改造會議架構，讓目標明確：《別再開會開到死》書摘(3)

別再開會開到死

許多朋友一聽到我在寫一本名為《開會開到死》〈Death by Meeting, 2004。編註：本書《別再開會開到死》是十年暢銷改版〉的書，都以為我主張少開會，相信你一開始也是這麼想。所以，當你聽到每日報備會、每週戰略會、每月策略會以及每季外地檢討會時，可能會覺得：「這太誇張了吧，哪來那麼多時間做這些？現在開的會還不夠嗎？」

雖然我們在會議上花的大半時間都浪費掉了，但是解決之道並不是停止開會，而是把會開得更好，因為如果開會得宜，會議其實可以幫我們節省時間。

沒錯，會議如果開得好，可以加速決策過程，避免一再重複討論同一個議題，也能讓我們減少不必要的動作及溝通。我們之所以看不清這一點，是因為大家都忽略了「瑣碎時間」。

別浪費瑣碎時間

我認識許多主管，花很多時間在電子郵件、電話留言，或是澄清一些早該在開會時就講清楚的議題，但沒有人在意這些時間。我認為這些瑣碎時間其實是企業內最危險、最容易被忽視的死角。了解這一點後可以幫大家看清管理團隊的幾何運作方式。

假設有七位主管，這七個人之間要有二十一種一對一的溝通組合，大家才能對事情有相同的認知，這對主管來說實在很頭痛。如果再把七個人管轄的員工考慮進來，要讓他們對事情有相同認知，其中的溝通就更加複雜，時間及精力的浪費也在所難免。以，當我們無法在會議中澄清或安排工作，主管及部屬會試圖理解其他人在做什麼、原因何在。值得注意的是，由於這些瑣碎時間容易和每天的工作混雜在一起，所以看不出來其實時間被浪費了。每次看到主管在會議時，瞄著手錶，祈求老闆快點散會讓他們去「辦正事」

時，我總是非常驚訝。很多時候他們所謂的「正事」，就是回信或回電話給不了解工作內容的人。這就好像主管說：「我們可不可以快點做個總結，這樣我才能跟大家解釋上次會議中我沒講清楚的事？」在會議中不說清楚、講明白、得到結論、說服別人，以至於後來必須再花時間澄清，這些聰明人沒看穿這其間的關聯，實在令人訝異。

成也會議，敗也會議

正如前言所說的，糟糕的會議對於必須忍受的人來說，確實是一種折磨，而且造成的不滿也不只是一時。糟糕的會議以及它為組織帶來的效應，會讓員工憤怒、倦怠以及憤世嫉俗，這不僅對工作有很大的影響，對個人的自尊、家庭、人生觀也會有所影響。

所以，對於公司的主事者以及內部員工而言，改善會議的品質不僅可以改善公司績效，也可以改善員工的生活品質。

*本文摘自天下雜誌出版《別再開會開到死》一書，本書作者派屈克•蘭奇歐尼（Patrick Lencioni）是國際知名管理顧問公司圓桌集團（The Table Group）的創辦人，也是總銷量超過500萬本的暢銷作家。他結合輔導微軟、聯邦快遞、美國西點軍校等組織的經驗，精準闡述開會情境、洞察團隊情緒，不僅問題切中痛點，提供領導人客觀反思的契機，更從團隊視角檢視開會陋習，進一步指出實際可行的解方，去除「大雜會」造成團隊的不耐與無力感。每位想改善團隊厭惡開會，卻苦無對策的管理者，必定能從本書得到絕妙的啟發。 （相關報導： 觀點投書：一場宛如飢餓遊戲的年金改革 ｜ 更多文章 ）