Email內容不是越長越有禮貌！職場信件「4句話模板」專業又不失禮，還能提升主管好印象
凡是一般的商業電子郵件，必得設法避免「愈求禮貌，愈寫愈冗長」。（示意圖／取自photo-ac）
編按：Email信箱已成為現代人日常生活、職場往來不可或缺的溝通工具，尤其在職場中，Email的寫法和禮儀顯得尤為重要。有效且得體的Email不僅能提高職場形象，還能不失禮、避免不必要的誤解或衝突，在撰寫職場Email時，語法、稱謂及格式也要謹慎處理，寫得冗長有禮，其實不一定禮貌。
「忍不住愈寫愈長……」這樣解決
收信時最令我感到困擾的，就是收到鋪陳過長的電子郵件。
每次看信我都是從頭看起，有些信件不管我看了多久，依然搞不清楚來信者所言何事。只見信上洋洋灑灑地寫著感謝的詞句、當天的天氣，甚至還有關心我身體狀況的內容，直到最後，我才終於搞懂對方「原來主要是講這件事啊！」
鋪陳冗長的主因有二，其一，單純寫得過於禮貌，這應該是寄件人顧慮到不可失禮，認為彬彬有禮的寫法才屬美德的想法所致。至於另一個原因，則是因為內容實在難以下筆，為了找藉口推託，導致鋪陳變得冗長。
若將兩種原因相比，後者較容易有所自覺。通常他們都會心想：「真傷腦筋耶！」、「該怎麼寫，對方才能理解我的難處啊！」等，絞盡腦汁地苦思內容，最後則是反省：「啊，原來已經寫成長篇大論了。」同時按下「寄出」鍵。
除此之外，有時還會以曖昧不明的寫法，自我感覺良好地認為「這樣對方應該能了解我的心情了吧！」針對這種狀況，我將於後面的章節中說明。
寫得冗長有禮，最沒有禮貌
在此，我想先談談沒有自覺、寫法太過彬彬有禮，結果導致鋪陳冗長的例子。不過，這種狀況也能利用4句模式加以改善。
【事例2】鋪陳過長的商業電子郵件
大家好。
十分感謝各位出席前幾天的電子書對策會議。
會議進行了很長的時間，也出現多次熱烈的討論。
就對策委員會而言，看到各位對此議題如此高度關注，安心了不少。
今後本會擬持續觀察市場動向，並一邊與各位進行商討。希望後續營業部同仁到各大書店、編輯部同仁與其他公司或作者接觸、以及總務部同仁與廠商聯繫時……公司各個部門都能協助收集相關資訊。
此外，公司收到了大量投稿。
因此，對策委員會打算針對這些稿件各自的條件及優缺點進行匯總，並於下次七月九日（五）的對策會議中提出報告。
希望大家都能以正面積極的態度迎向書籍電子化的趨勢，將此視為全新的事業契機，並且踴躍出席下次的會議。
七月一日
電子書對策委員會
以往這類同時分發給「各部門相關人員」的書面文件，都是寫在紙本上，而為求文章體面，或許需要寫出相當份量的篇幅。不過時至今日，許多公司內部文件幾乎都是使用電子郵件，正因如此，商業場合中的資訊發送頻率大增，而且內容變得簡短扼要。
基於此故，凡是一般的商業電子郵件，必得設法避免「愈求禮貌，愈寫愈冗長」。無論是寄件者，還是收件者，對於他們而言，冗長的電子郵件只會浪費時間，經濟效益當然不佳。
就這封信來說，最重要的就是必須釐清最想表達的內容為何。
應用〈基本布局型四句〉
1、拋出問題：十分感謝各位出席前幾天的電子書對策會議。
2、表達意見：就對策委員會而言，為求得以有效活用各部門資訊，希望今後也能繼續保有與各位商討的機會。
3、展開論述：另外，針對公司收到的大量投稿，本會擬匯總之後，於七月九日（五）提出報告。
4、結論：希望大家都能將書籍電子化的趨勢視為一種事業契機，踴躍出席下次的會議。
明明擷取重點後只要四句就能交代清楚的內容，卻被寫得又臭又長的例子，其實相當多。然而，由於商業電子郵件無人可代為檢查，只能靠自己察覺修改，因此絕不疏於自我檢查的心態十分重要。
作者簡介｜樋口裕一
目前為日本多摩大學教授、京都產業大學客座教授。一九五一年出生於日本大分縣。早稻田大學第一文學部畢業後，進入立教大學研究所完成博士課程。除了以法國文學、非洲文學的專業譯者身分參與各項活動外，還從事從小學生到社會人士的申論寫作指導工作，訂定出獨創的指導方式。主導專門傳授作文、申論寫作的遠距教學補習班──白藍塾。
暢銷著作包括：《貨真價實的思考力》、《樋口式「聰明人」的文章練習簿》、《頭腦整理的庸才與高手》（以上皆為暫譯）、《這樣說就對了》、《與主管相處，一定要學會聰明回話術》等書。
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風評：曹興誠的鈔票和他的女人 成功的男人有兩大麻煩，一是鈔票多，二是女人多，一場「大罷免」，玩成曹興誠的陳年老緋聞和捐款疑雲，最該氣結的不是曹興誠，而是「大罷免總召」柯建銘，本來就見仁見智的罷免運動，討論度更趨冷，熱議的反而是老曹與女友的密照是真？是假？是哪路神仙釋放的料？曹興誠應該感謝國民黨立委翁曉玲，若非她提出三十年前一場「沈曹對弈」的一千五百萬「賭注」，好事者還繞著照片打轉。
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王義雄觀點：川普出賣烏克蘭難道不會出賣台灣嗎？美國國務卿盧比歐與俄羅斯外長拉夫儸羅夫在沙烏地阿拉伯進行會談，針對結束俄烏戰爭及全面恢復美俄關係等事宜進行討論。美蘇單方面的協議，表面上說是追求和平，事實上卻暴露美國外交政策的功利性與霸權本質。烏克蘭的命運將取決於大國利益的妥協，而國際社會對美國信任的流失，可能促使更多國家重新評估對美關係，並尋求多元化的戰略夥伴。這場戰爭不僅是東歐的地緣悲劇，更標誌著「美國治世」的進一步褪色，全球秩序正進入更不穩定、更現實主義導向的新階段，台灣想要倚靠美國保護根本癡人說夢。
杜宇觀點：關稅戰沒有真正的赢家全球產業發展正面臨多重挑戰，包括全球市場競爭加劇、保護主義興起、能源短缺、數位化轉型以及地緣政治不確定性，又逢美國總統川普上任後強調「美國優先｣，宣稱為追求該國在國際貿易中獲得公平待遇，減少貿易逆差（美國去年貨品貿易逆差超過1.2兆美元），並提高美國產品的競爭力，頻頻對外發表新的關稅政策，繼對所有進口至美國的鋼鐵和鋁徵收25%關稅後，又宣佈將實施對等關稅計畫（ReciprocalTradeandTariffs），涵蓋186個擁有最惠國待遇的美國貿易夥伴，勢必嚴重破壞以最惠國待遇等規則為基礎的多邊貿易體制，同時也考慮了各國對美國設置的非關稅壁壘，包括不公平的補貼、監管、增值稅、匯率等因素，對全球供應鏈造成衝擊，更加劇全球貿易緊張局勢；只是隨著驅逐非法移民行動的推進以及關稅的提升，美國通脹可能會再度抬頭，導致能源和食品價格持續上漲，令民眾怨聲載道。
吳典蓉專欄：當成為台灣的澤倫斯基不再是讚美賴清德和蔡英文這兩位前後任總統行事作風迥異、更曾因英賴之爭導致兩人相敬如冰，然而，賴清德之前出席哈利法克斯台北論壇，面對川普2.0巨變所提出的因應對策，卻和蔡英文時代如出一轍，當「今日烏克蘭、明日台灣」已成國際媒體的焦點時，賴清德的發言著實令人有時空錯置之感。
觀點投書：綠營黑魔法─萬事怪給在野黨中華隊6:3大勝西班牙，舉國歡騰，確立了2026年世界棒球經典賽門票到手。可前幾天，一樣對手是西班牙但輸球時，卻有側翼造謠，一切都要怪罪給藍白砍預算。雖然根本沒有砍到選手權益的預算，不過只要這塊土地上發生任何負面的、糟糕的，多數情況下其實是政府失職的事情，都會出現一股神秘的聲音「藍白砍預算」餘音繞梁，接二連三。
觀點投書：棋手？棋子？當歷史機遇變成歷史現實在俄烏戰爭三周年之際，烏克蘭仍在血戰泥淖，挑戰與三年前相比毫無二致，但國際社會的關注卻消散如煙。近日基輔遭遇俄羅斯最大規模的無人機襲擊，烏克蘭總統澤倫斯基終於說出大實話：如果能換取和平或加入北約，他隨時可以下台！一邊是澤倫斯基「為國犧牲」的戲碼，另一邊是其外長急切地宣稱今年就要結束戰爭。然而，這場戰爭真正的主導權掌握在哪裡，還需要他們自己決定嗎？
林深靖專文：敢言當下─《大學雜誌》58週年紀念感言《大學雜誌》從1968年元月創刊到1987年停刊，其中歷經幾度轉折，無數寫手參與其中，可謂紀錄了一整個世代台灣知識人的精神面貌。我想從其中一期，即1971年(民國60年)1月出刊的第37期來分析《大學雜誌》的時代意義。
觀點投書：停止冒進罷免，台灣民主才能進步全國大罷免來勢洶洶，截止20日，中選會已收到64案罷免案送件，案件包含全部藍營區域立委和多個綠營區域立委。此次罷免浪潮源自於2024年選舉後朝小野大的政治格局——國民黨52席、民進黨51席、民衆黨8席，以及無黨籍2席。執政的民進黨身爲國會少數派，關鍵法案和總預算在表決時遭到藍白聯盟的人數碾壓。由於關鍵法案（比如藍白國會改革法案）涉及敏感的國安與違憲爭議，多個公民團體遂祭出罷免反製藍白聯盟，劍指36席藍營區域立委，力圖扭轉綠營頹勢。
觀點投書：壯世代政策的必要性與啟示─從國際經驗看吳春城退場風波台灣正面臨日益嚴峻的高齡化挑戰，勞動人口逐年縮減。然而，中高齡族群中許多人仍有意願也有能力繼續貢獻社會。如何讓這群「壯世代」成為經濟新動能，是各國共同面對的課題。以日本為例，該國近年修法要求企業提供65歲甚至70歲的就業機會；在歐洲，許多國家透過彈性退休和在職訓練，延長勞動參與年齡，以緩解勞動力不足問題。相較之下，台灣過去對中高齡勞動參與的重視不足，《壯世代政策與產業發展促進法》（簡稱壯促法）的通過正補上這塊缺口。壯促法旨在破除對中高齡者的偏見，鼓勵企業延攬經驗豐富的人才，並提供在職進修等支援措施，讓高齡化社會轉化為新的發展契機。
觀點投書：學生會不該是黨派下線與大罷免實驗場民進黨青年部在中央黨部舉辦的政治課，課程講者綠委吳思瑤的簡報遭揭露竟然將學生會列作自家「線下組織」，引發各界譁然，然即便政壇、媒體、政論節目、學生自治圈等多所熱議或質疑，但民進黨青年部就是不願出面說明，只留下吳思瑤以「身為關心教育政策的國會議員難道不能跟學生組織接觸嗎？」這類牛頭不對馬嘴的詭辯之詞帶過。
莊仁傑專文：借鑑不遠─台灣人必讀的《新加坡大戰略》《新加坡大戰略》作者洪清源教授，是擅長亞洲與東南亞現代外交史的學者，並且著作等身。如有關注台灣出版的東南亞研究著作，想必對洪教授討論後冷戰時代東南亞國際關係的《東南亞的當代新秩序》（八旗出版）一書並不陌生。這一本《新加坡大戰略》則是結合洪教授所關注的另一課題：李光耀與新加坡，討論新加坡建國至今的外交、國防、民防與經濟建設，以及新加坡政治菁英如何思考這些事情。更有趣的是，此書雖從政治學的大戰略思維切入，但又跳脫政治學的質性研究方法，改由史學方法進行研究。這也反映新加坡的政治學研究強調史學方法的性質。
不只勞年年金！勞保局發1筆錢「可領近10萬現金」，一次發放5個月、請領資格曝光相信有繳國保的民眾都知道，年滿65歲後可以領國保老年年金。不過，其實除了老年年金，國保還有身心障礙年金、遺屬年金、喪葬給付、生育給付共計5大項。其中喪葬給付於今（27）日入帳，這筆錢是許多人常忽略的，此給付由被保險人在保期間去世，由「支出殯葬費的人」來請領。那麼國保喪葬給付有多少錢？國保喪葬給付申請條件與方法為何？本文一次整理給大家。
媽媽們領錢了！勞保局「發近4萬元現金」，錯過申請期限就拿不到了生小孩從產檢、月子中心、月嫂，到小孩的尿布、奶粉錢，都讓爸爸媽媽的存款水位迅速下滑。因應新生命的到來，政府其實有一次性的生寶寶大紅包，也就是「生育給付」可以領。依照產婦是農保、勞保、國保的身分補助金額有所不同。這筆生育給付只有媽媽可以領，不過如果媽媽是勞保或國保，而爸爸是保農保，那除了媽媽的那一份，爸爸也可以請領。今（27）日是「國保生育給付」的帳日，所以本文整理國保生育給付金額、申請方式，還有一定要注意的地方，沒有多加留意，恐讓這筆生寶寶大紅包充公國庫。
脊椎手術也有導航！微創開刀新技術宛如「體內Google Map」 免暴露X光更安全60多歲李先生3年前因脊椎狹窄，於他院接受傳統手術，因傷口大且疼痛，令他留下陰影。不料日前舊疾復發，因嚴重影響生活品質，他鼓起勇氣轉往台北醫學大學附設醫院就醫，神經外科團隊採用新型精準的「3D導航微創脊椎融合手術」，傷口不到3公分，及術後翌日即可下床。醫師指出，病人因曾接受脊椎手術，原有解剖結構改變，透過3D導航技術可提高手術安全，亦適用於肥胖、骨質疏鬆及腫瘤等複雜病情。
突然天旋地轉別輕忽 國際研究發現：這種眩暈症最會找上年輕人聽力障礙是新生兒常見的先天性缺陷之一，據國健署統計，國內每年約有700到800位小寶寶被診斷是聽損兒。至於眩暈發作起則是天旋地轉，也是耳鼻喉科門診很常見的主訴。為提供聽損、眩暈更好的臨床治療，國泰綜合醫院日前舉辦耳神經科學國際研討會，邀請來自美國、土耳其及台灣3國頂尖耳神經科學領域專家與會，盼為耳神經疾病帶來新的治療前景。
陳怡君、林岱樺雙雙涉弊 民進黨確定要查了：幾乎全票通過立案民進黨議員陳怡君涉詐領助理費逾300萬元，現遭羈押禁見；民進黨立委林岱樺也疑涉助理費案，被檢調搜索後以100萬元交保。民進黨廉政會今（26）日晚間召開會議，確定立案調查陳怡君、林岱樺兩人，廉政會主委邱駿彥受訪時表示，陳怡君被收押禁見，沒有延押的話可能3月底請她到案說明，林岱樺會儘速發函請她到案說明。
不肖業者違法跟監 女董座車上裝GPS連吳欣盈也曾受害台灣業界排名前五大的藥品代理商「和安行」前年爆發股權之爭，時任董事長盛寶嘉的座車被徵信業者李榮全偷裝GPS企圖跟監，李被依妨害秘密罪嫌起訴，但犯罪動機及委託者都不明。台北地院今天開庭，李榮全辯稱當天是到停車場想上厠所才躲在車子後面，否認涉案。盛寶嘉最近又遭不明人士跟監，身心受到極大壓力，希望檢警查明幕後黑手。
超過2030萬人次參觀 2025台灣燈會在桃園創造270億產值台灣燈會歷年活動帶來大量觀光人潮，本次「2025台灣燈會在桃園」自2月7日至23日共17天累積超過2030萬人到訪。其中A18、A19燈區成功吸引超過1500萬人次到訪，13響應燈區也超過530萬人次，也成功創下超過270億的產值。在如此成功的背後，桃園市政府也付出相當多的心力。
爆料「民進黨開8位數賄藍委」被求償百萬 黃揚明判決出爐：寧鳴而死在2024年立法院長選舉期間，媒體人黃揚明當時爆料，民進黨有人接觸國民黨特定立委「開出8位數、千萬元以上利益」，企圖利誘藍委跑票，民進黨因此對黃揚明提告並求償100萬元。而台北地方法院今（26）日一審宣判，黃揚明敗訴，不必賠償但須負擔民進黨刊登勝訴啟事的費用，可上訴；黃揚明對此則表示，「寧鳴而死，不默而生」，即使最後確定免賠，仍會以100萬元扣除相關訴訟費用後，全數捐公益。
