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讓辦公桌空無一物!成為人氣主管從桌面「斷捨離」開始,有清醒腦袋才有正確決定

2016-10-17 07:10

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以前電視上曾介紹過,有家公司把辦公室裡辦公桌的抽屜全部撤除,辦公桌只是一個平台,呈現只放電腦的單純狀態。

以前收在抽屜裡的筆和剪刀等文具、堆在桌上的資料等全部都收到牆壁旁的收納櫃裡,當作是所有員工的共同資產管理,牆壁旁大收納櫃的抽屜上,貼著「筆」「便條紙」等標籤,在資料區裡一整排的資料夾上也貼了「客戶名冊」「企劃書」等標籤,一目了然。

然後,如果有需要用到那些東西時,就去那裡拿,規定用完後要放回原來的地方,執行了一陣子後,發現工作效率提高不少。

也就是說,個人自己管理時,抽屜裡或桌子上都雜亂無章,必須花時間精力整理東西或找東西,而走到辦公室另一角去拿東西,用完放回去,所花的時間不到一分鐘。

辦公桌上不放任何雜物,乾淨清爽,工作可使用的範圍加大,也可以集中精神在現在必須要做的事情上。

順帶一提,這家公司沒有業務員的桌子,因為如果有桌子的話,他們就很容易坐在那裡不動。業務的工作是到外面,和客戶見面,沒有辦公桌後,不只業績上升了幾十個百分點,也不需要加班了。

只要沒有多餘的東西,自己「現在必須要做的事」就很清楚了。

你的辦公桌是不是很雜亂呢?

雖說沒必要整理得一塵不染,不過不能讓文件和資料埋沒在書堆裡。

特別是女性主管的辦公桌很雜亂的話,對部屬的影響很大。

沾著口紅印的馬克杯放上一整天都沒收,零食也都丟在桌上不收,會讓人很壞心地推測「她家應該也很髒亂吧」;到處貼滿小孩的照片,或是擺著玩偶等吉祥物,也會讓有些人不敢領教,別忘了辦公室是公共場所。

此外,也會讓部屬覺得「主管是個這麼散亂的人,我也可以這麼做吧」,領導人的辦公桌很雜亂的話,會讓整個辦公室呈現毫無緊張感的狀態。

一定要避免在補休假時,部屬為了要找資料而打開主管的抽屜時,被部屬發現「哇,完全不知道什麼東西放在哪裡」。

有個數據指出我們每天花在找東西的時間平均是二十分鐘,一個星期就要花一個半小時。

沒有什麼比這段毫無生產的時間更浪費了。

而且領導人要處理的事很多,要想的事也很多,必須看完所有的資料以及公司的傳閱文件等諸多文件,還要自己製作資料。要掌握部屬的行動,還要想今後工作該怎麼進行…要做的事堆積如山。

辦公桌上堆滿資料,抽屜裡塞滿一堆東西,處於這樣雜亂狀態的話,腦袋也會變成很雜亂、很煩躁的狀態。

為了集中精神在自己的工作上,就必須要做好整理。

有人會說「我知道啊,但就是做不到啊」,也有人會說「我花了時間整理桌子,可是不知不覺間就又變亂了」,為了這些人,我傳授些簡單的整理習慣。

需要做的事只有三項:

1. 不要的東西馬上丟掉。
2. 決定放置處,確實收納。
3. 拿出來用完後就要放回原位。

只要養成這樣的習慣,就可以預防「雜亂無章」。

另外,和「丟棄」一樣重要的是「不要增加東西」。

有很多人會把所有資料都印出來保存,不過不要用紙保存,改存在硬碟裡(記得一定要備份)。並且,不要放置用不到的文具,注意這些事,打造清爽的空間吧。

最重要的是要養成習慣,整理出一個「清爽舒適的桌子」,然後隨時保持這樣的狀態。

只要隨時注意這三點,就不需要花時間找東西,也不用花時間整理,心情也很清爽,非常舒服。

有家設計事務所的辦公室看起來就像是出現在室內設計的雜誌裡,非常時尚,所有東西都收在看不到的地方,書都整理成一樣的高度,不禁讓人疑惑這明明是個會堆東西的工作,要怎麼樣才能維持這樣的狀態?

社長的觀念是「在雜亂的環境下,想不出有創意的文案」。

他說在能掌控東西的環境下,嚴選出「現在需要的東西」,如此也能確立「現在該做什麼」。

「必要的東西實際上並沒有那麼多呢!」

只要養成和東西保持良好關係的習慣,腦袋就應該會比以前清楚很多,可以自信滿滿地做些決定。

成為人氣女主管point:桌子是不是亂七八糟?

為了集中精神在自己的工作上,就必須要做好整理。

本文經授權轉載自大田出版《成為人氣女主管的50個point

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