(6)整合。請反對者跟提案人一起修改提案,改得更小巧、更迅速、更完善或更便宜─看怎樣能讓雙方都同意。當所有反對意見處理完,提案就此成立。恭喜,你們攜手做了一個決策!
決策組合。上述方法,從吃水線到同意流程等等,都關乎定義組織裡的決策權。我常把這些方法合稱為決策組合。以下是創造(或精進)決策組合的簡單流程,請找團隊的所有成員一起試試看。
(1)角色。詢問:我們各自扮演什麼角色?試著超脫職稱,盡量深入一層,列出角色名單並稍微描述。
(2)吃水線。詢問:我們能不經建議或許可就做哪些決策?盡量想出愈多答案愈好,然後全員一起討論。這些決策有什麼共通點?財務風險和社會風險在定義安全時扮演什麼角色?記下你們的觀察和見解。
(3)建議流程。詢問:何時該尋求建議?藉助上面的概述,定義出合乎你們公司文化和脈絡的建議流程。具體界定尋求建議者和給予建議者的條件,列出你期望在建議流程下看到的各種決策。
(4)同意流程。詢問:哪些決策必須先經過同意?想出務求整合不同觀點的決策類型,例如政策或架構的重大改變就是其中一種。釐清你們是想用整合決策法,還是別種同意流程。
(5)角色之權。詢問:哪些決策只有某個特定角色能做?想出該交由具專業、經驗或其他資格者做的決定。花些時間依角色列出各自的決策權,方便日後查看和修改。
(6)最佳化。詢問:我們能簡化嗎?思考上述的各類決策,設法增加吃水線以上的決策數量與種類,增加適用建議流程的決策數量與種類。最後,花點時間尋求大家對整個做法的同意,等大家都同意後,就能繼續上路了。
職權的改變
多數公司文化的問題不在於缺乏革新的原則和做法,而是在於無法擴散開來,原因是多數團隊不認為能主宰工作方式。舉凡他們扮演的角色、參加的會議和使用的工具,一切出自上頭的規定,加諸在他們身上太久。在你一頭栽進大幅改革之前,不妨先給予團隊做些小改變的權力,成效是很驚人的。
職權的提問
下列問題可以拿來問整個組織,也可以拿來問個別團隊,激起大家討論當前現狀與可行進展。
◦ 職權如何分配?
◦ 誰能告訴其他人怎麼做?
◦ 我們會做哪些決策?
◦ 我們如何做重大決策?
◦ 我們如何面對風險?
◦ 哪些決策安全到可以一試?哪些則否?
◦ 哪些決策權是所有成員都有的?
◦ 哪些決策權只給特定角色或團隊?
*正向待人如何落實在這個主題上?
體認到自由和自主能增加動力。創造一個能安然嘗試與失敗的環境,團隊會大幅學習與成長。
*錯綜意識如何落實在這個主題上?
體認到我們是身在瞬息萬變的錯綜世界,集中式管控太過遲鈍,不符現實。把職權交到握有資訊的外圍第一線,以便團隊持續調整和前進。
*作者為組織設計與轉型顧問公司The Ready的創辦人,本文選自《組織再進化:優化公司體制和員工效率的雙贏提案》(時報出版)。