我們能夠超越極限，並非藉由使大腦像機器那樣快速運轉，或是比照健身增肌的做法來擴展大腦，而是透過讓自己的世界充滿豐富的素材，並將這些材料交織於我們的思維之中。—《外延心智》（The Extended Mind）作者安妮．莫菲．保爾（Annie Murphy Paul）
資訊是你一切作為的基礎。
你想要完成的任何事情，比如執行一項專案、轉換新工作、學習新技能、創業等，都需要你去發現和善用正確的資訊。你的專業成就和生活品質都直接與有效管理資訊的能力息息相關。
據《紐約時報》指出，一般人日常消費的資訊量約達到驚人的三百四十億位元組（34 GB），該報還引述另一項研究估計，人們每天瀏覽的資訊約相當於174份報紙的全部內容，達到1986年時的5倍。
氾濫的資訊常使我們坐立不安，而非賦予我們能力。資訊超載（Information Overload）已變得令人精疲力竭，它耗費掉我們的大腦資源，更讓我們始終處於焦慮狀態，總是掛慮會遺漏訊息而憂心忡忡。方便取用的網際網路知識寶庫理當提供我們教育和資訊，卻反而造成社會普遍注意力匱乏。
微軟（Microsoft）公司的研究顯示，一般美國員工平均每年花費76小時找尋他們隨意放置的筆記、品項或檔案。國際數據資訊公司（International Data Corporation）的報告指出，典型知識工作者每天26%的工時耗費在搜尋和統合分散於多個系統的資訊。令人難以置信的是，他們找到所需資訊的機率僅有56%。
換句話說，我們每周上班5天，光是尋找所需資訊平均要花費掉超過一個工作日，而且徒勞無功的機率將近一半。
為我們舊石器時代的記憶能力升級已刻不容緩。是時候承認了，我們無法僅憑「運用大腦」來儲存所有知識，理當把這個工作外包給智慧型機器。我們必須認清，現代生活的認知需求與日俱增，而我們的大腦卻無異於20萬年前首次出現於東非平原的晚期智人。
我們竭力回想事情耗掉的能量都不能用來思考，比如發明新事物、創作故事、識別各種模式、追隨直覺、與他人協作、調查新主題、擬訂計畫，和驗證理論。我們花費時間盡力應付一切不得不做的事，以至於用來追求更有意義事物的時間相對減少，這包含烹飪、照顧自己、培養嗜好、休息，以及和親人相處的時間。
無論如何，我們得要付出代價：我們在運用科技上的任何變化都必須有相應的思維轉變。為了適當地善用「第二大腦」的力量，我們必須與資訊、科技甚至於自己建立嶄新的關係。
筆記的傳世智慧
為了洞悉我們的時代，讓我們回顧歷史，用先前的時代行之有效的方法作為學習榜樣。記錄個人想法和寫筆記從而理解世界是一項漫長的傳統。數個世紀以來，從李奧納多．達文西（Leonardoda Vinci）、維吉尼亞．吳爾芙（Virginia Woolf）、約翰．洛克（John Locke）到奧克塔維婭．巴特勒（Octavia Butler）等藝術家與知識分子，都曾把最饒富趣味的種種想法寫錄於隨身攜帶的手札（commonplace book）。
在上個資訊超載的時期，也就是18世紀、19世紀初工業革命期間，手札曾經盛行。它遠超越日記或個人反省日誌，是當時知識階級了解快速變遷的世界和自身地位的一項學習工具。
歷史學家暨哈佛大學圖書館前館長羅伯．丹屯（Robert Darnton）在《閱讀的未來》（The Case for Books）一書闡明了手札的角色：
「不同於當今從頭到尾關注敘事流動的讀者，現代初期的英國人習於點點滴滴地閱讀，而且總是跳著看不同的書籍。他們把各種文本拆解得零零散散，再抄寫到諸多筆記本的各個分區裡，並運用各類新形式把它們組合起來。然後他們重新閱讀這些文本且重新安排其格式，同時也添加更多摘要。於是，閱讀與寫作成為形影不離的活動。兩者都屬於持之以恆的理解事物的努力，畢竟世界充滿了種種符號：你可用自己的方式解讀它；而藉由將閱讀心得記載下來，你製作了具有個人印記、專屬自己的書籍。」
手札是往日知識階級和世界互動的入口。昔人交談時會取出手札，用來把各種不同來源的知識串聯起來，以及啟發自己的思想。
身為現代社會的一員，我們也能從當代版本的手札獲益。現今的媒體偏好新奇和公眾的事物，比如最新的政治爭議、名人醜聞或是當下在網路瘋傳的哏圖。而促使手札復興有助於遏止這股趨勢，可讓我們與資訊的關係轉向恆久和私密的性質。
與其以囫圇吞棗的方式消費日益龐雜的各式內容，不如更有耐心地採行深思熟慮的做法，促成重新閱讀、重新思考，並逐步釐清種種想法與時推移而變化多端的意義。這不但能促成對當今重大議題更加文明的探討，也有助於我們保持心智健全，和治癒已經支離破碎的專注力。
但我們不是單純地師法古人。如今，我們有機會為手札注入現代能量，大可使這個歷史遺產更加靈活且易於取用。
數位筆記
我們的筆記與觀察心得一旦數位化，就可被檢索搜尋、組織、在所有數位裝置上同步，和備份到雲端硬碟以妥善保存。如此我們將始終知道要去哪裡取用資訊，也能藉以發展自己的「知識寶庫」。
作家暨攝影師克雷格．莫德（Craig Mod）曾寫道：「我們適逢其時，可將五花八門的旁註整理成更扎實的筆記，能被搜尋且總是易於取用和分享，並可嵌入我們消費的數位文本之中。」
這數位筆記就是我所稱的「第二大腦」。你可以把它想成學習筆記、個人日誌和新想法速寫本的多元組合。它是多用途工具，可調適你隨歲月推移而變易的個人需求。在學校或課堂上，它能用來做學習筆記。在職場，它可幫你建立有條有理的專案。在家中，它可以是管理家務的利器。
不論你決定如何使用它，第二大腦個人知識庫是設計來提供終身學習成長的相關服務，其功用並非只是一次性。你可把它當成實驗室來發展和精進獨立思考能力，然後將想法分享給其他人。第二大腦也可以是你驗證理念的工作室，直到它們可在外界實際應用。它亦可充當白板，供你勾勒出腦中構想，並促成你和其他人協作。
運用數位工具將思維擴展到大腦以外，是順理成章的事，而你一旦領會了這個道理，第二大腦唾手可得。
行事曆應用程式可以擴充大腦記住各項活動的能力，並確保你絕不會忘記任何預定行程。智慧型手機是溝通能力的外在延伸，使你的聲音能夠飄洋過海達到收話的一方。雲端硬碟擴增大腦的記憶能力，使你能隨處取用數百億位元組的資訊。
是時候增添數位筆記這項技能了，讓它進一步強化我們運用科技的能力吧。
重新思考筆記：筆記是知識的構成要素
在過去數個世紀期間，只有知識菁英需要筆記，包括必須有個方法來對寫作或研究進行綜合處理的作家、政治人物、哲學家以及科學家。
如今，幾乎每個人都需要有個管理資訊的方法。
現時的勞動人口半數以上可視為「知識工作者」—以知識為最珍貴資產的專業人士，時間大半用於管理大量的資訊。此外，不論擔任哪種角色，我們都必須構思新奇的點子、解決新興的問題，並和他人有效溝通。這些都是必須妥當處理的日常事務，而不是偶爾會遇到的事。
身為知識工作者，哪裡是你的知識歸依之處？你創造或發現的知識何去何從？「知識」似乎是專屬於學者和學術活動的崇高概念，但是就最務實的層次來說，知識創始於簡單且歷史悠久的筆記習慣。
多數人對筆記的了解形成於就學時期。你首次寫筆記可能是出於老師告訴你考試時用得到。這意味著，考完試後，你可能永遠不會再查閱這些筆記內容。學生基本上認為學習是一次性的過程，沒打算使學到的知識再度派上用場。
當你進入職場，對筆記的要求有了天差地別的轉變。你在學校學會的筆記方法不僅全然不管用，更與工作上的筆記需求南轅北轍。
在專業的世界裡：
• 你不會全然明確知道應當記下什麼。
• 不會有人告訴你筆記會在何時或將如何派上用場。
• 「考驗」會在任何時間以任何形式來臨。
• 你可以隨時參考筆記，當然先決條件是你有做筆記。
• 你被期望以筆記為基礎去採取行動，而非照本宣科。
這和你在校的學習筆記大相逕庭。所以，我們理當適時把筆記從應付考試的潦草書寫，提升為更有趣且高效的形式。現代專業筆記是「知識的構成要素」，它儲存於你的大腦之外，並由你的獨特觀點加以詮釋。
藉由這個定義，筆記可以是書籍或文章裡某個對你有啟發作用的段落；附有你的註解的一張網路照片或圖像；你思考某個主題得出的重點清單等等。筆記內容也可以是一部電影裡深深打動你的一句話，或一本深刻的書裡摘出的成千上萬文字。不論篇幅或形式如何，只要內容經過你的獨特觀點詮釋，依據你的品味加以組織，用你自己的話語來陳述，或是擷取自你的生活體驗，就是合格的筆記。
知識構成要素是分散的，且各有各的價值，但它們也可以化零為整，彼此結合成為報告、論述、提案或是故事。
它們就像你小時候可能玩過的樂高積木，可以被迅速找出來、移動、組合、重組，而且你只須運用這些基本的建構素材。你可運用混合和搭配等方式嘗試各種不同的筆記組合，直到產生有意義的成果。
科技不僅使筆記更具效益，也改變了筆記的本質。我們不必再把想法寫在脆弱、容易弄丟且無法搜尋的便利貼或記事本上。現今我們可以在雲端做筆記，而且能夠隨處取用。我們再也不用花費無數時間把種種構想謄寫到紙上並精心製作目錄。我們蒐羅各種知識構成要素，然後投注時間想像它們可能成為什麼。
作者介紹：提亞戈．佛特（Tiago Forte）
提亞戈．佛特（Tiago Forte），數位知識管理一哥。
全球頂尖的生產力專家之一，已教授超過兩萬名知識工作者更有效率的整理、運用日常吸收的知識。2017年開授的「打造第二大腦」（Building a Second Brain）線上課程已累積來自百餘國、超過五千名學生。該課程借鑑資訊科學、用戶體驗設計等學門，以及與矽谷領導人和組織合作的專業經驗。他曾在基因泰克公司、豐田汽車公司和美洲開發銀行服務，並在《紐約時報》、《大西洋》、《哈佛商業評論》等刊物發表過許多文章。你可以在Fortelabs.co 網站找到有關佛特的更多資訊。
本文經授權轉載自商業周刊《打造第二大腦：多一個數位大腦，資訊超載時代的高效能知識管理術》
責任編輯／郭家宏
