主管如何下放「職權」?從「信任」出發,而不是集權手上:《組織再進化》選摘(2)

2020-09-05 04:30

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建議流程。明顯低於吃水線的決策呢?風險很高的決策呢?一個方法是把決定權交給特定的人員或角色,但通常更有力的方法是建議流程。在許多進化型組織,人人能做重大決定,但首先得諮詢那些有相關經驗或會被影響的同事,好好坐下來,討論這個決定的影響。這得花時間,需要紀律。建議流程若要管用,做決定的人必須虛心求教、願意真正傾聽建議,而給建議的人必須不在意建議是否受採納。這不是利害關係人管理,得把幾十個主管擺平,做到面面俱到;這只是提供建議,如此而已。當做出決定之後,需公開背後的思路和論據,以便其他人從中學習。這個流程要是得當,參與者會感到獨一無二的自主和責任。

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同意流程。超過五十年前,全員參與制在荷蘭付諸實行。艾丁伯格(Gerard Endenburg)把這個概念帶進企業,發覺全體共識既不可能達成,也並未反映自我調整系統真正的運作狀況,所以他轉為把同意當成企業與社群的管理原則。他認為,舉凡協議、規則、角色、架構和資源等各種政策的決定,需經過受影響者的了解與同意始得敲定。有意思的是,全員參與制下的成員也許會同意採用其他決策方式,包括把決定權分派給特定個人、團隊或代表。多年下來,艾丁伯格的這套方法經過實行與改良,由全體共治制的發明者們修改為整合決策法(Integrative Decision Making),架構更為嚴謹,包括一連串「回合」,如同處理提案的演算法,特別強調參與和前進。最後一回合是突破:反對者不能只是否決,還要設法把提案修改為可以一試。這流程起先可能很慢,畢竟我們得破除某些壞習慣,但各團隊會逐漸上手,變得能迅速做出許多決定。要記得,這套方法的發明者建議納入一位協調人,以利流程順暢進行,所以你不妨找一位鎮得住大家的團隊成員擔任這個角色。

整合決策法

(1)提案。請一個團隊成員描述他們正設法解決的「難題」,然後給出提案或建議。提案人好好闡述,大家洗耳恭聽。

(2)釐清。讓每個參與者有機會提問,以求更了解提案。大家輪流提問,提案人一一回答,其他人洗耳恭聽。

(3)反應。讓每個參與者有機會反應,也許提出改進提案的建議。他們可以暢所欲言,提案人會得到意見回饋,但得等下一回合再回應。

(4)調整。根據提問和反應,提案人也許會修改提案(或不改),釐清大家覺得不清楚的地方。如果提案人根據大家的回饋想捨棄這個提案,可以選擇取消。

(5)同意。讓每個參與者有機會提出反對意見─如果有的話。反對意見的定義是「這提案為何可能不宜嘗試,甚至唯恐對團隊或組織造成不可逆的傷害」。這裡的目標是前進─朝解決最初的問題,跨出安全的一步。

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