當數位工具不斷進化，我們的工作習慣、行為乃至於思維，是否跟上變化的腳步並持續進步呢？效率、生產力、雲端工作術…並非過時的名詞，而是畢生學習的課題。事實上通訊科技早已改變你我，而有十個關於「 工作文字訊息 」正在犯的錯誤。
通訊科技早已改變你我，說沒陣痛只是自我安慰
和朋友聊天、與親人說說話，甚至網路陌生交友，文字訊息佔據我們越來越多時間。根據 Open University 的研究數字，全球每月傳送超過 3,500 億條文字訊息，而且數字仍以驚人速度成長當中，當然不令人意外地，其中有相當比例的訊息是與工作有關。
或許你沒有發覺，但是即時訊息已經劇烈改變我們的行為。有 90% 的人會在收到訊息三分鐘內閱讀，甚至到了強迫症的程度。而當然也影響到工作的流程，因為文字訊息早已是工作中的主要溝通方式，也伴隨不少管理挑戰。在沒有辦法迴避科技衝擊的情況下，這篇文章 The 10 Commandments of Business Texting 給我們哪些建議呢？
工作中有 67% 的文字訊息和溝通討論相關，也就是說不只是單向傳遞或通知。73% 的工作文字訊息是和內部成員討論；51% 的工作訊息則與外部客戶、合作夥伴聯絡。你一定發現了！在工作訊息裡以內部成員溝通為主，並且強調更好的管理而非只是方便。原文將十個建議形容為十誡，雖然不至於那麼嚴肅，但以下的建議確實是現代人常見的問題：
1. 負面消息，不適合用文字訊息發送
當你需要傳遞負面回饋或不開心訊息時，只用文字訊息是不夠的，對方希望得到更體貼友善的對待。
2. 敏感和機密資訊，不能在私人通訊軟體出現
私人通訊軟體風險性高，除了經常被廣告、色情、團購訊息打擾外，訊息內容沒有被妥善保護好，工作上的機密資訊自然難以有保障。
3. 工作訊息不應出現在下班後
除非真有緊急事件，沒有任何理由在下班後還發送訊息，對於主管或員工都是一樣。假若真有需要，可以利用電子郵件取代即時通訊。近期在台灣發生許多下班後持續用 Line 聯繫的事件，導致員工被迫加長工時，就是濫用即時通訊的錯誤行為。
4. 誰都不該被過多的群組聊天打擾
以前是群組內訊息洗版，現在很多人是被過多工作群組 (公司一個、專案一個、部門一個…..很有好多好多個) 打擾，而且大部分的群組根本沒有那麼重要。就像沒有人願意整天被電話鈴聲吵不停，為什麼我們會容許自己被雜訊干擾呢？
5. 過於重視即時性，反而忽略重要資訊
即時通訊的使用情境，通常是追求快速而非完整。原文建議別「過度」和工作夥伴聯繫，太快太即時反而讓即時通訊的好意變質了。
6. 臨時傳訊更改行程，是非常沒有禮貌的
誰都無法保證每分每秒檢查手機訊息，而偏偏錯誤的使用方式，總是讓人在最後一秒才臨時傳訊更改行程，是非常沒有禮貌的行為。
7. 帳號混亂與匿名問題不應該發生
工作中要求的管理和效率，有創意的名字和匿名並不是最重要的。在私人即時通訊中，很難避免帳號混亂的問題，在群組中經常會看到「請問你是哪位？」的訊息。
8. 文字訊息常使人造成不必要的誤會
字面上的意思總讓人誤會，男女朋友一不小心也會吵架，更何況是講求精準的工作訊息呢？舉例來說：英文訊息用大寫輸入，對於發訊者可能只是標註重點，對於收訊者可能以為是在向自己叫罵。
9. 文字之外，表情符號使用要非常小心
私下聊聊天用表情符號無傷大雅，也可以協助情緒表達；但是在工作情境中，你不太可能使用表情符號和照片和老闆聊天。
10. 過長的訊息是錯誤的使用方式
工作訊息重點要切中核心和快速效率，在有限的介面中不該傳送過長的訊息。然而現實是，錯誤將私人即時通訊帶到工作中，衍生出各式各樣管理問題。
文／曹凱閔
本文經授權轉載自JANDI，原標題：關於「 工作文字訊息 」，你我正在犯的十個錯誤 （相關報導： 三更半夜傳line，真的很沒禮貌！9個常被忽略的電話禮儀，別讓自己成為地雷同事 ｜ 更多文章 ）
責任編輯／郭丹穎
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