AI工具加速進入企業，員工卻不一定因此更有效率。根據Asana針對全球逾1萬名知識工作者的調查，約60%工作時間仍耗在溝通協調、搜尋資訊與行政流程。台灣理光今（15）日宣布「AI共智創新基地」開幕，結合DocuWare智慧文件管理平台，從文件辨識、合約比對到流程稽核切入，瞄準企業數位轉型常見的資料分散與工作斷點，推動「20/80效率革命」。
從辦公設備延伸至AI流程服務
台灣理光指出，許多企業目前面臨「資料很多、知識很少；科技很快、流程很慢」的問題。文件分散在不同系統，格式也不一致，員工往往必須花費大量時間搜尋、整理與人工登打，不僅降低行政效率，也增加人力招募、教育訓練及作業錯誤成本。
在台灣理光提出的「20/80效率革命」框架下，傳統辦公環境中，員工可能有高達80%的時間投入重複性行政工作，真正能用於判斷、溝通與創新的時間不到20%。因此，台灣理光希望透過DocuWare將分散的文件與資訊數位化、結構化，再交由AI承接重複性工作，讓人力回到更具價值的決策與創新任務。
此次成立AI共智創新基地，也象徵台灣理光的服務定位從辦公設備供應商，進一步延伸至企業AI數位轉型夥伴。其導入方向並非只提供單一AI工具，而是從企業工作流程、資料治理與資訊安全條件出發，協助客戶逐步驗證應用成效。
AIDP以少量樣本啟動文件辨識
DocuWare是理光集團旗下的企業內容管理軟體，台灣理光此次聚焦兩項AI應用。首先是DocuWare AIDP，整合大語言模型（LLM）技術，讓系統能依照文件內容與脈絡進行辨識。
相較於傳統文件辨識系統通常需要大量樣本訓練，AIDP僅需一至兩份樣本，即可進行初期驗測與調校，並支援手寫中文、圖文混排等較複雜的商業文件。台灣理光表示，實測針對台灣商業文件的辨識準確率達九成以上，應用對象包括合約、海運提單等文件，有助於降低人工判讀與資料輸入負擔。
另一項方案DocuWare Aura，則鎖定合約管理與財務單據處理。企業員工可透過自然語言查詢特定合約條款，系統同時提供相關文件，也能協助比對不同版本或不同供應商合約之間的條款差異。
由於合約、財務資料及營業文件通常涉及企業機密，Aura強調在企業受控環境內運作，搭配權限管理及稽核機制，讓企業在使用AI處理文件時，同時兼顧效率與資料安全。
醫材稽核時間縮短逾5成
台灣理光提供的案例顯示，AI文件管理已開始進入醫療、金融等對文件正確性與資安要求較高的產業。
某全球醫材品牌過去透過經銷商體系銷售產品，每季必須投入大量人力進行現場抽查，面對大量紙本發票時，人工比對不僅耗時，也可能面臨合規時效壓力。導入AI文件辨識方案後，系統可自動辨識不同格式的發票，將內容轉換為結構化資料，再與企業內部申報資訊交叉比對並發出異常警示。
台灣理光表示，該案例導入後稽核作業時間縮短逾50%，專案涵蓋率則穩定達80%以上，讓稽核工作從人工逐筆檢查，轉向由系統先行處理與篩選。
金融業方面，某大型銀行每年需處理逾70萬件扣押公文、企業稅報、繳費單及電費單等文件。導入以DocuWare為核心的智慧文件平台後，透過AI智慧索引進行文件辨識與資料擷取，文件辨識率達80%至90%。
此外，該平台也建置於封閉式內網架構，整合權限控管、完整稽核軌跡與即時告警機制，在處理大量文件的同時，兼顧資訊安全、法規遵循及日常營運需求。
AI落地仍須保留人的判斷
台灣理光常務董事許博惇表示，AI導入企業的重點不在於單純取代人力，而是重新分配人與系統的工作邊界。「AI的真正價值在於放大『人』的判斷力與創造力，而非取代人力。透過DocuWare系統導入，我們希望陪伴企業從小規模、可驗證的應用情境出發，以『小步快跑、有效再擴大』的節奏，穩健打造最適合本土企業的混合辦公與協作模式。」
台灣理光認為，企業AI應用能否長期運作，關鍵仍在於是否具備清楚的權責分工、資料治理與資安架構。因此，未來將持續整合軟體、硬體、流程自動化及資訊安全服務，協助企業從文件電子化開始，逐步走向跨部門流程重整與數位治理。
理光集團目前業務遍及約200個國家與地區，服務逾140萬家企業客戶；旗下DocuWare則已應用於金融、醫療及科技等產業。台灣理光表示，AI共智創新基地將作為企業驗證文件管理與流程自動化應用的起點，協助企業在混合辦公環境中降低行政負擔，將更多時間重新投入核心業務。
（相關報導：
幫台積電洗晶圓有多難 藝康全球副總：整座湖水加一粒鹽水就不夠純
｜
更多文章
）
