隨著台港企業與投資人赴日發展的比例逐年攀升，許多企業在度過草創期後，逐漸進入在當地招募、僱用員工的階段。然而，日本的人事勞務法規以嚴謹與繁瑣著稱，除了日常的薪資結算之外，企業每年還必須履行多項法定義務。
對於不熟悉日本制度的海外經營者而言，若因疏忽而漏報相關手續，不僅可能面臨高額罰金，更可能牽連企業主的在留資格（簽證）。若是初次在日本僱用員工的企業主，每年有「三大年度手續」絕對不可輕忽。
一、 勞動保險年度更新（每年6月）
日本的勞動保險涵蓋「勞災保險」與「雇用保險」，其保險費的繳納採「先預繳、後結算」的機制。每年 6 月 1 日至 7 月 10 日是法定的申報期，企業必須在這段期間內，結算「去年度（4 月 1 日至隔年 3 月 31 日）」支付給全體員工（含已離職員工）的實際薪資總額。這些薪資包含了基本薪、加班費及獎金，但不包含離職金或婚喪喜慶等非勞務對價的一時慰問金。
企業算出確定的保險費後，需與去年預繳的金額進行多退少補，同時也要依據「今年度」的預估薪資，申報並預繳下一年度的概算保險費。若未如期申報，日本政府除了會直接強制核定保險費額度外，還會額外追徵高達 10% 的延遲金。
在筆者的實務經驗中，經常遇到持有「經營管理簽證」的企業主忽略此手續。直到前往出入國在留管理局辦理簽證更新，被要求補交「勞動保險料納付證明」時才察覺遺漏。這不僅會衍生追徵金，嚴重時更會因手續延宕而趕不上簽證更新的時程，對經營者而言風險極大。
二、 社會保險算定基礎（定時決定）（每年7月）
6月申辦完勞動保險年度更新後，另一項重頭戲是「社會保險（健康保險與厚生年金）」的定時決定程序。為了避免保費與員工實際領取的薪資產生過大落差，企業每年必須重新核算一次保費基準，申報期為每年的 7 月 1 日至 7 月 10 日。由於與勞動保險的申報期高度重疊，每年 6、7 月往往是日本企業人事部門最繁忙的時期。
不同於勞保看去年一整年度的數據，社保的計算方式是取樣當年度最近「 4 月、5 月、6 月」這三個月實際發放的薪水來計算平均值。這項新算出的保險費級距，將適用於當年 9 月至隔年 8 月的保費扣繳。要注意的是，對象必須是 7 月 1 日仍在職且具備社保資格的員工，且在計算月份中，該員工的出勤支薪天數原則上必須達到 17 天以上才能列入計算。
依法規，未申報或進行不實申報者，最高可處 6 個月以下有期徒刑或 50 萬日圓以下罰金。此外，算錯保費不僅會導致公司多扣或少扣款，還可能影響員工未來申請生育津貼、傷病給付的權益，進而引發不必要的勞資糾紛。
三、 36協定：慎防「連鎖效應」引發的刑事裁罰
許多外國經營者常有一個迷思：「只要全額支付加班費，員工加班就是合法的」。但在日本，若未依法簽署並提交《36協定》（時間外與假日勞動協定），即便付了加班費，讓員工加班仍屬違法行為。
日本法定工時為「1日8小時、1週40小時」。因此只要企業有「1% 的機率」需要讓員工超過此法定時數工作，或是需要在法定假日出勤，就必須依法與員工代表簽署《36協定》並向勞動基準監督署完成申報。一般情況下，協定內的加班上限為「每月 45 小時、每年 360 小時」。即便因特殊旺季需求另外簽署「特別條款」，年加班時數也絕對不得超過 720 小時。
沒有這份文件卻讓員工加班，企業主最高將面臨 6 個月以下有期徒刑或 30 萬日圓以下罰金。實務上，許多雇主抱持僥倖心態，以為沒人檢舉就沒事，但往往會因其他事件引發連鎖效應。例如，2025年大阪中央勞動基準監督署就曾將一家經營十多間分店的連鎖餐飲企業負責人「函送法辦（書類送檢）」。起因僅是一名員工因長時間勞動申請「勞災保險」給付，勞基署在調查勞災的過程中，查出該企業並未依法締結《36協定》，最終導致雇主被移送檢方調查。
結語：降低法遵風險，仰賴專業協助
日本的勞動法規相當細緻且執行嚴格。上述這「三大年度手續」雖然每年皆須辦理，但彼此的對象認定、薪資計算區間（如勞保 4 月至隔年 3 月，或社保 4 月至 6 月）皆不相同，實務上極易混淆。
對於剛踏入日本市場的台港經營者而言，與其耗費大量經營精力處理繁瑣的行政手續，或因誤判法規而承擔簽證與罰款風險，建議將此類人事勞務工作交由日本當地的專業人士「社會保險勞務士（社勞士）」來協助把關。透過專業的法遵支援，企業主才能無後顧之憂，專注於日本事業的拓展與增長。 （相關報導： 丸山翔觀點：不只是一本「員工手冊」—日本「就業規則」對雇主而言的真正意義 ｜ 更多文章 ）
＊作者為日本社勞士、行政書士。
