電子郵件是否扼殺了你的生活？
你的收件匣是否變成你的待辦事項清單？
你有沒有用手機打過電話給別人？
我們使用電子郵件的方式扼殺了生產力。電子郵件變成一種侵入性的干擾，把我們綁在螢幕前面，就像是職場版的日本虎杖（Japanese Knotweed；譯註：這種植物很會蔓延，侵入性高且速度快，非常霸道）。麥肯錫公司的研究人員說，我們要花掉約28%的時間主動管理電子郵件，這已經超過每天四分之一的時間了。
對多數人而言，處理電子郵件不算是工作。電子郵件本來應該是一種幫助我們完成工作的工具，但現在卻頻頻造成干擾，並拖慢我們的速度。
為何我們天生就會馬上去回應訊息？
猴子演化而來的人類大腦，一出現通知訊息，直覺上就會回應，這種反應有一部分起因於一種名為緊急效應（Urgency Effect）的腦部現象。我們的心智會把即刻的滿足（清空電子郵件）排在前面，勝過長期的獎賞（抓到屬於我們的羚羊）。
我們比較喜歡去做有期限的急迫性小任務，而不是沒有立即時限的重要工作。即時且確定的回報，會給大腦獎賞。甚至，就算沒有期限，我們也會去做能比較快速完成的工作，因為大腦會愚弄我們，告訴我們自己做完了一件事。
正因如此，當我們不知道如何下手進行挑戰性的任務、遭遇不同於平常的問題或是需要更多腦力時，最後就會自動跑去檢查收件匣。這是短期內最輕鬆的選擇，但這麼做只是自欺欺人。
試著忽略要有所回應的壓力
我們永遠都處於「上線」狀態。一看到電子郵件，即便多數訊息都可以之後再處理，但我們就是會感受到要隨即回覆的壓力。在家工作時這股壓力會更強烈。我們馬上回電子郵件，以證明自己真的有在工作，但是其實那時候我們應該離線，重新自我充電或是去做一些有影響力的事。
我們不應該藉著隨傳隨到來證明我們真的在想工作的事。
如何打破這種習慣
有些人會用以下其中一種方法來處理電子郵件：
1. 努力清空收件匣，強迫似地將電子郵件分類到不同的資料夾，並以顏色作為標示系統。
2. 會放棄清除郵件，宣稱就算他們的收件匣裡已經有超過三千封郵件，但是他們仍能用關鍵字找到自己所需。
你可以採用折衷策略：
少去檢查電子郵件：不要每30分鐘就查一次、同時還緊盯著郵件通知，你可以關掉通知，並拉長檢查電子郵件的間隔。聚焦在你的實質工作上，安排一天之內檢查電子郵件的時間，不要一直去想收件匣裡有什麼。如果你變成每小時才看一次，一天就比每30分鐘看一次少了八次。如果查一次電子郵件需要15分鐘，你就替自己省下兩小時……不用謝我。
讀信時盡快處理：讀信、刪除，或是放入資料匣裡等一下處理。
改打電話：如今，我們用手機完成一切工作，獨獨不用來打電話。當你的電子郵件交談串裡有兩個訊息以上，請改打電話。請先致電對方，讓他們可以放心打電話給你，你要靠這樣培養出信任。此時此刻更是如此，有很多人覺得很疏離，比以前更願意接到來電。
訂出電子郵件禮儀協議，從源頭阻斷問題：把內部電子郵件使用規則列在下次團隊會議議程的上方。我保證，每個人都和你一樣對電子郵件有相同的感覺，很樂於進行討論：
．清楚說明你多久查一次電子郵件，如果他們在這當中要找你，你希望他們用什麼方式聯絡你。
針對非緊急訊息的合理回應時間達成協議。
．決定電子郵件應該發送副本給哪些人；顯然愈少愈好。
．同意由大家輪流管理團隊信箱，這樣就不用重複做同樣的事。
．制定政策以管理工作時間以外／不同時區的電子郵件，要尊重你個人的界限。
．停止來來回回的感謝／致意電子郵件。
．提供訓練，教導大家寫出簡潔有力的電子郵件。
．在主旨欄清楚說明有需要誰做什麼事、或是單純提供資訊而已。
．請大家不要再隨意發送電子郵件。如果他們的說法是以免自己忘記，那麼建議他們改用Notes功能。
．要求那些在晚上才發信的人改為放進草稿內或是寄給自己，他們可以在隔天重複確認語氣和內容都適當之後再轉給你。這麼做只要花幾分鐘，但是可以避免引發可能的冒犯或誤解。早上送出去的電子郵件，總是和前晚黃湯下肚後擬好的草稿不一樣。
．對於針對相同主題想到就發送兩、三封訊息的人，打電話和他們談談。因為這些人不願意花時間編輯成同一封比較審慎的郵件，也不願意嘗試更好的作法：打電話給你。
．對團隊裡的新人說明你的電子郵件基本規則，他們會樂見你尊重他們的時間。
作者介紹：曾娜艾．芙瑞特（Zena Everett）
一位以瘋狂忙碌為主題的國際性領導教練與演講人。
她二十八歲時創辦了一家招募顧問公司，看到某些候選人比其他人極有信心且成就非凡，這讓她甚感興趣。為了了解當中的差異，她賣掉了公司，鑽研組織心理學與高階主管顧問技巧。
身為教練的她，也成為許多資深領導人信賴的知心人。她定義自己的角色是要刺激他人找出自己的盲點，讓他們可以順利應付自身角色中的複雜。
我們每天做的事情定義了我們這個人，理解哪些干擾有礙績效導引她發展出極受歡迎的瘋狂忙碌主課程和專題演講，幫助領導者和他們的團隊設定時間、焦點和注意力的優先順序，以利達成出色成果。
她的第一本書是《翻轉思維：拿走事業中的恐懼》（二○二○年由鷸屋出版社［Curlew House］出版）。
本文經授權轉載自大塊文化《瘋狂忙碌拯救法：專門獻給那些忙到沒時間看生產力書籍的讀者！》
責任編輯／郭家宏
