簡報流程之所以需要設計，是為了符合一般人理解事物的邏輯，因此最忌諱重點跳來跳去，導致聽者無法快速了解你目前所說的東西對他而言有何意義。
統整訊息（Integrated Messages）
當你在進行簡報時，你所「說」的應該要是統整過後的訊息，而不是照著投影片上所寫的一字一句「唸」出來。因此，在準備簡報時，必須要花點時間，統整出你針對每一張投影片所要「說」的訊息為何。
舉例來說，假設你想要向一家貨運快遞業的客戶，分析他們的獲利為什麼不如其他競爭者，而你對此問題點所做的分析架構如圖。
當你在投影片上呈現出這樣的分析架構時，如果只是照著投影片「唸」，可能會變成：「這是貴公司的獲利，等於每台貨車創造的利潤乘上貨車的數量。而每台貨車每年的利潤，則可以分成每台貨車的收入減去每台貨車的成本。每台貨車的收入又可分成……」
如果只是照著投影片「唸」，就會變成這種無聊到讓人打哈欠的簡報。當你要向客戶解釋你如何分析他們的獲利來源，以及建議的改善目標時，以上述的例子來說，經過統整後的較佳敘述方式是：「我們拆解了利潤，之後分項去評估每個部分可以改進的程度，以及對整體利潤的影響程度。經過分析之後，每臺貨車每天載運的包裹數量，是提升貴公司利潤的最大關鍵點。 」
雖然你想從頭到尾清楚解釋一遍分析的邏輯，但客戶想要知道的，只有2件事：你是用什麼方法分析，以及結論是什麼。因此，不需要把投影片上呈現的所有算式都照本宣科地唸一遍。比起唸算式，將經過統整後的訊息「說」給客戶聽，反而更容易使他們理解與吸收。
Q&A 問答時間
一場簡報會議的最後階段，通常是與客戶進行問答的時間，很多時候客戶甚至在你還在簡報時，碰到他想更進一步了解或有疑問的議題，就直接打斷你的簡報。因此，是否培養出妥善應對Q＆A的臨場反應，是決定一場簡報會議成功與否的關鍵。
●第0步：停頓2～3秒
當客戶提出問題時，你要做的第1件事就是停頓2～3秒。停頓的目的在於，確定客戶已經表達完他想問的問題。有時候你以為客戶已經說完了，便急著回答，可能會變成你打斷他說話，造成在禮節上的大失誤。停頓的另一個好處，是你因此有時間整理思緒，決定該如何回答。雖然「停頓2～3秒」聽起來很不自然，但在實戰中卻是不可忽視的小細節。
●第1步：複述問題
為了確保正確理解客戶所提出的問題，在回答以前，最好能複述一次，與客戶進行確認。所謂複述，並非要一字不漏地重複，而是簡短表達。若急著回答卻答非所問，會讓你的可信度大受影響。
●第2步：回答問題
回答問題的關鍵在於「誠實」。如果客戶提出的問題，剛好是你沒準備周全的，千萬不要胡扯，甚至欺騙客戶。老實地承認「不好意思，這個問題我需要再花時間研究，容我們會後回覆」，或者答應客戶，會把這個問題帶回公司與該領域的專家研究，之後再回覆他等等。總而言之，誠實為上。
●第3步：確認問題
回答完客戶的問題後，別忘記要再次向客戶確認是否回答到他所提出的問題。這雖然只是小細節，但你的專業程度高低，很大一部分即是取決於小細節上頭。
想要精進簡報技巧，靠的是充分的準備，以及不斷地練習與修正。大部分能夠踏進顧問業的人，都有著高於一般水準的簡報能力，但即使是這些原本就對簡報游刃有餘的人，進入BCG之後還是需要經過一番磨練，才能真正駕馭簡報的技巧。試著用最高標準來要求自己，多觀察、多準備、多練習，正是精益求精的不二法門。
＊作者為波士頓顧問公司（BCG）董事總經理、全球合夥人，領導BCG大中華地區的企業發展與策略專項，同時是BCG高科技、媒體與電信（TMT）的大中華區負責人，負責BCG全球半導體與材料業務。本文選自作者著作《BCG問題解決力》（時報出版）
