5. 理性回應，勿情緒性反應
被冠上 EQ 差，是工作上最傷個人聲譽的污名。因沮喪對同事叫囂；說主管壞話卻傳錯群組，自我管理也是工作能力的考核之一，如何在工作中管理自己情緒，可參考這篇文章：Managing Your Emotions at Work。
6. 事前工作請準備充足
不論是開會、聽簡報，或是 Email 提案，最怕主講人沒有做足功課，造成一場低效率的會議災難。
為了解決此問題，首先撥出時間規劃整場溝通所需的細節，準備資料時，建議採用修辭三角法及蒙羅的演說激勵順序法。
修辭三角法：Rhetorical Triangle，一場演說中，串起講/寫者、文本、聽眾三端。
蒙羅的演說激勵順序法：Monroe’s Motivated Sequence，Alan H. Monroe是美國現代演講學奠基人之一，他提出一場扇動人心的演說，先後需要具備5項要素 ANSBA : Attention → Need → Satisfaction → Benefit / Visualization → Action。
靠這兩個方法準備好報告素材後，還要保留時間校正文字、圖片，以及確保投影時，投影設備軟體的相容性。
7. 同一套素材無法走遍天下
承接上一點，如果簡報內容不是在公眾會議上說明，應該針對不同聽眾，適時調整溝通內容及素材。有時在細微處，例如對方公司名、稱謂、合作時間等細節，更要仔細檢查。
8. 拒絕刻板印象，對任何人保持開放心胸
職場上的溝通，最忌諱出現歧視的言行。隨著法規進步，任何對種族、性別、性傾向的言語騷擾，都可能會吃上官司。面對新客戶、同事、主管，請給對方一些時間介紹自己、闡述自己觀點，聆聽者也要花一些時間吸收，學習不同文化的溝通差異，降低不必要的誤會或置入刻板印象。
9. 勿假設別人都聽懂你的訊息
這點對主管或下命令者至關重要，為了避免構通上的資訊落差，Email、通訊軟體留言，最後盡量附上鼓勵提出疑問的話。比方「關於這個提案，你有哪些不同看法？您如何理解上述討論」這類開放性問題，更勝「你懂了嗎？」這類是非題。
10. 機密資料傳送前再三確認
工作溝通最怕把隱私、機密性資訊傳給錯誤的收件人，重大失誤可能造成商業上的危機。
為了避免溝通出錯，傳送訊息前，不妨先在 Word 檔打好，再複製貼到 E-mil 或通訊軟體，同時，文件也要再三確定追蹤修訂、文件版本都是最新且正確的，最後校對正確的收件人才好寄出。
文／陳薪智
本文經授權轉載自JANDI，原標題：工作溝通禮儀知多少？ 不必要的溝通誤會可以這樣避免
責任編輯／郭丹穎
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