作者如果書寫時不加以思考的話，寫出來的內容就是如此典型地讓人難以理解、讓讀者困惑的文章。
為了要讓內容比較好懂，一定要經過思考，這是不可或缺的過程。所謂思考，如果是在一個書寫郵件的場景，那便等同於「做決定」這件事。跟著如下的步驟，一起來決定應該要如何做決定吧。
步驟一 決定你最想說的話
要讓郵件明白好懂的最低限度的關鍵點在於，決定你最想要說的話並且將其寫下來。田中先生的信件寫了許多事情讓人不好理解，但看起來問題點似乎是圍繞在「預算」上面。
最後他寫到「檢討公司的預算應該是未來必須要做的課題對吧」，這個充其量只是他個人對於現狀的認知而不是自己的意見。「我認為預算有點低」，這樣子的想法也還是略有不足。因此，必須要不斷反覆詢問自己：「那麼要怎麼樣來做呢？」至少要問到能夠說出「由誰來採取什麼樣的行動」這答案為止。這時候，就要來決定下列事項：
一、我認為預算有點低，但是還是想要維持現狀。
二、我認為預算有點低，所以想要增加預算。
三、關於預算部分，我自己實在沒辦法拿定主意，想要跟前輩商量一下。
四、關於預算部分，我自己實在沒辦法拿定主意，想要請前輩做決定。
三跟四看似好像沒有一個結論，不過卻表明了「自己無法決定」這件事，因而提出希望某人可以怎麼做的建議這樣子，一個意見便成立了。
在緊急的郵件中，請把自己的意見明確地寫在文章開頭處。就算對方看到一篇冗長的文章，只要把最重要的事情放在文章一開始的地方，那麼對方就不會錯過重點了。
我先說結論，我想要請公司提高設計的預算費用。
用這段話做開頭，就不會有問題了。
步驟二 決定論據
「意見／論據」原則即使拿到郵件中來看，也是一樣的。把意見先寫在文章開頭處，接著只要說明合理的原因就可以了。
如果有好幾個論據的話，請決定其先後順序。簡潔的郵件會讓對方感覺親切，因此，如果其中有一項具決定性的關鍵論述，那就可以盡量集中火力在那一點上。
若你覺得只有一個論述太薄弱，必須舉出數個來加強的話，也盡可能濃縮數量並決定先後順序後再來書寫。以寫論文來說，排列方式是先將排名順序較後面的項目寫出來，再來是較前面的項目，而在結尾部分製造一個具衝擊性的結論，效果會很不錯，以寫郵件來說的話，把想要讓對方知道的重要的事情寫在前頭，是比較謹慎且穩健的做法。與其他的寫作方式相比，讀者那方會比較輕鬆，也比較不會一直帶著緊張感讀完整篇文章。
回過頭來看田中先生的狀況，其論據也會根據他最後決定的不同而有所改變，亦即其論述將因選擇上面一至四項的不同而跟著改變。
