石恬華專欄》永遠有開不完的會嗎？六大原則讓你開會事半功倍
開會如何有效率？端看與會者和主持人的準備功夫 (圖/unsplash)
我們想讓你知道：三級防疫情況下，所有會議溝通都改用線上模式解決，但缺乏效率的問題，在線上恐更加嚴重。作者認為，嚴格要求事前準備、時間長度及與會人數，有助於提高會議效率。
上班族總是在開會，大會小會不斷，會會相連到天邊。讓我們總是笑稱，我們的工作像標會一樣，是在「以會養會」，但是很常見到會而不議、議而不決的現象，浪費了所有人時間，又沒有達成該有的效果。職場多年經驗下來，我深深認為開會是一種需要訓練的專業與能力，才能讓你事半功倍。
我看過很多荒謬的開會狀態。曾經有參加過一開就五小時起跳的會，開會時有人遲到、有人早退，會議資料沒有看過，參加人員太多，討論發散，甚至小小群就聊了起來，沒有任一時間是所有人到齊，一起討論同一議題，最終會議結束，也沒有任何結論，在群組上繼續就未完成事項追殺彼此。
我也參加過一種會議是，主席因為有要解決的事情，把大家找來開會，但會議沒有明確要走的方向，也不確定要達到的目標，大家以「闔各言爾志」的方式在清談，與會人員在會議當中就迷路了，不知道開會的目的，也沒有結論，會後整件事情仍就一團迷霧，專案停滯不前。
最近因為疫情，線上或視訊會議大幅增加，理論上應該更有效率，但是看到的場景常常是連線品質不佳，與會人員一心二用，光是大家輪流不斷對著電腦手機喊「聽的見嗎？」就浪費很多時間；若再加上開會習慣不好，能力不佳，原本應該有效率的會議變得更加不易聚焦。
貝佐斯開會方法，值得借鏡
亞馬遜創辦人貝佐斯對於會議有三項最著名的標準。第一是「兩份披薩」理論，就是會議不應該超過兩份披薩可以餵飽的人數，因為人一多，開會討論就不容易有效率、有結論。第二是不准使用PowerPoint，他認為所有人的思考都被PPT格式制約，為了做簡報而做簡報，受限於格式的呈現，無法好好思考議題的本質與好好表達，不使用PPT反而能從根本思考問題。第三則是貝佐斯最有名的「6頁word文件」原則，他要求與會的成員有任何提案要討論，必需先準備6頁的文字說明，完整的說清楚提案的原委，並有一定格式要求。在亞馬遜總部上班的員工，都經歷過這樣的提案訓練，在開會前被退稿幾次更是很常有的事。會有這項要求是因為，當你花時間與心力準備完這樣的文件後，你對提案的想法會修正的更精要，自然也不會浪費大家時間。（延伸閱讀：在亞馬遜，開會禁用PPT！來自貝佐斯的怒吼：「根本搞不清楚在講什麼」）
我自己多年職場經驗下來，常被認為是一個很會開會的人，我也聽過很多諸如「站著開會」可以提升會議效率之類的做法，我整理一些自身經驗下的準則，希望可以幫助大家開會更有效率。
1. 嚴格掌握時間
2. 人數不宜太多
我很同意貝佐斯的兩片披薩理論。會議人數一多，不可能每個人都發言，討論也會紛亂，參加者應該以能夠參與討論貢獻意見的人為主，如果希望多一些人親自聽到討論，而非會後二手轉述，可以用列席方式，區分與會者的身份。
3. 要求事前熟悉議程並讀過會議資料
4. 議程順序很重要
會議討論事項有時會因為第三案的結論影響第五案的討論方向，有的事項很快可以過完，有的則需要反覆的討論，因此議程排定對會議效率有很大影響。我通常會把快速的，與其它案件無關的放前面，互相有關聯，需要討論很久的放後面，最終再確認一下是否結論都可以成立，不會互相矛盾。
5. 掌握討論節奏
會議結奏是會議主持人功力的展現。一方面我們希望與會者都有參與感，充份討論，意見都被聽到，達到充份溝通之後再做出結論。但是不可避免的，總是有人發言會比較冗長或是發散，其它人接話又讓軸線歪掉，主席如果不盯住時間，讓大家適度發言也適時拉回主軸，常常一聊就半小時不見了，主席的重要工作就是在收放之間把握時間，掌握節奏的平衡。
6. 最後收斂並執行追蹤
在開完長長的會之後，腦袋也僵了，最後的結論與追蹤事項非常重要，幫助大家整理今天會議的共識，並且誰要負責追蹤執行什麼？下一次的會議也一定要以檢視追蹤事項的執行進度開始，形成好的循環之後，就能養成每次開會完大家當責的態度，會議的效率與成效也就自然成形了！
開會是工作之必要，有時甚至是必要之惡，好好開會可以幫助工作效率，讓你生產力大增！
作者為「領袖100 | 職涯貴人引路計畫」創辦人，職涯上半場都在外商金融業奮鬥，有著許多豐功偉業，卻始終對人才議題懷抱強烈熱情
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觀點投書：還要活在+0的美夢嗎？自從雙北陸續設置五、六個快篩站後，社區病例開始大量現蹤，台灣本土每日確診數都有兩三百人。這很重要，每多一個隱藏病例被確診出來，社區就多一分安全。然而，目前每個站，每日只提供200個免費篩檢名額，而全國性的快篩站，是否設置，如何進行，仍不清楚。一些外縣市醫院為了配合檢驗量能調度，甚至取消了自費篩檢。這些限制，究竟是一年多來超前佈署後，檢驗量能只能如此，還是技術性地控制了台灣疫情的數字？究竟是數字重要，還是老百姓生命安全重要？在新增數百病例後，台北病房滿載，竟發生病人確診染疫叫救護車，等2天仍未送診，令人痛心。官方甚至傳出要求非重症患者回家休養即可的措施。如此，有些人不確定染病，可以住隔離飯店檢疫；已經確診的；卻只能在家休養，造成家庭群聚傳染。最糟的是，病情會變化，人民無法自己診斷輕症或重症，等變重症了，能保證有病房嗎？因為政治不正確，政府否定方艙醫院。然而現實是，我們需要有大型隔離醫療所，以收治輕症，照顧觀察輕症。否則百姓依然只能傻傻在家等候救護車通知，一天，兩天......。考量可行性，普篩或許非必要。但入境普篩，以及加強臨床快篩，是需要落實的。這裡「臨床快篩」指的是，只要有發燒或呼吸道患者前往一般診所看診，診所能不死守所謂TOCC，主動進行快篩，不再限量和收費！這兩點若能早點落實，對於社區病例數的變化，早就能察覺，何至於今日？至於那些偽陰偽陽會有反效果的論調，不攻自破。因為該隔離檢疫的，還是一樣進行；至於確診標準，依然需要PCR診斷。事實證明，快篩只會協助找出社區隱藏病例，例如雙北，就有數百甚至數千，不篩，就沒人知道沒人相信。除非，大家真的寧願把社區病例隱藏起來，繼續活在+0的美夢當中。
觀點投書：513大停電說明了重啟核四的必要性2021年5月13日，大概下午三點前後，網路上就開始流傳停電的消息，但是停電的消息在民進黨執政後，太常發生太常發生太常發生，一開始並沒有引起多少關注，直到收到那通警告簡訊，大家才如夢初醒意識到這是一場波及全台灣的大停電。
觀點投書：范雲是3Q上身嗎？疫情洶洶，封城邊緣，蔡政府並不希望輿論聚焦於「誰是肇事者」，所以用民粹式團結喊話以維穩，期望大家都別追究「政治破口」。
一年366天，天天都有故事：《日本節日好吃驚》選摘前言：為何我會想寫一本有關日本366天節日的書？答案其實很簡單，因為日本各種節日的由來實在太有趣了，內容上天下地、包山包海，這對超愛冷知識的我而言，實在具有莫大的吸引力，此外我也發現許多喜愛日本文化與事物的朋友們，對這些節日或其由來未必那麼熟悉了解，基於「不能只有我知道」的想法，當然就是要把它們給寫出來啊。
配合防疫升級 滬尾藝文休閒園區自主休園新冠肺炎疫情持續嚴峻，雙北疫情於日前警戒升至第三級，因應社區傳播已有擴大趨勢，各餐飲、飯店、商場等服務業業者無不提出防疫升級措施，不僅僅是對消費者、也是對工作同仁的保護。而位於新北淡水的「滬尾藝文休閒園區」，整體涵蓋酒店、商場、影城、藝文展場...等場域，於今日首開複合式休閒場域的第一槍，配合政府共同抗疫，宣布自5月18日起暫停對外開放至5月31日止，後續視疫情狀況恢復。
全面提升疫情監控篩檢量能 守護屏東健康疫情嚴峻，5/17單日又爆出333個本土病例，屏東縣長潘孟安18日上午至衛生福利部屏東醫院關心戶外篩檢站、專責病房及分艙分流等防疫機制運作情形，確保防疫整備量能及醫療安全。縣長潘孟安強調，縣府團隊也超前佈署將緊急採購快篩試劑，規劃社區篩檢站提高篩檢量能及效率，提供縣民最好的醫療服務，讓縣民安心。
接連停電台電挨批 電廠值班主任爆缺電內幕：蘇大院長甩鍋擊垮士氣國內1周發生2次跳電事故，經濟部長王美花除出面道歉，也把矛頭指向台電「沒跟上腳步」。然而，有名自稱電廠值班主任的網友於網路論壇批踢踢實業坊（PTT）發文指出，大修就算再完善還是會發生跳機，「現在就是基載不夠基載不夠基載不夠，太陽下山不起風又沒水哪來的電」。
台中+0努力防疫 10處快篩站5/20啟用台灣新冠肺炎疫情持續，台中繼出現4例本土確診案例後，中央流行疫情指揮中心18日宣布「台中零確診」。市長盧秀燕對此表示，市府團隊將「繼續努力、繼續防疫、絕不掉以輕心」，除持續疫調4確診案例外，也將設立10處醫療院所快篩站，5月20日起提供同時與確診個案有接觸史或足跡重疊者篩檢；另針對中央宣布全國各級學校停課一事，盧市長已指示教育局通知各級學校緊急聯繫家長、啟動線上教學模式，確保台中學子「停課不停學」。
新北社會福利不變 電訪、視訊評估並加強街友輔導新冠肺炎嚴峻，新北市進入三級防疫警戒，但攸關民眾權益和社會福利不變，像是急難救助、低收、中低收福利身分、輔具申請等，為避免感染風險，改用電訪或視訊遠距評估；托嬰或保母停托，亦有相關配套；對於街友部份也加強量測體溫、致贈防疫包，勸導入住中途之家；原定各長照機構的評鑑作業也宣布暫緩。
「疫」起守護台灣及高雄 5月19日起觀光場館修園因應疫情日益升溫，高雄市政府啟動準三級防疫措施，針對眾多場域加強管制，觀光局為防範Covid-19病毒疫情擴散及保障遊客安全，宣佈自5月19日起，轄管之「壽山動物園、金獅湖蝴蝶園及旗津貝殼館」3處場館休園暫停對外開放，並落實各項清消作業，與大家攜手對抗疫情。
全國停課 中捷綠線明起減班國內新冠肺炎疫情持續延燒，中央流行疫情指揮中心宣布全國各級學校自19日至5月28日停止到校上課，台中捷運公司配合政策，19日起調整捷運綠線班距，不分平假日均為8至10分鐘1班，23時至24時仍維持15分鐘1班，5月29日恢復正常營運班表，請旅客見諒。
描述納粹迫害猶太人的小說重見天日 塵封80年後登上暢銷書排行榜1938年，德國猶太人波舒威茲完成小說《乘客》，描述猶太人遭到納粹德國迫害，但當時這部小說出版後未引起太大迴響。波舒威茲過世後，《乘客》也遭到世人遺忘，直到80年後，他的外甥女夏哈芙發現這本小說的原始打字稿，聯絡編輯重新出版，近期登上英國暢銷書排行榜。
周玉蔻臉書發布獨家消息！莫德納、AZ疫苗抵台時間曝光國內新冠肺炎疫情不斷升溫，愈來愈多人期待國外疫苗到來，希望台灣疫情能夠趨緩。台灣之前向莫德納（Moderna）購買疫苗，但時至今日仍然未收到貨。不過，資深媒體人周玉蔻今（18）日上午在個人臉書發布獨家好消息，莫德納、AZ疫苗將在「五月底、六月中旬，按時程抵台！」
北市傳確診者被醫院拒收後病逝 羅智強：醫療崩潰，私人醫院難倖免國內新冠肺炎（武漢肺炎）疫情嚴峻，中央流行疫情指揮中心宣布國內18日新增240例本土病例，同時新增2例死亡案例。對此，國民黨台北市議員羅智強在臉書發文指出，北市府轄下的聯醫系統全力支援，但病床幾乎爆滿只能尋求民間醫院的配合，盼各界齊心協力盡量收治新冠肺炎重症患者，拯救市民生命。
率隊突擊複查 侯友宜: 不配合就開罰絶不手軟新北市自5月17日公告八大類具防疫風險之營業場所(如夾娃娃機店、小說漫畫出租、釣魚場、釣蝦場、桌遊店及密室逃脫等)暫停營業至5月28日，新北市長侯友宜今(18)日親自帶隊至新莊知名連鎖涮涮鍋店及娃娃機店進行突擊複查，呼籲店家配合嚴格管制以避免防疫破口。
防疫不能等 彰化超前部署災害應變中心升級為2級因應疫情嚴竣，彰化縣長王惠美今(18)日指示彰化縣政府疫情災害應變中心自中午12時起提升為2級，王縣長說，防疫不能等，彰化縣繼昨日6個案例後，18日根據篩檢結果確實疫情非常嚴峻，但最終還是會由中央公布，這過程中，彰化縣政府希望做到超前部署，所以18日一早她打電話給行政院秘書長李孟諺請求一些資源，與中央溝通之後，立即指示彰化縣災害應變中心提升為二級開設，同時與縣府各局處長召開緊急會議，未來將針對彰化縣疫情熱區研擬超前部署的規劃與布置，後續如果引起鄉親因為疫情相關措施造成生活的不方便，也請大家共體時艱，共度這段時間，希望盡快把整個疫情控制下來，王縣長再次呼籲鄉親要遵守各項防疫措施，不要產生防疫破口，讓疫情能夠順利控管。
彈性多元授課 新北親師生平台認證分流線上學習豐富多元雙北市疫情提升至三級警戒，昨(17)日新北市宣布，為了維護學校學生健康安全，自5月18日至28日止，全巿公私立高中職、國中小、幼兒園實施「停課不停學」，學生在家防疫不到校。教育局提供遠距教學、線上自主學習、紙本自主學習、教育局YouTube頻道及第四台公益頻道等5種以上授課模式，讓學生在家也可透過豐富的學習資源達成停課不停學的目標。
公司、工商登記須注意 線上、郵寄方便又安心新冠肺炎疫情日益嚴峻，目前雙北已進入三級警戒，市民朋友須配合於室內、外全程配戴口罩，且若非必要時請勿外出，所以如果新北的廠商業者仍有工商登記相關的需求，請多以線上申辦或郵寄的方式提出申請，以避免不必要的外出與接觸，強化防疫，人人有責。
蘋果日報將解僱333人卻未提前通報 北市勞動局：最高罰50萬台灣蘋果日報決定停止紙本發行，並在昨（17）日出刊最後一期紙本日報，雖繼續經營網路新聞，但因紙本停刊，蘋果將解僱超過300名員工。台北市政府勞動局證實，已經收到大型解僱計畫書，將在本月底解僱332人、6月底解僱1人，但因未在60天前提報，已經違反《大量解僱勞工保護法》（大解法），未來將處10萬元以上50萬元以下裁處。
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高雄市謝文斌局長與大同國小學生連線直播上課因應新冠肺炎疫情升溫，高雄市政府教育局線上學習超前部署，因疫情影響無法到校上課的學生，能透過網路在家自主學習；教育局長謝文斌昨(17)日並以「達學堂」遠距教學平台，與大同國小進行一場連線視訊。
優先維護國人健康權益！外交部：台灣採購疫苗與協助友邦互不排擠美國總統拜登17日宣布，將在6月底前提供至少2000萬劑疫苗給迫切需要的國家，我國駐美國代表蕭美琴同日亦稱，已與美國藥廠莫德納簽約，預計年中供貨，我國外交部發言人歐江安18日強調，美國2020年底開始施打疫苗時，我國就積極洽詢，且在優先維護國人健康權益下，協助友邦取得疫苗。
嚴守防疫規範 新北啟動各區市場防疫稽查疫情緊張，新北嚴守第三級警戒規範，市民外出應全程佩戴口罩，新北市今(18)日啟動各區市場防疫稽查計畫，由各區長擔任指揮官，自上午8時30分至晚間8時30分執行實地稽查，並與警分局及經發局配合至現場進行查證及裁罰作業，總計動員千名人力，清查百處人潮密集處及重點市集。
全國大停課》疫情升溫第一線醫護難返家 教育部喊話學校幫照顧為防堵疫情，全國各級學校19日起停止到校上課、改採線上學習至5月28日，但有家長團體呼籲，對於醫護人員等難以請假返家照顧子女的情況，教育部應設立緊急安置中心照顧學生；對此教育部主秘廖興國表示，家長若因故無法在家照顧，或學生無法在家學習，學校仍應提供學生到校學習及用餐，呼籲各級學校優先照顧醫療相關行業人員子女。
疫情升溫！北市宣布徵用16家大型醫院病房、醫護 台大、榮總入列為確保新冠肺炎（武漢肺炎）確診醫療量能，台北市長柯文哲18日表示，包含PCR確診者、快篩陽性者不用馬上進醫院、負壓隔離病房，而是要收容觀察，確診者如果只是流鼻水、頭痛不一定要住院。柯文哲也宣布，北市大型醫院未來只有2選擇，包含成立院內專責病房，或者提供一定比例醫護供市府調度。柯文哲所謂大型醫院，北市府表示共有16間醫院，扣除北市聯醫體系醫院，還包含台大醫院等11家大型醫院。
