我們想讓你知道：三級防疫情況下，所有會議溝通都改用線上模式解決，但缺乏效率的問題，在線上恐更加嚴重。作者認為，嚴格要求事前準備、時間長度及與會人數，有助於提高會議效率。
上班族總是在開會，大會小會不斷，會會相連到天邊。讓我們總是笑稱，我們的工作像標會一樣，是在「以會養會」，但是很常見到會而不議、議而不決的現象，浪費了所有人時間，又沒有達成該有的效果。職場多年經驗下來，我深深認為開會是一種需要訓練的專業與能力，才能讓你事半功倍。
我看過很多荒謬的開會狀態。曾經有參加過一開就五小時起跳的會，開會時有人遲到、有人早退，會議資料沒有看過，參加人員太多，討論發散，甚至小小群就聊了起來，沒有任一時間是所有人到齊，一起討論同一議題，最終會議結束，也沒有任何結論，在群組上繼續就未完成事項追殺彼此。
我也參加過一種會議是，主席因為有要解決的事情，把大家找來開會，但會議沒有明確要走的方向，也不確定要達到的目標，大家以「闔各言爾志」的方式在清談，與會人員在會議當中就迷路了，不知道開會的目的，也沒有結論，會後整件事情仍就一團迷霧，專案停滯不前。
最近因為疫情，線上或視訊會議大幅增加，理論上應該更有效率，但是看到的場景常常是連線品質不佳，與會人員一心二用，光是大家輪流不斷對著電腦手機喊「聽的見嗎？」就浪費很多時間；若再加上開會習慣不好，能力不佳，原本應該有效率的會議變得更加不易聚焦。
貝佐斯開會方法，值得借鏡
亞馬遜創辦人貝佐斯對於會議有三項最著名的標準。第一是「兩份披薩」理論，就是會議不應該超過兩份披薩可以餵飽的人數，因為人一多，開會討論就不容易有效率、有結論。第二是不准使用PowerPoint，他認為所有人的思考都被PPT格式制約，為了做簡報而做簡報，受限於格式的呈現，無法好好思考議題的本質與好好表達，不使用PPT反而能從根本思考問題。第三則是貝佐斯最有名的「6頁word文件」原則，他要求與會的成員有任何提案要討論，必需先準備6頁的文字說明，完整的說清楚提案的原委，並有一定格式要求。在亞馬遜總部上班的員工，都經歷過這樣的提案訓練，在開會前被退稿幾次更是很常有的事。會有這項要求是因為，當你花時間與心力準備完這樣的文件後，你對提案的想法會修正的更精要，自然也不會浪費大家時間。（延伸閱讀：在亞馬遜，開會禁用PPT！來自貝佐斯的怒吼：「根本搞不清楚在講什麼」）
我自己多年職場經驗下來，常被認為是一個很會開會的人，我也聽過很多諸如「站著開會」可以提升會議效率之類的做法，我整理一些自身經驗下的準則，希望可以幫助大家開會更有效率。
1. 嚴格掌握時間
我的會議很少超過兩小時。簡單的會議以半小時為佳，再多的內容也不宜超過兩小時。超過兩小時，與會人的注意力已經開始渙散，會議品質一定不好。
2. 人數不宜太多
我很同意貝佐斯的兩片披薩理論。會議人數一多，不可能每個人都發言，討論也會紛亂，參加者應該以能夠參與討論貢獻意見的人為主，如果希望多一些人親自聽到討論，而非會後二手轉述，可以用列席方式，區分與會者的身份。
3. 要求事前熟悉議程並讀過會議資料
事前對開會內容的了解與準備非常重要。很多人參加會議，都是進會議室才開始切換頻道翻資料，自然需要更多時間才能進入狀況，這對會議效率會有很大影響。需要報告的人更必需事前有充足準備，對於要說服其它與會者同意提案或幫助大家做出結論，提案者的事前準備扮演關鍵角色。（延伸閱讀：「這兩種低級錯誤，職場一定要避免！」前外商董事長：當業務是最寶貴的學習機會）
4. 議程順序很重要
會議討論事項有時會因為第三案的結論影響第五案的討論方向，有的事項很快可以過完，有的則需要反覆的討論，因此議程排定對會議效率有很大影響。我通常會把快速的，與其它案件無關的放前面，互相有關聯，需要討論很久的放後面，最終再確認一下是否結論都可以成立，不會互相矛盾。
5. 掌握討論節奏
會議結奏是會議主持人功力的展現。一方面我們希望與會者都有參與感，充份討論，意見都被聽到，達到充份溝通之後再做出結論。但是不可避免的，總是有人發言會比較冗長或是發散，其它人接話又讓軸線歪掉，主席如果不盯住時間，讓大家適度發言也適時拉回主軸，常常一聊就半小時不見了，主席的重要工作就是在收放之間把握時間，掌握節奏的平衡。
6. 最後收斂並執行追蹤
在開完長長的會之後，腦袋也僵了，最後的結論與追蹤事項非常重要，幫助大家整理今天會議的共識，並且誰要負責追蹤執行什麼？下一次的會議也一定要以檢視追蹤事項的執行進度開始，形成好的循環之後，就能養成每次開會完大家當責的態度，會議的效率與成效也就自然成形了！
開會是工作之必要，有時甚至是必要之惡，好好開會可以幫助工作效率，讓你生產力大增！
作者為「領袖100 | 職涯貴人引路計畫」創辦人，職涯上半場都在外商金融業奮鬥，有著許多豐功偉業，卻始終對人才議題懷抱強烈熱情
責任編輯/周岐原
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