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20171031-SMG0035-快訊小紅條兒

快記下來!沒人會教你、需要自己體會的10個工作溝通禮儀!

「溝通」絕對是工作者最該具備的軟實力,過去電腦未問世時,我們用面對面、書信洽談合作,如今有 E-mail、通訊軟體的協助,讓商談公事更為效率。但是,科技的協作,不代表就能忽視 工作溝通禮儀 ,快來檢查你是否誤觸溝通地雷了!

工作溝通禮儀為什麼重要?

進入職場後,工作上難免犯些失誤,有些冒犯無傷大雅,只是讓個人專業形象打折扣;有些犯錯卻可能一夕之間,讓公司損失好幾千萬!工作,每個人勢必要學會「溝通」的能力。

不論當面對談,或用 E-mail 、通訊軟體,「工作溝通」不僅是職場上個人的軟實力,更是一間企業永續經營的重要競爭力。

也許有些人不認為「溝通」,會對自己仕途升遷造成影響。觀察職場上的成功人士,他們的成就往往奠基於重視細節中的魔鬼,因為重視每次溝通、聯繫、避免出錯,個人品牌形象才逐漸在市場上建立起來。

工作溝通,看似不難,但要做到盡善盡美,的確要花一些功夫。以下 10 點建議,讓我們蛻變成一位善於溝通的工作者!

1. 注意每次溝通的用字遣詞

不論是簡報、文件或是通訊軟體的資訊傳遞,用字選詞錯誤、文法邏輯不通,往往造成閱讀者的困難,同時給人不用心的評價。

每次按下傳送鍵前,若是重要文件,請同事幫你檢查一遍,也可以在無人房間,大聲朗讀出來,感受語句的抑揚頓挫。若是常用的詞彙,自己又經常會出錯,不防建立一個詞彙清單,每次使用前先對照一下,或利用網路字典,再次驗證正確性。

2. 壞消息還是當面談較有禮貌

Email、通訊軟體讓溝通變得方便,但不代表所有消息都適合在上面發佈。

解雇、離職、取消合作…這些資訊透過科技,無法真實傳遞當事人的語氣、情緒,甚至是細微的肢體語言。為了避免曲解片面之詞,或是降低誤會的風險,這些都該透過口語表達、行為練習,讓溝通這件事更順暢。

即使是遠距工作團隊,面對面討論仍有必要

3. 不同意見,聰明又適時表達出來

開會中一定經歷想表達反面意見,但怕傷和氣而應聲吞下的窘境。但不敢表達意見,導致工作問題一再擴大,是任何人皆不樂見的。有準備的辯駁,是每個人在工作上應學習的技能,網路上提供一套 Situation– Behavior– Impact 技巧,讓你學習如何運用清楚、具邏輯的言行,捍衛你的溝通立場。

4. 對事不對人,態度勿太過武斷

工作上難免遇到爭論,有時自己過度斷定跟堅持,會造成溝通上的阻礙。

協商、妥協是溝通最重要的技能,但不代表你只能卑躬屈膝;悉聽尊便的態度,而是向事件、任務說不,但同時維持良好人際關係。

5. 理性回應,勿情緒性反應

被冠上 EQ 差,是工作上最傷個人聲譽的污名。因沮喪對同事叫囂;說主管壞話卻傳錯群組,自我管理也是工作能力的考核之一,如何在工作中管理自己情緒,可參考這篇文章:Managing Your Emotions at Work。

6. 事前工作請準備充足

不論是開會、聽簡報,或是 Email 提案,最怕主講人沒有做足功課,造成一場低效率的會議災難。
為了解決此問題,首先撥出時間規劃整場溝通所需的細節,準備資料時,建議採用修辭三角法及蒙羅的演說激勵順序法。

修辭三角法:Rhetorical Triangle,一場演說中,串起講/寫者、文本、聽眾三端。

蒙羅的演說激勵順序法:Monroe’s Motivated Sequence,Alan H. Monroe是美國現代演講學奠基人之一,他提出一場扇動人心的演說,先後需要具備5項要素 ANSBA : Attention → Need → Satisfaction → Benefit / Visualization → Action。

靠這兩個方法準備好報告素材後,還要保留時間校正文字、圖片,以及確保投影時,投影設備軟體的相容性。

7. 同一套素材無法走遍天下

承接上一點,如果簡報內容不是在公眾會議上說明,應該針對不同聽眾,適時調整溝通內容及素材。有時在細微處,例如對方公司名、稱謂、合作時間等細節,更要仔細檢查。

8. 拒絕刻板印象,對任何人保持開放心胸

職場上的溝通,最忌諱出現歧視的言行。隨著法規進步,任何對種族、性別、性傾向的言語騷擾,都可能會吃上官司。面對新客戶、同事、主管,請給對方一些時間介紹自己、闡述自己觀點,聆聽者也要花一些時間吸收,學習不同文化的溝通差異,降低不必要的誤會或置入刻板印象。

9. 勿假設別人都聽懂你的訊息

這點對主管或下命令者至關重要,為了避免構通上的資訊落差,Email、通訊軟體留言,最後盡量附上鼓勵提出疑問的話。比方「關於這個提案,你有哪些不同看法?您如何理解上述討論」這類開放性問題,更勝「你懂了嗎?」這類是非題。

10. 機密資料傳送前再三確認

工作溝通最怕把隱私、機密性資訊傳給錯誤的收件人,重大失誤可能造成商業上的危機。

為了避免溝通出錯,傳送訊息前,不妨先在 Word 檔打好,再複製貼到 E-mil 或通訊軟體,同時,文件也要再三確定追蹤修訂、文件版本都是最新且正確的,最後校對正確的收件人才好寄出

文/陳薪智

本文經授權轉載自JANDI,原標題:工作溝通禮儀知多少? 不必要的溝通誤會可以這樣避免

責任編輯/郭丹穎

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