每天累得跟狗一樣,哪有時間做真正想做的事?跟著日本CEO這樣找出時間!

2017-05-17 15:16

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你的時間就是你的資源。這和石油相同,可以說是有限的寶貴資源。舉例來說,上個月的一號你出外勤,就標註粉紅色,若是整理文件,就塗上綠色。至於「這天中午雖然我只整理了文件,但晚上有和別人一起吃飯」的情況,就標註綠色和藍色。若「這天在出外勤之後,回家之前還去咖啡廳稍微看了一下書」的話,就畫上粉紅色和黃色。總之,要盡可能用簡單的方式註記。這裡我舉了「外勤」和「整理文件」這類單純的案例,不過區分顏色方式還是可以因人而異。

舉例來說,有人也許會用「撰寫企劃書等進行一項新專案工作」和「製作數據等分析過去的工作」來區分顏色。另外,以「只是打電話的工作」、「輸入文件的工作」、「與人會面的工作」來畫分,或者以「使用英語的工作」、「使用日語的工作」來畫分也沒什麼問題。

關於休假日,則不要塗顏色,試著更具體地用鉛筆寫下當天的行動,無論是和家人在一起度過、參加活動之類的戶外活動,或者整天一個人在家打遊戲等室內活動,試著照自己所做的寫出來。至於那些「奇怪,我到底做了什麼?是不是在睡覺啊」這樣的日子,就先空下來。

進行到這兒覺得如何呢?先瀏覽一下,在行程表中,最多的顏色是哪一個?這就是你的行為模式,換句話說,這是確認你如何使用時間資源的一個表格。如果幾乎都是綠色,代表你一直在做事務性的工作,若不太出現藍色,就表示你幾乎沒有和別人見面。現在就拿筆寫出上個月的日期,試著用不同顏色標註你的資源分配吧!

不只是上個月,若你也能用「三個月」,或者自認為「極為忙碌而沒有辦法閒下來的時期」等超過一個月的型態來標註顏色,就可以更清楚知道自己的行為模式了。

無論哪種職業,應該花費在工作上的時間都有多少之分。或許到目前為止已經花了很多時間,但接下來我們必須要盡可能縮短工時。再者,或許我們也會注意到應該投注更多時間的事情,例如明明想要更努力分析數據以增進工作效能,但實在是沒時間。

在現階段,我想很少人能夠完美地分配工作的時間資源。那麼,我們就在用顏色區分時間資源的分配中,選擇「想要做但現在卻做不到的事情」,並進行強化訓練吧。

作者介紹|鳩山玲人

一九七四年生,鳩山綜合研究所CEO,史丹佛大學訪問學者,原三麗鷗公司的常務董事。青山學院大學畢業後進入三菱商事,於二○○八年取得哈佛商業大學MBA,同年進入三麗鷗。在三麗鷗擴大海外事業,同時做為三麗鷗媒體&影視娛樂公司的CEO,從事電影事業,於二○一六年六月退職。曾擔任DeNA、LINE、貝親、特思爾商務的外部董事,現為矽谷的SOZO VERTURES投資合夥人及養成YouTuber的UUUM公司顧問。

本文經授權轉載自商周出版《每天活用1小時,加薪升職等著你》(原標題:用顏色區分日曆,就能夠揪出浪費掉的時間)

責任編輯/林安儒

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