●因為預算偏低，導致對方抱怨
●從市場行情來看，公司內部標準偏低
●預算多寡會如何影響所設計的商品
從這三點該如何來衡量，透過思維與討論的過程，便能夠整理出論據。
好的，完成這一步，也就是決定好意見與論據之後，大抵就是一篇「能夠理解」的郵件了。
升級重點一 決定對對方而言的意義
在電話留言本或傳真紀錄單上，都會看到單子上頭印好有「請立即回電」或「請回信」等確認欄位的字樣。這些單子只要畫個記號，就能夠讓受話者或受信方了解該如何處理接受到的資訊，相當便利。
由於發送郵件操作起來很容易，所以一個人所接受到的信件數量就會很多。
因此，當你選擇使用郵件，而對方可能會收到比電話與傳真數量還要多的訊息時，在信中告訴對方希望他怎麼處理這封郵件，是郵件基本禮貌上特別重要的部分。
假如依照例一的原文來看，前輩應該會產生如下的煩惱：
「他是在問我要怎麼辦才好嗎？ 我可以只問他現狀如何就好嗎？ 他需要我回信嗎？」
而為了不要讓讀者有這樣的困擾，重點就在於作者應該要決定這封信對對方來說，具有什麼意義？是單純的業務報告、或是要討論工作、還是要拜託對方幫忙呢？再來，當對方收到這封信後要怎麼做比較好？是只要把信看過一遍就好呢？或是要提供建議比較好呢？又或者是要幫忙做決定呢。另外，什麼時候以前要回信、要採取什麼行動比較好，也都必須考慮在內。
讓我們來看一下，考量了這些因素後的例文會變成什麼樣子。
〈對對方來說具有什麼意義 例〉
◇越智前輩，我把今天出差的業務狀況跟您報告。您過目即可，不需要特別回信。
◇我想跟前輩討論有關預算的部分。七點左右會與您電話聯繫，想討論以下的事情。
◇有關預算案，有件事想要請前輩幫忙，所以寫了這封信給您。百忙之中打擾真是抱歉，若是可以的話，請今日下班前回覆是否可行。（標註為高度重要信件後寄出）
◇這封信單純是我對於出差的心得。如果您業務繁重，可以快速瀏覽過去也沒有關係。（標註為低度重要信件後寄出）
若能夠先做好這個部分，至少對方就可以放心，不需要太過聚焦在自己是否要做什麼反應而手足無措。
「對對方來說具有什麼意義」，可以寫在郵件的最開頭或意見之前，也可以與意見寫在一起，比如：「我想要增加預算，所以寫這封信請您幫忙……」
另外還有兩個地方，只要增加一點點「決斷」的感覺，就能讓文章更好懂。
升級重點二 讓對方秒懂的標題
有許多人不太思考郵件的標題（主旨），姑且都用「聯絡事項」為題。然而，在不同的職場環境裡，也有許多人每次在確認郵件時，總是會有多達數十封以上的未讀信件等待處理。請試著想像一下，在收信匣內有數十件同樣標題的「聯絡事項」並排在一起的狀況。當對方在會議空檔之間，想要打開緊急郵件來看時，面對這種狀況，將無法辨識信件的優先順序。結果，對方還是必須要一封一封地開啟，才能夠知道內容是什麼。
