如果是少量而精準地使用這些通訊 app，在某些非常特定的情況下會是非常合理的。」弗里德在一則公開的貼文中寫道：「讓它變得相當不合理的狀況會是，在組織內部把聊天群組當成最優先的、預設的溝通方式。小部分採用，可以；但是全面通行，則否……如果一家公司在進行考量的時候，經常是用一行訊息一行訊息的方式在思考，那麼最後各式各樣的壞事都會發生。」
弗里德相信，我們使用的工具會改變我們工作時的感受，於是他建議聊天群組要精準地使用。「你是否心力交瘁、筋疲力盡又感到焦慮？還是你覺得平穩、冷靜又安定？這些不僅僅是心理狀態而已，更是我們所使用的各式各樣的工具所造成的結果，也是這些工具所鼓勵我們去做出的行為。」即時性是聊天群組的本質，這也是讓它們如此獨特的原因，即便如此，弗里德相信：「『現在立刻馬上』應該要是個例外狀況，而非一個規則。」
這裡有四條規則，讓你可以有效地管理聊天群組：
規則一：使用通訊軟體的時候，像是在洗三溫暖一樣
在使用聊天群組的時候，我們應該像在使用其他同步性溝通管道時一樣。我們不會自願去參加一場長達一整天的會議；所以聊天群組也是一樣。弗里德建議我們：「把聊天群組當成三溫暖──待一會兒就出來……待得太久對健康不好。」
或者，我們也可以在群組裡面安排小組會議的時間，這樣一來所有人都會同時在線上，這樣使用的話，聊天群組會是一個減少實體會議的好方法。
通訊軟體公司的執行長相當坦誠地建議大家要有限度地使用自家的產品，但是許多使用這些服務的組織都鼓勵員工整天泡在這個三溫暖裡面潛水。這是一種具有腐蝕性的做法，並且這不是一個人的改變就可以解決的問題。在後面的章節，我們會處理公司文化失調的問題。
規則二：排定時間來使用
聊天中常常會用到單行式的回覆、動圖和表情符號，這些創造了一連串源源不絕的外在誘因，通常是把我們從具有引力的事情中拉走。要對付這些的話，就要在你一天的時間裡面，安排時間跟進這些聊天群組裡的內容，就像你會在行事曆上替其他所有的任務安排各自的時間箱一樣。
也要讓同事們有心理準備，讓他們知道你預計在什麼時候會沒空，這一點相當重要。你可以向他們保證，晚一點，等到分配好的時間到了的時候，你就會對這些對話做出貢獻，這可以讓他們感到安心。但是在那之前，因為專心工作，並且開啟「請勿打擾」模式，不應該因此而萌生罪惡感。 （相關報導： 新新聞》1.24兆規模！台人最愛的境外高收益債基金恐變最痛 ｜ 更多文章 ）
規則三：要挑剔
說到聊天群組，被加入對話群組的人要經過精挑細選。弗里德建議：「不要把每個人都拉進去，群組愈小，就愈好。」延續之前召開會議的譬喻，他表示：「召開一場三人的會議很完美，六人或七人的話就會相當混亂且極其沒有效率，群組也是一樣，如果你只需要幾個人的話，小心別把整團人都邀請進來。」關鍵在於，要確保裡面的每個人都可以對於這個對話做出貢獻且獲得收穫。
