編按：和別人溝通時，該怎麼樣才能好好表達意思？其實，利用「口頭禪」，作為提升思考能力的訓練之一，這樣會讓溝通更有效率，表達更清楚。
「輔助句」， 讓你報告、說服得心應手
頭腦不清楚的人說話時有個特徵，那就是想說的內容逐行在改變。原因有二，一是被對方扯離話題了；其二則是腦海中沒有歸納出中心思想。
如果想到什麼就說什麼，在談話過程中，自己會逐漸迷惘：「我想說的是什麼啊……」在這樣的狀況下，要是所謂談話對象的「敵人」在場，大腦更會亂成一團，結果自己帶給對方的印象就變成「真是個不知所云的人」、「和那個人談話真無聊」。
不過，只要在開口前先在腦中試想過一次，思緒將能確實整理歸納。
零秒思考──「3WHAT．3W．1H」口頭禪練習
我總是建議大家利用「口頭禪」，作為提升思考能力的訓練之一。舉例而言，當談起某個話題時，不妨試著說：「其實所謂……」。
如果主題為「教育」，就試著說句「其實所謂教育……」。如此一來，便可接著說出「就是教導培育」、「就是教導人們，引導他們成為所求之姿」……諸如此類明確定義出「教育」一詞。
此外，可以試著說句：「若說起以前，曾是……」，便可將視野拓寬至所談主題的歷史狀況，進而加以思考。
這些舉例，都是我所提倡──「3WHAT．3W．1H」中的部分想法。
通常文章會被要求以5W1H來撰寫，於是我以5W1H作為參考想出這個溝通概念。只要將此概念當成思考模式牢記，除了能深入闡述，寫出的內容也將變得十分明確。
所謂的「3WHAT」即為：
「那是什麼？」──定義。
「發生什麼事？」──現象。
「為何發生那種結果？」──結果。
而「3W」即為：
WHY「為什麼會發生那種事？」──理由．根據。
WHEN「從何時開始變成那樣的？以前是怎樣的呢？」──歷史狀況。
WHERE「在哪裡發生那件事的？其他地方狀況如何？」──地理狀況。
最後的「1H」即為：
HOW「該怎麼處理為宜呢？」──對策。
實際試做看看將會明白，只要把這些句子變成口頭禪，表述的內容將不再閃爍模糊。這不僅能成為思考的訓練，還能練習精準表達。換句話說，為求言簡意賅地向對方表達己見，口頭禪可帶來相當的成效。
只要事先學會有助於歸納、順利談話的句子，萬一過程中一時語塞，這些句子將成為讓人內心篤定的得力助手。
報告長篇大論？你得先說「結論」
在商務場合中，往往被要求報告得簡潔扼要；或受主管叮囑：「拜託簡短一些喔！」應是家常便飯。這種時候，「從結論開始說起」已被視為溝通鐵則。
然而大部分的人，明明特地一開始便表明簡潔扼要的結論，接下來卻講出冗長無趣的藉口。
比方說，己說出結論：「要出給K公司的新商品，交貨將會延誤。」接著又表示：「實在很抱歉，都怪我督導不周。不過話說回來，由於今年六月K公司曾換過業務負責人，而他是臨時招募的人員，才剛剛被分派來此……」講了一長串的致歉之詞，接著說明來龍去脈。 （相關報導： 怎麼在職場獲得好人緣？專家教學2大說話技巧，不怕得罪人還能討主管喜歡 ｜ 更多文章 ）
情況嚴重的話，在說著藉口之際還會離題：「話說回來，K公司那個部門常有人事異動耶，而且……」內容漸漸五花八門。到最後只會落得這樣的形象：「這傢伙老愛長篇大論！」、「他究竟在報告些什麼呀？」
