用LINE跟Messenger討論工作事項或跟朋友聊天,你我都會犯的10個錯誤...

2018-04-26 17:54

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當數位工具不斷進化,我們的工作習慣、行為乃至於思維,是否跟上變化的腳步並持續進步呢?效率、生產力、雲端工作術…並非過時的名詞,而是畢生學習的課題。事實上通訊科技早已改變你我,而有十個關於「 工作文字訊息 」正在犯的錯誤。

通訊科技早已改變你我,說沒陣痛只是自我安慰 

和朋友聊天、與親人說說話,甚至網路陌生交友,文字訊息佔據我們越來越多時間。根據 Open University 的研究數字,全球每月傳送超過 3,500 億條文字訊息,而且數字仍以驚人速度成長當中,當然不令人意外地,其中有相當比例的訊息是與工作有關。

或許你沒有發覺,但是即時訊息已經劇烈改變我們的行為。有 90% 的人會在收到訊息三分鐘內閱讀,甚至到了強迫症的程度。而當然也影響到工作的流程,因為文字訊息早已是工作中的主要溝通方式,也伴隨不少管理挑戰。在沒有辦法迴避科技衝擊的情況下,這篇文章 The 10 Commandments of Business Texting 給我們哪些建議呢?

工作中有 67% 的文字訊息和溝通討論相關,也就是說不只是單向傳遞或通知。73% 的工作文字訊息是和內部成員討論;51% 的工作訊息則與外部客戶、合作夥伴聯絡。你一定發現了!在工作訊息裡以內部成員溝通為主,並且強調更好的管理而非只是方便。原文將十個建議形容為十誡,雖然不至於那麼嚴肅,但以下的建議確實是現代人常見的問題:

1. 負面消息,不適合用文字訊息發送

當你需要傳遞負面回饋或不開心訊息時,只用文字訊息是不夠的,對方希望得到更體貼友善的對待。

2. 敏感和機密資訊,不能在私人通訊軟體出現

私人通訊軟體風險性高,除了經常被廣告、色情、團購訊息打擾外,訊息內容沒有被妥善保護好,工作上的機密資訊自然難以有保障。

3. 工作訊息不應出現在下班後

除非真有緊急事件,沒有任何理由在下班後還發送訊息,對於主管或員工都是一樣。假若真有需要,可以利用電子郵件取代即時通訊。近期在台灣發生許多下班後持續用 Line 聯繫的事件,導致員工被迫加長工時,就是濫用即時通訊的錯誤行為。

4. 誰都不該被過多的群組聊天打擾

以前是群組內訊息洗版,現在很多人是被過多工作群組 (公司一個、專案一個、部門一個…..很有好多好多個) 打擾,而且大部分的群組根本沒有那麼重要。就像沒有人願意整天被電話鈴聲吵不停,為什麼我們會容許自己被雜訊干擾呢?

5. 過於重視即時性,反而忽略重要資訊

即時通訊的使用情境,通常是追求快速而非完整。原文建議別「過度」和工作夥伴聯繫,太快太即時反而讓即時通訊的好意變質了。

6. 臨時傳訊更改行程,是非常沒有禮貌的

誰都無法保證每分每秒檢查手機訊息,而偏偏錯誤的使用方式,總是讓人在最後一秒才臨時傳訊更改行程,是非常沒有禮貌的行為。

7. 帳號混亂與匿名問題不應該發生

工作中要求的管理和效率,有創意的名字和匿名並不是最重要的。在私人即時通訊中,很難避免帳號混亂的問題,在群組中經常會看到「請問你是哪位?」的訊息。

8. 文字訊息常使人造成不必要的誤會

字面上的意思總讓人誤會,男女朋友一不小心也會吵架,更何況是講求精準的工作訊息呢?舉例來說:英文訊息用大寫輸入,對於發訊者可能只是標註重點,對於收訊者可能以為是在向自己叫罵。

9. 文字之外,表情符號使用要非常小心

私下聊聊天用表情符號無傷大雅,也可以協助情緒表達;但是在工作情境中,你不太可能使用表情符號和照片和老闆聊天。

10. 過長的訊息是錯誤的使用方式

工作訊息重點要切中核心和快速效率,在有限的介面中不該傳送過長的訊息。然而現實是,錯誤將私人即時通訊帶到工作中,衍生出各式各樣管理問題。

文/曹凱閔

本文經授權轉載自JANDI,原標題:關於「 工作文字訊息 」,你我正在犯的十個錯誤

責任編輯/郭丹穎

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