雖然在日程表排滿預定事項，會讓人安心。不過，在清空日程表後，將會空出很多時間。
「忙碌」是件帥氣的事嗎？
我的職業生涯是從廣告公司開始的，因為憧憬著當時備受歡迎的「廣告人」稱號，理科出身的我，投身到了文科人士較多的廣告業界。
在這個行業中，「忙碌」被認為是一件很帥氣的事。當時幾乎所有人都每天加班，坐末班車回家是理所當然的事情。喝酒聚會也是每天必備。聚會都到凌晨3、4點，坐計程車回家睡3個小時左右後，就趕著去上班的日子也不少，簡直是過著現在無法想像的生活。
20多歲的時候，我認為這樣的生活是理所當然的，但現在回想起來，不可否認的是我當時被周遭的價值觀所影響，缺乏自主性。在那之後，30多歲進入的外資企業沒有加班費的概念，於是出現了：「加班＝不能按時完成工作＝沒有工作能力」這樣截然相反的想法。
在這裡工作的期間，我對時間的概念和價值觀產生了很大的變化。而且，我開始覺得「忙碌」是一個令人尷尬的詞。以前的我生活在「忙碌＝有能力的證明」這樣的價值觀中，但真正意識到「忙碌＝沒有多餘的心力＝失去自由的狀態」之後，我就儘量不把「我很忙」掛在嘴邊了。
當我觀察那些從事一流工作的人時，發現他們都散發著一種從容的氛圍。這一方面是來自於他們自我信任，也就是對現在的自己、未來的自己抱有信任和希望的從容，另一方面是來自於他們實際上留了很充分的時間來行動。他們正在做大量的工作、接受巨大的挑戰，所以他們在時間上一定很忙，但他們工作速度快、可以控制自己的時間和日程，所以他們顯得游刃有餘。
而我們也可以透過界定「什麼要做，什麼不要做」來拉近與他們的距離，尤其是那些忙得不可開交的人，往往是因為他們沒有好好地思考「什麼不要做」，才會變得這麼忙。他們希望透過把日程表填得滿滿的，來感覺自己有在「做事」，或透過滿足自己「想成為別人需要的人」來獲得安全感。等你意識到的時候，就會發現自己做著可有可無的事情，或重要性低的工作比重變多了，容易陷在「我很忙、很忙」的泥沼之中。這也意味著你沒有策略性地生活，向周遭的人說「我很忙、很忙」，無異於是在貶低自己說「我很無能喔」。
有策略性地工作
為了不被工作壓得喘不過氣來，就必須要控制工作量，制定提高工作效率的策略。為此，首先就是要考慮「什麼不要做」，並捨棄那些不那麼重要的工作。
有一個方法是，在便條紙寫下你目前正在做的一項工作，並分辨出重要性級別。這時候，可以用1到10來代表其重要性。10代表「如果你不做，就會影響到整體的工作」，1代表「即使你不做，對整體影響也很小的工作」。接著，再用1到10標示出緊急程度。10代表「不管發生什麼，現在就應該要馬上做的工作」，1代表「幾個月後再開始也能做好的工作」。
在便利貼上寫完後，就會如下圖所示。這是將工作的重要性和緊急程度用1到10表示的矩陣圖，第1象限是「重要且緊急」，第2象限是「重要但不緊急」，第3象限是「不重要但緊急」，第4象限是「不重要且不緊急」。在這張圖上，把剛才的便條紙貼在各自的重要性和緊急程度交叉處。
如果你的口頭禪是「我很忙」的話，就會下圖所示，便利貼特別集中在第1象限和第3象限。此外，第3象限中存在著大量違背意願的便利貼，例如：參加不重要的會議。而且，在第2象限便利貼上的那些工作，你是不是幾乎都沒有去動過？ 不管到什麼時候，這個狀態都不會改變，所以總是很忙。
相較而言，一流的人才會優先處理重要性和緊急程度高的工作，並捨棄重要性和緊急程度低的工作，則如下圖所示，便利貼會集中在矩陣圖的第2象限。並且，在第1象限、第3象限、第4象限上沒有太多便利貼。這是因為，第2象限的「重要但不緊急」的工作不斷地推進，所以就很少有第1象限的「重要且緊急」的工作。因為策略上已經捨棄了第3象限的「不重要但緊急」的工作，所以總是能從容地工作。在這種狀況下，即使出現了第1象限的工作，也能集中精神去進行每一個工作。
你的休息方式會改變你的工作方式
除此之外，休息時間也很重要。
你是如何度過黃金週和暑假這些長假的呢？許多人會去遊樂園玩，或是走遍國內外旅遊景點、做運動等等。即便去海外旅行，也會碎念著「這個時間，要去哪裡、要做什麼…」，只要閒下來就會覺得很浪費時間，於是便忙得不可開交，明明是為了休息和放鬆而去的旅行，但最後都把自己累壞了。很多人忙碌的假期不是關機的時間，而是開機時間的延長。
真正的休息就是「什麼都不做、放空」，最重要的是要讓你的腦袋休息。因此，最好讓自己能夠完全放空。去海外的度假勝地時，很容易會看到有人躺在泳池邊的躺椅上，一整天都在睡覺或看小說。你可能會覺得「難得來一趟度假勝地，卻只做那些事，實在太可惜了」，但這的確是一種充分獲得休息的方法。
歐美企業的經營管理幹部或位居要職的人，會在暑假期間請假一個月左右去度假勝地，在這期間幾乎不會離開飯店，就這樣悠閒放空地度過。他們的目的不是要忙碌地到處遊玩，而是要停止在工作時，一直比別人更全速運轉的腦袋，為了要好好放空而遠離生活環境，目的是要讓大腦休息，因為他們知道這才是真正的關機時間。透過在關機時間內讓大腦得到充分的休息，更容易想出一些忙於思考時想不出來的構思和靈感。
只要確保關機的時間充足，開機的時候就會變得更充實。
不過，一年僅少數幾次的長假根本很難達到開關機之間的平衡，因此最好能在日常生活中有意識地去創造關機的時間。休息的目的是要放空、停止思考，像是在公園散步或在家裡冥想、做做伸展運動，讓自己流汗也是很好的方法。最重要的是，請務必試著將關機時間融入你的日常生活。
作者介紹｜三浦將
畢業於英國雪菲爾大學研究所理學暨管理學碩士，目前為人才培育、組織開發顧問、企業主管教練、TEAM DYNAMICS股份公司代表董事，也是一名「好習慣」專家。曾任職於大型廣告公司、外資企業，之後以企業主管教練的身分獨立，以培養「好習慣」等方式進行訓練，效果廣受好評，獨立一年後，預約已經滿到無法接新客戶，成為非常受歡迎的人氣教練。有效運用「好習慣」專家的知識，幫助學員參加研習後養成好習慣、固定的行動等實績皆獲好評。
本文／圖經授權轉載自高寶《把損失化為獲得》（原標題：清空你的日程表）
責任編輯／蔡惠芯
