這個重要-急迫矩陣我想大家都很熟悉了，大家也都會用，但我發現時間管理無效的人，最大的問題就是分不清楚事情的輕重緩急，我舉個例子，有個人跟你說明天我要給老闆一份報告，但有一個問題需要請你給意見，否則交不出去，請問：
「這件事情對你而言應該是重要且緊急還是緊急但不重要？」
請留意，我講的是對你而言，因為時限就是明天，但這並不是你的任務，而是別人的任務，所以對他來說是重要且緊急，但對你來說應該是不重要但緊急，你可以不花時間或者花更少的時間把事情解決，而若可以，我會盡量避免不重要但緊急的事情纏上身。
而在我的認知中，有太多的東西都是屬於不重要且不緊急的，完全可以被忽略，舉例來說，我郵件會設定很多規則，把一些我認為相對重要的發信人或主題留在收件箱中，而把其他的郵件歸到別的目錄下，這類的郵件我一般不看的，但如果有人提醒我或者問我關於那封郵件的事情，我就會判斷此事是否應該要處理，如果只有一個人問，那重要性可能一般，但如果一天內有多個人提到，你就知道重要性相對較高，而那些會提醒你的人是誰呢？往往就是那些把該事項列為高重要性的人，你可以從別人的反應來協助你判斷，但千萬別把別人該處理的問題全部攬到自己身上來。
然後另一個迷思是，老闆交代的事情永遠都是重要且緊急的，我認為這是很多人的迷思，對老闆交辦的任務你該重視，但不該放下重要的事情去滿足老闆，我認為多數的老闆仍然希望你把該做的事情做好，而不希望你為了滿足他一時的需求而打亂整個節奏，所以勇敢地跟老闆確認重要性與deadline，如果跟你手邊的任務有衝突時也不妨提出來跟老闆溝通，就我的經驗，老闆仍是以大局為重的。
此外，盡可能的降低判斷的難度，別讓過多的選項進入重要急迫的判斷流程裡，對我來說，我會盡可能控制同一時間內，最多只考慮3件事情，這有助於降低決策複雜度。
適度的切割工作，提高行程安排的彈性
這個行事曆看起來沒什麼問題，但它接受變更的彈性是小的，這兩天的工作似乎無法切割，需要一鼓作氣搞定它，這時如果要在週三或週四排入一些緊急任務，你往往就沒有調整彈性，除了加班大概別無他法，但如果你把時間拆成半天半天的方式，並提早進行，那你在面對臨時性任務的彈性就會大了，而工作也能更有節奏的分批完成，同時為了分批，你也會先花一點時間把工作看得更仔細一點，這都是專案管理中常用的方法，你也能用在日常的工作安排上。
另外也有人常用番茄鐘等方法來管理自己的時間，我認為也都會有一定的效果在，但我認為時間管理最大的關鍵點有二：第一，你必須要很清楚哪些事情對你來說很重要，那就要放進行程裡，第二，你必須要捍衛自己的時間自主權，別輕易的讓他人決定你的時間，唯有如此，你才能真正善用時間，並把事情按時做好。
本文經作者授權轉載，原標題：關於時間管理，我的五大訣竅
責任編輯／郭丹穎
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