時間總是不夠用?快看看資深管理師的5大時間管理心法

2018-11-01 16:40

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你必須要搞清楚那些會議是你真的該參加的,那些只是淪為列席,排除那些非必要的會議,偶爾缺席一些例行性的會議,你會發現你在會議中的角色並不如你自己想像的重要,其他人其實就能把會議運作的很好,你不用過多的擔心。

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然後,別隨口答應別人要你參加的會議,你需要先問問對方,要你出席的原因是什麼?如果對方也講不清楚,那這會議不參加也罷,很多時候你聽完後你會知道有其他人能代替你參加,或請對方在會議後將結論發給自己,別害怕拒絕對方的邀請,因為你要對自己的時間負責。

4.堅持高效率

關於這一點我前面也有提到,很多事情其實是不需要開會的,若只是同步資訊,那發個郵件或用wechat說一下,要高效就是打電話或碰面談清楚,因為大多數的會議都是一次booking一個小時以上,但講一通電話大約只要5–10分鐘就能解決了,而我也不要求每次開會都要有簡報,我認為只要大家不用簡報也能把事情說清楚,那我建議就不要浪費時間做簡報,更高效的溝通,不要把時間浪費在無謂的事情上頭。

我在時間管理的活動中曾經分享過兩個不同時期的行事曆剪影,下方是第一張,灰色的代表集團或部門的既定會議、紅色代表我自己安排的行程,從這邊可以看到,光是「被安排」的行程就多達14個。

(圖/游舒帆 提供)
 

三個月後,我的行事曆變成這樣子,被安排且無法更改的項目只剩5個,而藍色代表的是我私人行程,被安排的比例已經降到很低,絕大多數的行程都是屬於我自己安排的,對時間的自主性相對提高許多。

(圖/游舒帆 提供)
 

私事必須要排入行程中

打開你自己的行事曆,我相信很多人的行程應該都只有公事,也就是會議、出差、工作,待辦事項也大多都是與公事有關,而私事呢?往往是仰賴記憶,或者記錄在其他行事曆或軟體中,但我想跟大家分享一個觀念,你應該把重要的事都放在你最常用的行事曆中,而為了避免衝堂或遺漏,我個人建議是你最好只用一個行事曆,而妳可以透過標籤或顏色來分辨屬性不同的行程,下圖就是我在Google calendar上的行程總表,裡面涵蓋了我所有的行程,而我用不同的顏色來作區隔,一份行事曆,包含公、私事。

(圖/游舒帆 提供)
 

而對私事,我有另一個觀點是私事優先論,為什麼?我們只要細想,通常那些會導致你面臨無法拖延的事情,到底是公事還是私事?我認為9成以上都是私事,原因有三:

1.因為公事不是你一個人的事,你再怎麼拖都會有人逼著你往前走,但私人且重要的事情往往一拖再拖

2.那些沒有被逼到死的公事,影響性大多不大

3.公事沒做好,出差錯,最大的問題大概就是失去這份工作

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