公司高層有沒有腦很重要!管理大師:沒人該做一輩子的秘書

2020-09-12 10:18

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「瓶頸」總是出現在「瓶頂」

西門子的特殊解決方法(即德國式的「執行秘書組」),不見得適用於每家公司及所有文化傳統。不過,除規模極小與業務極單純者外,每家公司均應設立一個特別機制,提供高階經營層思考方向、告知外界刺激、提出問題、供應知識,更重要的是提供資訊。高階經營工作是一種特殊的工作,每種工作都應配備其所需的適當工具,而高階經營工作所需的工具就是資訊、刺激、分析及問題。西門子設立的秘書組,已發展出一種獨特的職業生涯。他費了不少心血,從德意志銀行現有員工或從大學與政府機構尋找最能幹、最精明與最聰明的年輕人來擔任。這些人既然來到秘書組做事,通常就一直留在原單位,很少調至德意志銀行從事營運方面的工作。其中極少數人被拔擢擔任高階經營職位,結果在秘書組工作的人成為孤立的一群。

德國企業運用秘書組的方式仍有缺點,不過這缺點是可以矯正的。秘書的任用原則應為:除非候選人在其原有工作崗位已有績效表現,否則公司不可將他調至以「提供高階經營層所需資訊、刺激與問題」為目的的秘書組。秘書的任命應視為只有少數已有傑出工作表現的年輕人」才有資格接受的重要訓練階段。

任何人都不可在秘書組任職過久,最多五至八年。到了一定時間,公司就應將他們調至可以實際做事的職位,也就是讓他們從事營運性質、可直接對公司做出貢獻與創造成果的實際工作。

秘書組必須維持人事精簡。這批精英分子只需負責少數關鍵活動,不用什麼事都得插一腳,而且應專注於事業能否順利運作的主要需求。事實上,秘書組的首要工作是,確認與審慎思考影響企業績效與成果的各項主要因素。亦即,當經理人在回答公司「從事何種業務,以及應從事何種業務?」這個問題時,他們會考慮哪些因素。秘書組應時刻自問:「在制定重要決策時,高階經營層需要參考哪些資訊?」

在某些國家,「秘書組」一詞有指低階層處理文書工作的含義(英語國家即是)。若是如此,這項功能可改名為「企畫研究」,但公司必須將這項機制明確界定為「為高階經營層提供其所需服務的單位」,也就是說其工作為:提供有助於高階經營層成為有效團隊所需的資訊,以及做好應付未來重大挑戰所需的資訊與知識。

企業的實際成效不可能超過其高階經營層能力所及的範圍,「瓶頸」總是發生在「瓶頂」。一家公司最難安排的就是高階經營層的工作,然而卻也是最重要、最必須花心思妥善安排的工作。

作者/  彼得.杜拉克

本文摘自《經營者的責任:管理大師杜拉克最重要的經典III 帶你掌握管理的挑戰

管理大師彼得.杜拉克最重要的經典套書。(圖:天下雜誌)
經營者的責任:管理大師杜拉克最重要的經典III 帶你掌握管理的挑戰(圖:天下雜誌)

責任編輯/任婉鵑

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