相較於私事，公事的風險反而小了很多，但太多人在安排時間時都是顛倒過來了，當你一次又一次缺席你孩子的成長，而選擇去參加公司每周的例行性會議時，你就是把公事永遠放在私事前的最佳案例，但人生不用等到體驗過才來後悔，希望這一篇看完，你也會開始重視私人的行程。
長期的項目，要也排入行事曆中
我們在安排行程時，往往會關注近兩週的重點事項，這基本上沒有錯，而有些距離目前比較遠或不迫切的事情，不論重要與否，常常會被我們忽略，直到時間接近了，或者開始出問題時我們才會發現。
最典型的就是考試與運動，三個月後要考試了，明明應該養成每天或每週固定看書的習慣，但因為目前還沒有急迫感，所以就把時間安排去做其他事情，這就是所謂的學生症候群；而運動呢？更是沒有一個deadline壓在那，你一直不做好像也不會死人，但你自己明白，不保持運動習慣對身體的傷害是大的，可是你的行事曆上可能永遠不會有這一項。
我的建議是，你必須把這些長期累積的項目放到你的行事曆中，當你重視你的行事曆，堅定紀律去執行，行事曆上的行程安排就是你對自己時間運用的約定，會有一定的約束力。
以學習為例，如果你今天晚上八點後有空檔，此時開始想想該來做些什麼時，第一個浮現在腦海中的可能是看美劇，第二個是打電玩，第三個才是學習，但如果你先把學習放上行事曆，你那個時間的空檔就消失了，因為你已經把時間分配給學習，這個做法簡單且有效，如果你是無法堅持學習的人，試試看吧。
輕重緩急要確認
說到輕重緩急大家一定知道重要-急迫的四維矩陣，這工具還是有它存在的意義，我先解釋一下我的用法吧，左下跟右上一般不會是什麼大問題，但左下的內容一般是忽略的，甚至連記錄在筆記本上都不會做，多數郵件就屬於這類，你連在上頭多花一秒鐘都嫌浪費，但偏偏很多人有郵件症候群，三不五時要看一下信箱有沒有新的信件，很怕會漏掉重要的信件，我真心認為是一種浪費，但你可能會有疑問，我到底如何判斷一件事是屬於不重要且不緊急，能直接忽略的？
這我下面會再說明；針對重要且緊急的馬上處理，這應該也不是什麼大問題；但針對不重要但緊急的事情，例如有人找你開會討論事情，這件事對他來說緊急且重要，但對你來說重要性並不高，而這件事又會花你的時間，那你該怎麼處理？我的方法是能免則免，若無法避免則速戰速決，可以當面五分鐘討論完的事情，我不想花一個鐘頭聽報告，我會focus在解決問題，讓事情可以往下，而當面且找到正確的人溝通，溝通的效率就會大大提升。
