如何在工作上快樂又成功:《品牌的技術和藝術》選摘(3)

2017-05-07 05:10

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Mr. Yanner沒有教我任何廣告理論,他只告訴我廣告的實務,其中之一,就是如何開會。

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許多事是開會無法解決的。開會不能取代一個殫精竭慮的明智決定,開會不能取代一分深思熟慮的分析報告,開會不會減少決策錯誤的責任,開會不會降低資料不足的風險。有時候,一個人做事比許多人一起開會所獲得的成果更有效率、更有品質。有時候,資訊的分享:書面傳閱比口頭報告更加精準,而且讓人較有時間消化成有用的知識。總之,許多時候根本不必開會。

當我們確實應該開會,那我們就應該確實開會的目的。一般而言,開會可以分為三個主要類別:第一種是分享資訊,大家彼此交換資料,讓團隊更明瞭全盤狀況,第二種是生產方案,針對課題,集體動腦,思考新的解決之道。第三種則是決定方案,根據已經擬定的方案,進行討論選擇。

決定誰應該來參加,誰不必來參加

要讓會議的過程有良好互動關係,並且又有足夠不同觀點的適當人數是五至八人,至於決定人選的原則是:有決策權的人是當然必要人選,決策者無法到場寧可散會擇期再會。此外,對議題有興趣的人及有相關知識的人優先考慮,兩者若有衝突,我會選擇前者:因為興趣的熱情會讓人在事前補足知識。

冷漠的知識分子將在會議之中產生負面的影響,這和不同意見的人是不同的意義,因為成員多樣性在會議中是被絕對歡迎的,多樣建設性的挑戰與諫言才會對會議的成績有所幫助。

幫助參與者事先準備好開會的準備

這沒有比早送出一分簡明的會議議程更有用的了,一張有用的議程除了應該包括什麼時間、在什麼地點、有誰會在一起、討論什麼事情、要討論多久之外,特別應該說明為什麼要討論這個議題及參會者應該在會前準備好什麼功課,唯有如此,才能讓會議的目的非常清楚,所謂 「專業」就是讓所有的細節都和目的有所相關。至於開會需要多少時間才會適當則是個藝術,因為時間太長會是時間資源的浪費,但時間太短表面看來很有效率,但實質上卻又沒有效果,這也是浪費時間。

準時開會、準時結束

要令人準時到場的好方法就是準時開動,準時結束。準時開始才會造成遲到的事實,否則永遠沒有人算是遲到,對於遲到的罰則及責難,要有點嚴又不要太嚴,因為過度苛責的結果可能在會議的過程中,失去了一個因過度情緒化無法投入的參與者。準時結束會議正是讓人沒有理由遲到的原點,開會的過程,鼓勵不同意見是主席的首要任務人們為什麼不願意或不敢發表意見的原因:

一、他們擔心表達意見的同時就是被老闆或同儕評估能力的關鍵時刻,於是沉默是金,不說話就沒錯。

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